Trước khi nghiệp vụ diễn ra, GDV sẽ thực hiện kiểm soỏt phũng ngừa để ngăn ngừa, phỏt hiện những điều kiện cú thể dẫn đến sai phạm, rủi ro. Trong nghiệp vụ thanh toỏn vốn, trước khi thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn, chuyển tiền cho khỏch hàng hoặc bản thõn ngõn hàng, GDV sẽ tiến hành kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ, kiểm tra cỏc quy định, điều kiện liờn quan đến giao dịch để cho phộp giao dịch được tiến hành.
• Kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ:
- Kiểm tra kỹ số tiền bằng chữ và số ghi trờn lệnh chuyển tiền đảm bảo tớnh khớp đỳng, khụng được tẩy xoỏ, sửa chữa. Kiểm tra khoảng cỏch giữa cỏc ký tự ghi trờn lệnh chuyển tiền, trỏnh tỡnh trạng ghi chốn, ghi đố hoặc sửa chữa số tiền. Đối với số tiền bằng chữ, phải viết hoa chữ đầu tiờn, đảm bảo khoảng cỏch giữa cỏc chữ đỳng quy định. Màu mực trờn chứng từ viết tay chỉ được viết một màu.
- Kiểm tra số hiệu tài khoản, họ tờn khỏch hàng, chứng minh thư, mẫu dấu, chữ ký đầy đủ, khớp đỳng với mẫu chữ ký đăng ký tại ngõn hàng. (Mẫu chữ ký này được quột và lưu trờn hệ thống mỏy tớnh của toàn hệ thống NHĐT&PT Việt Nam. Tại chi nhỏnh bất kỳ cũng cú
thể truy cập vào để xem mẫu chữ ký của khỏch hàng). Đối với cỏc chứng từ bỏo nợ, cú, cỏc bảng kờ 12, 14 gửi đến trong TTBT, phải kiểm tra chứng từ đó đầy đủ chữ ký của ngõn hàng gửi chưa, nếu là chứng từ điện tử, cú đỳng theo mẫu đăng ký sử dụng tại NHNN khụng.
- Kiểm tra số dư trờn tài khoản của khỏch hàng cú đủ khả năng thanh toỏn, trong trường hợp gửi tiền đi từ tài khoản khỏch hàng. Kiểm tra số dư cỏc tài khoản được phộp thấu chi, đối chiếu với hạn mức thấu chi.
- Kiểm tra ngày lập chứng từ với ngày hạch toỏn cú trựng khớp với nhau.
- Kiểm tra tớnh xỏc thực của ngõn hàng người thụ hưởng (đối chiếu với danh mục cỏc TCTD được phộp tham gia vào cỏc hệ thống thanh toỏn.)
- Đối chiếu chuyển tiền đến, lệnh thanh toỏn giỏ trị cao kiểm tra ký hiệu mật, mó khoỏ bảo mật, cỏc yếu tố trờn lệnh chuyển tiền từ ngõn hàng gửi lệnh. Nếu phỏt hiện cú dấu hiệu nghi vấn phải lập tức gửi điện (thư) tra soỏt ngõn hàng gửi lệnh. Thư (điện) tra soỏt được dựng để tra soỏt cỏc giao dịch của sản phẩm chuyển tiền với mục đớch thụng bỏo, xỏc nhận… làm căn cứ để xử lý cỏc giao dịch và điều chỉnh cỏc bỳt toỏn.
Nếu chứng từ khụng đạt yờu cầu, GDV phải chuyển trả lại cho khỏch hàng, yờu cầu bổ sung, làm mới.
• Kiểm tra cỏc điều kiện, quy định để tiến hành giao dịch
- Đối với cỏc giao dịch liờn quan đến ngoại tệ, phải tuõn thủ cỏc quy định về quản lý ngoại hối, quy định về mua bỏn ngoại tệ kinh doanh của
NHNN Việt Nam. (Chỉ cỏc khoản tiền gửi bằng ngoại tệ mới được phộp thực hiện giao dịch chuyển tiền).
