1. Tổng quan về Công ty TNHH Tân An
1.3. Hệ thống và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tân
1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tân An
Do hoạt động của Công ty ngày càng được mở rộng, công việc kinh doanh cũng đòi hỏi Công ty phải tổ chức bộ máy quản lý sao cho hoạt động
có hiệu quả nhất. Cũng do hoạt động kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp vì vậy cần có sự bố trí, sắp xếp nhân viên đúng với chức năng và sở trường của họ. Và để đáp ứng yêu cầu này Công ty TNHH Tân An đã tổ chức bộ máy quản lý ( BMQL) của mình theo: sơ đồ 1.3
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các bộ phận trong Công ty TNHH Tân An
Ban giám đốc Công ty: Ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phương thức phân phối, thu nhập, mức dự trữ, mức đầu tư, quy mô đầu tư.
Phòng kế hoạch thị trường: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc về việc kinh doanh của Công ty về chiến lược, chính sách mặt hàng, giá cả. Có nhiệm vụ điều tra kinh tế thị trường để xây dựng kế hoạch kinh doanh giúp hoạt động của Công ty đạt kết quả cao, xúc tiến bán hàng, chủ động ký kết hợp đồng kinh doanh, khai thác thị trường.
Phòng tài chính kế toán: Thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty. Theo dõi việc bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, theo dõi các nguồn tiền, khoản thu chi, các khoản nợ của công ty. Để làm tốt công tác tài chính kế toán hàng tháng phòng phải lên bảng cân đối và lập báo cáo định kỳ
Phòng tổ chức: quản lý, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên trong Công ty. Đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện việc quy hoạch đội ngũ cán bộ công nhân viên. Tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ nhân viên. Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo lương; và về bảo hiểm xã hội.
Bảng 2.1: Cơ cấu tổ chức BMQL của Công ty TNHH Tân An PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ PHÒNG HẬU CẦN VẬT TƯ S N Ả XU TẤ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH NỘI ĐỊA PHÒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KH UẨ PHÒNG KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG BAN GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH TẠI HẢI PHÒNG CHI NHÁNH TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH XÍ NGHIỆP GẠCH MEN VÀ GỐM SỨ TÂN AN CHI NHÁNH TẠI LÀO CAI NHÀ MÁY HỢP KIM SĂT TÂN AN NHÀ MÁY LƯƠNG SƠN
Phòng kỹ thuật công nghệ: Đảm bảo về số lượng, chất lượng hàng hoá nhập, xuất theo yêu cầu của Công ty. Chủ động xây dựng kế hoạch bảo dưỡng cho tất cả các thiết bị máy móc trong Công ty, tích cực áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tổ chức ký kết hợp đồng mua bán thiết bị máy móc mới như: Máy in, máy vi tính…
Phòng hậu cần vật tư sản xuất: Có trách nhiệm quản lý, theo dõi tình hình xuất, nhập và dự trữ nguyên liệu trong tháng, quý. Đồng thời tiến hành kiểm tra định kỳ tình hình cung ứng nguyên vật liệu, kịp thời phát hiện những thiếu sót để đưa ra những giải pháp khắc phục. Hay tránh tình trạng dự trữ quá nhiều sẽ ảnh hưởng tới nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, tránh lãng phí.
Phòng kinh doanh nội địa: Thực hiện các giao dịch, buôn bán trong nước. Tìm kiếm đối tác, ký kết hợp đồng nhằm mở rộng và phát triển thị trường trong nước.
Phòng kinh doanh xuất, nhập khẩu: Thực hiện các giao dịch, buôn bán với các đối tác ở thị trường nước ngoài. Tìm kiếm bạn hàng, ký kết hợp đồng và thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu theo đúng quy định của pháp luật.
*Các chi nhánh, nhà máy tại Việt Nam:
Chi nhánh đại diện tại Lào Cai: Chuyên thực hiện các hoạt động thương mại ở phía Bắc.
Chi nhánh đại diện tại TP Hồ Chí Minh: Chuyên thực hiện các hoạt động thương mại ở phía Nam.
Chi nhánh đại diện tại Hải Phòng
Xí nghiệp hợp kim sắt Tân An ( Tân Bình, thị trấn Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình) : Chuyên sản xuất các hoá chất như: Ferôcrôm và các Ferômangan…
Nhà máy Lương Sơn (Vĩnh Lương, thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hoà)
Xí nghiệp gạch men và gốm sứ Tân An ( Bát Tràng, Hà Nội) : Chuyên sản xuất gạch men, gốm sứ xuất khẩu.