- Kiểm tra giờ thực hiện giao dịch của kờnh thanh toỏn, chuyển tiền khi khỏch hàng nộp chứng từ. Nếu cũn giờ giao dịch, phải xử lý ngay. Nếu đó hết giờ giao dịch, GDV ghi ngày giờ nhận lệnh và xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.
Việc kiểm tra như trờn là yếu tố quan trọng giỳp đảm bảo tớnh chớnh xỏc của cỏc giao dịch. Đõy là biện phỏp phũng ngừa và ngăn chặn cỏc sai sút cú thể xảy ra khi thực hiện giao dịch.
2.2.2.3. Kiểm soỏt thực hiện
Kiểm soỏt thực hiện là kiểm soỏt diễn ra cựng với quỏ trỡnh thực hiện để
phỏt hiện ra những sai phạm, rủi ro trong quỏ trỡnh thực hiện để kịp thời ngăn chặn, sửa chữa.
Hệ thống sản phẩm thanh toỏn, chuyển tiền của NHĐT&PT Cầu Giấy
gồm:
- Cỏc sản phẩm thanh toỏn, chuyển tiền đi ( OL) OL1: TTBT đi vế cú
OL2: chuyển tiền
OL3: chuyển tiền đi liờn chi nhỏnh trong hệ thống SIBS OL4: chuyển tiền đi TTĐTLNH
OL6: TTBT đi vế nợ
OL7: chuyển tiền đi nhờ CN khỏc trong SIBS đi TTBT hộ bằng giấy OO3: chuyển tiền đi nước ngoài bằng SWIFT
- Cỏc sản phẩm thanh toỏn, chuyển tiền đến (IL) IL1: TTBT đến vế cú
IL3: TTBT đến vế nợ
IL8: chuyển tiền đến từ chi nhỏnh(CN) khỏc IL9: chuyển tiền đến từ CN khỏc nhờ đi TTBT hộ IL10: chuyển tiền đến từ CN khỏc nhờ đi TTĐTLNH - Cỏc giao dịch chờ thanh toỏn và giao dịch hoàn trả khỏc
Quy trỡnh cụ thể một số sản phẩm nghiệp vụ thanh toỏn vốn như sau:
Quy trỡnh thực hiện và thanh toỏn, chuyển tiền đi của cỏc sản phẩm OL
Khi tiếp nhận yờu cầu chuyển tiền của khỏch hàng, GDV xem xột yờu cầu chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của khỏch hàng hay tài khoản kế toỏn tổng hợp (tài khoản cho vay, thanh toỏn nội bộ…), loại tiền chuyển, đồng thời kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ.
Sau khi chấp nhận chứng từ, GDV tiến hành lựa chọn sản phẩm thanh toỏn vốn thớch hợp. Nguồn tiền thanh toỏn cú thể là tiền mặt, tài khoản tiền gửi thanh toỏn, tài khoản kế toỏn tổng hợp. GDV nhập đầy đủ, chớnh xỏc thụng tin tờn, địa chỉ, số chứng minh thư, số tài khoản của người chuyển tiền, người nhận tiền, đơn vị gửi lệnh, đơn vị nhận lệnh, số tiền, nội dung chuyển tiền…
đỳng chỉ dẫn trong lệnh chuyển tiền của khỏch hàng. Xỏc định phớ chuyển tiền, người thụ hưởng chịu hay người chuyển chịu, mức giảm giỏ phớ chuyển tiền ỏp dụng cho khỏch hàng (nếu cú). (Theo biểu phớ chuyển tiền quy định tại chi nhỏnh).
GDV tiến hành in cỏc chứng từ: Lệnh chuyển tiền (hoặc Uỷ nhiệm chi), hoỏ đơn thu phớ với số liờn cần thiết của từng sản phẩm và chuyển cho KSV. KSV kiểm tra lệnh chuyển tiền và nội dung xử lý giao dịch của GDV, phờ duyệt giao dịch. Nếu khụng chấp nhận thỡ chuyển trả lại GDV kốm lớ do.
Khi giao dịch được phờ duyệt, GDV thực hiện phõn phối chứng từ. Trả bỏo nợ (một liờn lệnh chuyển tiền) cho khỏch hàng, chuyển chứng từ cho bộ phận đi TTBT hoặc đi thanh toỏn liờn hàng và giữ một liờn chứng từ để lưu trữ cuối ngày.
• Nếu chuyển điện đi TTĐTLNH (IBPS)
GDV vào giao diện thanh toỏn kết nối giữa hệ thống SIBS và IBPS. Đú là chương trỡnh phần mềm CI-TAD được cài đặt tại TCTD được tham gia vào TTĐTLNH. Tiếp đú, nhập dữ liệu theo mẫu quy định được thể hiện trờn màn hỡnh mỏy tớnh, kiểm soỏt lại cỏc dữ liệu đó nhập và ghi mó GDV của mỡnh vào chứng từ điện tử. Ký trờn chứng từ giấy, chuyển chứng từ giấy và dữ liệu đó nhập và chuyển cho KSV. KSV kiểm tra sự khớp đỳng giữa số liệu trờn chứng từ gốc và số liệu trờn màn hỡnh. Nếu phỏt hiện sai sút, chuyển lại cho GDV để chỉnh sửa. Nếu dữ liệu đỳng, ký chứng từ, ghi mó khoỏ bảo mật của mỡnh vào Lệnh thanh toỏn để gửi đi. Nếu là Lệnh thanh toỏn giỏ trị cao hoặc khẩn thỡ phải xử lý ngay lập tức chứ khụng được đợi đến lỳc TTBT.
Hạch toỏn:
- Đối với Lệnh chuyển Cú
Nợ:TK thớch hợp (tiền gửi khỏch hàng…)
Cú: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toỏn với HSC)
(HSC: Hội sở chớnh) - Đối với Lệnh chuyển Nợ
Nợ:TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toỏn với HSC)
Cú: TK chờ thanh toỏn khỏc
Khi nhận được thụng bỏo chấp nhận chuyển Nợ của ngõn hàng nhận, Chi nhỏnh sẽ trả tiền cho khỏch hàng và lập phiếu chuyển khoản để hạch toỏn:
Nợ TK chuyển tiền phải trả bằng điện
Cú: TK thớch hợp (Tiền gửi của khỏch hàng)
Trong trường hợp nhận được thụng bỏo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ (cú kốm lý do từ chối), Chi nhỏnh kiểm tra tớnh hợp lệ và hạch toỏn:
Nợ: TK Chuyển tiền phải trả bằng điện Cú: TK Tiền gửi tại Hội sở chớnh
• Nếu TTBT đi (đối với sản phẩm OL1, OL6)
Khi nhận được chứng từ thanh toỏn của khỏch hàng, GDV kiểm soỏt tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ. Nếu là chứng từ điện tử thỡ phải in ra giấy, ký tờn, đúng dấu đầy đủ để phục vụ cho việc kiểm soỏt, bảo quản và lưu trữ.
Lệnh thanh toỏn được lập riờng cho từng chứng từ thanh toỏn. Trờn đú phải cú đầy đủ chữ ký điện tử của KSV, GDV chuyển tiền chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc của cỏc dữ liệu trờn chứng từ.
Khi gửi lệnh thanh toỏn đi, hạch toỏn: -Đối với Lệnh chuyển Cú:
Nợ: TK thớch hợp
Cú: TK Thanh toỏn bự trừ -Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ:TK Thanh toỏn bự trừ Cú: TK Phải trả trong TTBT
Khi nhận được thụng bỏo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ của ngõn hàng nhận lệnh, tại chi nhỏnh sẽ trả tiền (ghi cú vào TK của khỏch hàng). Thụng bỏo chấp nhận lệnh chuyển nợ được lưu cựng với Lệnh chuyển Nợ.