Và mọi hoạt động của công ty được thực hiện dưới sự chỉ đạo và điều hành của Ban Giám đốc bao gồm: Tổng Giám đốc ông Lã Hồng Sơn và 2 phó Tổng Giám đốc là ông Trương Thế Sơn và ông Lã Duy Hùng. Bên cạnh đó, Công ty còn có đội ngũ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm, luôn cố gắng hết mình vì lợi ích chung của công ty.
2. Thực trạng hoạt động nhập khẩu hóa chất tại Công ty TNHH Tân An
2.1. Mặt hàng nhập khẩu
Trong quá trình hoạt động của mình kể từ khi thành lập đến nay Công ty TNHH Tân An đã không ngừng phát triển hoạt động của mình trên các thị trường và trên nhiều lĩnh vực. Trong đó, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động chủ yếu doanh thu của hoạt động này chiếm khoảng 80% đến 85% tổng doanh thu hoạt động thương mại của Công ty.
Mặt hàng hóa chất là mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty. Trong những năm vừa qua nhu cầu về mặt hàng này tăng mạnh về cả số lượng và danh mục chủng loạt hóa chất, doanh thu từ hoạt động này luôn vượt kế hoạch mà Công ty đề ra. Năm 2005 giá trị hóa chất nhập khẩu vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra là 16,7%, tương đương với giá trị hóa chất nhập khẩu là 31,643 tỷ đồng. Năm 2006 giá trị hóa chất nhập khẩu của công ty tăng khoảng 17,92% so với năm 2005, nâng giá trị hóa chất nhập khẩu của công lên là 37,314 tỷ đồng. Riêng năm 2007 giá trị hóa chất nhập là 49,183 tỷ đồng, tăng 31,8% so với năm 2006. Giá trị hóa chất nhập khẩu của Công ty hàng năm chiếm khoảng 45% đến 60% tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu của Công ty, phần còn lại chủ yếu là dành cho nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho một
số ngành công nghiệp trong nước như: thủy điện, khai khoáng, dệt, luyện kim,v.v…
Để hiểu rõ hơn về tình hình nhập khẩu hóa chất của Công ty trong những năm gần đây ta cần phân tích những biến động trong cơ cấu, tỷ trọng các nhóm hóa chất nhập khẩu. Những hóa chất mà công ty nhập khẩu trong những năm gần đây chủ yếu thuộc hai nhóm mặt hàng đó là: nhóm các loại hóa chất thực phẩm, và các loại hóa chất công nghiệp.
Sau đây là những số liệu về tình hình, cơ cấu mặt hàng hóa chất nhập khẩu của Công ty trong những năm gần đây:
Bảng 2.2: Cơ cấu mặt hàng hóa chất nhập khẩu của Công ty TNHH Tân
An Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Giá trị (tỷ đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (tỷ đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (tỷ đồng) Tỷ trọng (%) Hóa chất thực phẩm 14,305 45,2 15,449 41,4 19,526 39,7 Hóa chất công nghiệp 17,338 54,8 18,865 58,6 29,657 60,3 Tổng 31,643 100 37,314 100 49,183 100
( Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và Phòng kế toán) Qua bảng 2.2 ta thấy cơ cấu mặt hàng hóa chất nhập khẩu của Công ty trong những năm gần đây đã không ngừng biến đổi và tỷ trọng các hóa chất công nghiệp có xu hướng tăng dần, tương ứng đó là tỷ trọng hóa chất thực phẩm giảm xuống. Năm 2005 giá trị hóa chất thực phẩm nhập khẩu là 14,305 tỷ đồng, chiếm 45,2% tổng kim ngạch nhập khẩu hóa chất của Công ty. Năm 2006 giá trị hóa chất thực phẩm nhập khẩu tăng khoảng 8% so với năm 2005 góp 15,449 tỷ đồng vào tổng kim ngạch nhập khẩu hóa chất của Công ty
TNHH Tân An trong năm 2006, năm 2007 mặc dù tỷ trọng hóa chất thực phẩm có giảm xuống nhưng tổng giá trị hóa chất thực phẩm nhập khẩu tăng 26,4% so với năm 2006 tức tăng 4,077 tỷ đồng, nâng tổng giá trị hóa chất thực phẩm nhập khẩu năm 2007 là 19,526 tỷ đồng. Như vậy, mặc dù về tỷ trọng hóa chất thực phẩm nhập khẩu của Công ty trong những năm gần đây có giảm xuống nhưng về mặt giá trị nhập khẩu vẫn tăng lên qua các năm điều đó chứng tỏ hoạt động nhập khẩu và kinh doanh hóa chất của Công ty vẫn đang ngày càng phát triển và có xu hướng mở rộng hơn.
Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của kinh tế đất nước các ngành công nghiệp nước ta đã không ngừng phát triển và có những bước khởi sắc mới. Công nghiệp hóa chất phát triển là tiền đề để phát triển các ngành công nghiệp khác, tuy vậy trong thời gian ngắn sản xuất trong nước chưa thể đáp ứng hết nhu cầu này và có một số hóa chất quan trọng mà công nghệ trong nước chưa thể sản xuất được. Nắm bắt được xu thế này trong những năm gần đây Công ty TNHH Tân An đã không ngừng đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu hóa chất nhất là những hóa chất công nghiệp như: các chất tẩy rửa, các hóa chất phục vụ cho ngành luyện kim, cơ khí, xi măng, hay một số hóa chất phục vụ cho các ngành công nghiệp nhẹ khác. Qua bảng 2.2 ta thấy năm 2005 giá trị hóa chất công nghiệp nhập khẩu của Công ty là 17,338 tỷ đồng chiếm 54,8% tổng giá trị hóa chất nhập khẩu. Năm 2006 giá trị hoá chất công nghiệp nhập khẩu của Công ty đạt 18,865 tỷ đồng, tăng 8,8% so với năm 2005 và chiếm 58,6% tổng kim ngạch nhập khẩu hoá chất năm 2006. Năm 2007 kim ngạch nhập khẩu hoá chất của Công ty là 49,183 tỷ đồng, trong đó hoá chất công nghiệp chiếm 29,657 tỷ đồng, tương đương với 60,3% tổng kim ngạch nhập khẩu hoá chất năm 2007. Năm 2007 giá trị hoá chất công nghiệp nhập khẩu của Công ty tăng 10,792 tỷ đồng, tức tăng 57,2% so với năm 2006.
Tóm lại, trong những năm gần đây cơ cấu mặt hàng hoá chất nhập khẩu của Công ty có sự thay đổi trong tỷ lệ hoá chất thực phẩm và hoá chất công nghiệp trong tổng kim ngạch nhập khẩu hoá chất. Đánh giá tình hình nhập khẩu hoá chất của Công ty theo mặt hàng nhập khẩu ta thấy trong những năm gần đây giá trị hoá chất nhập khẩu của Công ty đối với cả hai nhóm mặt hàng đều tăng lên và có xu hướng tăng lên nữa trong những năm tới.
2.2. Thị trường nhập khẩu
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay thị trường đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Và đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu thì việc phân tích thị trường nhập khẩu có vai trò quyết định tới kết quả, hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Phân tích thị trường nhập khẩu cho ta thấy được những thay đổi của thị trường từ đó có những biện pháp nhằm củng cố, mở rộng thị trường nhập khẩu nhằm giữ vững thị trường then chốt, nâng cao uy tín, duy trì mối quan hệ lâu dài tạo đầu vào ổn đinh cho Công ty.
Đặc biệt đối với Công ty TNHH Tân An phân tích tình hình nhập khẩu hoá chất theo thị trường nhập khẩu giúp Công ty đáng giá một cách chính xác về hiệu quả nhập khẩu, hiểu rõ hơn những nguyên nhân tăng giảm trong công tác nhập khẩu, tìm ra đâu là nguyên nhân khách quan, chủ quan để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
Để hiểu rõ hơn tình hình nhập khẩu hoá chất của Công ty ta phân tích tình hình nhập khẩu hoá chất theo thị trường nhập khẩu được thể hiện qua bảng 2.3.