Trường hợp nhận được thụng bỏo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toỏn (trả vào phiờn TTBT tiếp theo), GDV phải kiểm soỏt chặt chẽ chứng từ, nếu hợp lệ thỡ hạch toỏn:
- Nếu là lệnh chuyển Nợ trả lại Nợ: TK Phải trả trong TTBT Cú: TK TTBT
-Nếu là lệnh chuyển Cú trả lại Nợ: TK TTBT
• Quy trỡnh đi TTBT
Do GDV cú nhiệm vụ đi TTBT thực hiện. (Hiện nay Chi nhỏnh mới chỉ thực hiện phương thức TTBT bằng giấy trờn địa bàn thành phố Hà Nội). GDV tiến hành in bảng kờ 12 (Bảng kờ chứng từ TTBT ), lập riờng gửi từng ngõn hàng thành viờn và lập làm 3 liờn; in chứng từ của chi nhỏnh khỏc nhờ đi bự trừ hộ (nếu cú). Sau đú, GDV tiến hành kiểm tra nội dung từng chứng từ giao dịch đối chiếu với Bảng kờ 12, đảm bảo tớnh chớnh xỏc, khớp đỳng. Nếu phỏt hiện cú sai lầm, thụng bỏo cho ngõn hàng gửi Lệnh thanh toỏn đến hoặc trả lại cỏc bộ phận khỏc trong chi nhỏnh để điều chỉnh.
Để hoàn chỉnh bộ chứng từ đi TTBT, GDV in bảng kờ 14 (Bảng kờ chứng từ TTBT), 2 liờn, bao gồm tờn cỏc Ngõn hàng đối phương tham gia TTBT, số tiền phải thu, phải trả và số chờnh lệch được thanh toỏn. Bảng kờ 14 được lập dựa trờn cỏc bảng kờ 12 mà Chi nhỏnh gửi đi và cỏc bảng kờ 12 do ngõn hàng thành viờn khỏc gửi đến Chi nhỏnh. Chuyển chứng từ cho KSV. KSV kiểm soỏt lại tớnh chớnh xỏc của cỏc bảng kờ 12, 14. Nếu chấp nhận, kớ lờn Bảng kờ, chứng từ và chuyển trả cho GDV.
GDV chuyển 1 liờn bảng kờ 12, 1 liờn bảng kờ 14 cho NHNN; chuyển 1 liờn bảng kờ 12 kốm 2 liờn chứng từ chuyển tiền cho mỗi giao dịch cho ngõn hàng nhận lệnh; chuyển bộ phận kế toỏn tổng hợp (GL) cuối ngày 1 liờn bảng kờ 12, 1 liờn bảng kờ 14.
Theo giờ và địa điểm quy định, GDV mang cỏc bảng kờ kốm chứng từ và sổ giao nhận chứng từ đi giao dịch TTBT. Khi nhận được Bảng kết quả TTBT (mẫu 15) của NH chủ trỡ chuyển đến, hạch toỏn:
- Nếu là chờnh lệch được thu:
Nợ: TK tiền gửi tại NH chủ trỡ Cú: TK TTBT
Nợ: TK TTBT
Cú: TK tiền gửi tại NH chủ trỡ
Căn cứ vào bảng kờ 12 do ngõn hàng thành viờn giao và chứng từ thanh toỏn của khỏch hàng, hạch toỏn:
- Nếu trả cho khỏch hàng: Nợ: TK TTBT Cú: TK thớch hợp
- Nếu phải thu của khỏch hàng: Nợ: TK thớch hợp
Cú: TK TTBT
Nếu cú giao dịch bị từ chối thanh toỏn tại Trung tõm thanh toỏn và bị loại ra khỏi bảng kờ 12, 14, GDV giữ lại chứng từ gốc và thụng bỏo lại cho chi nhỏnh chuyển tiền hoặc trả lại chứng từ cho cỏc bộ phận liờn quan trong chi nhỏnh để điều chỉnh.
Chi nhỏnh thường xuyờn đối chiếu kết quả TTBT với số dư tài khoản tiền gửi tại NHNN để đảm bảo khớp đỳng.