Bảng 2.3: Tình hình nhập khẩu hóa chất theo thị trường của Công ty TNHH Tân An Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Gía trị (tỷ đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (tỷ đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (tỷ đồng) Tỷ trọng (%) TT Trung Quốc 16,674 52,7 18,209 48,8 21,247 43,2 TT Đài Loan 6,203 19,6 7,203 19,3 10,133 20,6 TT Hàn Quốc 4,997 15,8 6,418 17,2 9,197 18,7 TT Đông Nam Á 3,104 9,8 4,292 11,5 6.590 13,4 TT khác 0,665 2,1 1,192 3,2 2,016 4,1 Tổng 31,643 100 37,314 100 49,183 100
( Nguồn từ: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và Phòng kế toán)
Qua bảng số liệu 2.3 ta thấy thị trường nhập khẩu hoá chất của Công ty trong những năm gần đây có sự chuyển dịch rất về tỷ trọng và có sự thay đổi về cơ cấu nhưng hiện nay Trung Quốc vẫn là thị trường nhập khẩu chủ yếu của Công ty. Để hiểu rõ hơn tình hình nhập khẩu ta phân tích tình hình nhập khẩu hoá chất theo từng thị trường của Công ty. Cụ thể theo từng thị trường:
+ Thị trường Trung Quốc: Trung Quốc là nước có tốc độ phát triển cao nhất hiện nay, bên cạnh đó lại có vị trí địa lý gần với Việt Nam nên hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc sẽ dễ dàng hơn trong việc vận chuyển. Mặt khác, Trung Quốc và Việt Nam có những nét văn hoá tương đồng vì vậy việc giao dịch ký kết hợp đồng diễn ra dễ dàng hơn. Hoá chất nhập khẩu từ Trung Quốc có thể được vận chuyển bằng đường bộ hoặc đường biển nên Công ty có thể lựa chọn phương tiện vận chuyển sao cho phù hợp với hoạt động của mình nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển, giảm được chi phí kinh doanh và nâng cao hiệu quả nhập khẩu của Công ty. Nhưng từ cuối năm 2007 đến nay do tốc độ phát triển kinh tế của Trung Quốc cao nhưng không bền vững vì thế để ổn định nền kinh tế phát triển quá nóng Trung Quốc đã áp dụng chính sách hạn
chế xuất khẩu một số mặt hàng có thể ảnh hưởng tới tài nguyên môi trường. Vì thế trong tương lai việc nhập khẩu hoá chất từ thị trường này có xu hướng giảm xuống. Tình hình nhập khẩu hoá chất từ Trung Quốc trong những năm gần đây của Công ty cụ thể, năm 2005 kim ngạch nhập khẩu hoá chất từ thị trường này đạt 16,674 tỷ đồng, chiếm 52,7% tổng kim ngạch nhập khẩu hoá chất năm 2005. Năm 2006 kim ngạch nhập khẩu hoá chất của Công ty từ thị trường Trung Quốc tăng 9,2% tương ứng tăng 1,535 tỷ đồng, nâng kim ngạch nhập khẩu hóa chất năm 2006 từ thị trường này lên là 18,209 tỷ đồng. Tới năm 2007 hoá chất nhập khẩu từ Trung Quốc của Công ty đạt 21,247 tỷ đồng, tăng 3,038 tỷ đồng, tăng 16,7% so với năm 2006. Mặc dù tỷ trọng hoá chất nhập khẩu từ thị trường này của Công ty trong 3 năm gần đây có giảm xuống cụ thể năm 2005 chiếm 52,7% tổng kim ngạch nhập khẩu hoá chất của Công ty, năm 2006 và 2007 lần lượt là 48,8% và 43,2%. Nhưng về giá trị hoá chất nhập khẩu vẫn tăng lên qua các năm. Trong tương lai Trung vẫn là thị trường nhập khẩu quan trọng của Công ty.
+ Thị trường Đài Loan: Đây cũng là một thị trường nhập khẩu hoá chất quan trọng của Công ty từ trước đến nay. Cụ thể tình hình nhập khẩu hoá chất của Công ty từ thị trường này như sau: Năm 2005 kim ngạch nhập khẩu hoá chất từ Đài Loan đạt 6,203 tỷ đồng, chiếm 19,6% tổng kim ngạch nhập khẩu hoá chất năm 2005 của Công ty. Năm 2006 kim ngạch nhập khẩu tăng 16,2% tức tăng 1 tỷ đồng so với năm 2005, kim ngạch nhập khẩu hoá chất năm 2006 từ thị trường này của Công ty là 7,203 tỷ đồng. Năm 2007 tổng kim ngạch nhập khẩu hoá chất từ thị trường Đài Loan là 10,133 tỷ đồng, tăng 2,930 tỷ đồng so với năm 2006. Trong 3 năm vừa qua tỷ trọng hoá chất nhập khẩu của Công ty từ thị trường Đài Loan tuy có lúc tăng lên cũng có lúc giảm xuống nhưng nó giao động trong khoảng không lớn, và giá trị hoá chất nhập khẩu từ thị trường này vẫn không ngừng tăng lên như năm 2007 kim ngạch nhập khẩu
hoá chất từ Đài Loan tăng 2,930 tỷ đồng so với năm 2006, và 3,930 tỷ đồng