Quy trỡnh thực hiện và kiểm soỏt thanh toỏn, chuyển tiền đến (IL)
Quy trỡnh thực hiện và kiểm soỏt cỏc nghiệp vụ thanh toỏn, chuyển tiền đến cũng tương tự như đối với cỏc nghiệp vụ thanh toỏn, chuyển tiền đi. GDV lập chứng từ, xử lý giao dịch và chuyển cho KSV kiểm soỏt. Riờng đối với chuyển tiền đến từ TTĐTLNH, khi lệnh chuyển tiền đến, KSV sẽ kiểm soỏt trước sau đú mới chuyển cho GDV xử lý.
Cụ thể đối với một số sản phẩm như sau:
• Chuyển tiền đến từ TTĐTLNH (IL6)
KSV kiểm tra danh mục cỏc điện đến từ IBPS, nhận biết cỏc điện mới đến cần xử lý. Nếu cú Lệnh thanh toỏn từ Ngõn hàng chủ trỡ gửi đến, KSV cú trỏch nhiệm sử dụng mật mó của mỡnh vào chương trỡnh để kiểm tra, kiểm
soỏt chữ ký điện tử và mó khoỏ bảo mật của Ngõn hàng chủ trỡ để xỏc định tớnh đỳng đắn, chớnh xỏc của Lệnh thanh toỏn. Sau khi kiểm soỏt hợp lệ, chuyển qua mạng mỏy tớnh cho GDV để xử lý tiếp.
GDV phải in lệnh chuyển tiền đến (dưới dạng chứng từ điện tử ra giấy, đủ số liờn) sau đú kiểm tra kỹ cỏc yếu tố của lệnh chuyển tiền:
- Cú đỳng lệnh chuyển tiền gửi cho ngõn hàng mỡnh khụng?
- Cỏc yếu tố trờn lệnh chuyển tiền cú hợp lệ, hợp phỏp, chớnh xỏc khụng? (người thụ hưởng, tờn tài khoản, số Chứng minh thư, ngày cấp, nơi cấp, Lệnh chuyển Nợ cú uỷ quyền chuyển Nợ khụng?...).
- Nội dung cú gỡ nghi vấn khụng?
Nếu Lệnh thanh toỏn cú dấu hiệu nghi vấn cần tra soỏt, GDV sẽ tạo tra soỏt gửi ngõn hàng gửi lệnh tại CI-TAD của chi nhỏnh. (Thư tra soỏt được dựng để tra soỏt cỏc giao dịch chuyển tiền với mục đớch thụng bỏo, xỏc nhận.. làm căn cứ để xử lý giao dịch và hạch toỏn). KSV kiểm tra nội dung tra soỏt, nếu chấp nhận thỡ phờ duyệt điện gửi đi tại CI-TAD của chi nhỏnh, nếu khụng thỡ huỷ điện, yờu cầu GDV làm lại.
Nếu hợp lệ, GDV tiến hành xử lý và hạch toỏn. GDV lựa chọn tài khoản thớch hợp (tiền mặt, tài khoản tiền gửi của khỏch hàng hoặc tài khoản chờ thanh toỏn…). Sau đú, GDV tiến hành in chứng từ, 2 liờn phiếu chi tiền mặt hoặc 2 liờn phiếu hạch toỏn tài khoản thớch hợp khỏc. KSV kiểm tra và xử lý phờ duyệt giao dịch của GDV, ký trờn tất cả cỏc chứng từ. GDV tiến hành trả cho khỏch hàng 1 liờn phiếu chi tiền mặt/ 1 liờn phiếu hạch toỏn, kốm 1 bản sao Lệnh chuyển tiền đến. Cuối ngày chuyển bộ phận GL, 1 liờn phiếu chi/ phiếu hạch toỏn, 1 liờn bản sao lệnh chuyển tiền đến và Bảng kờ cỏc lệnh chuyển tiền đến trong ngày.
Hạch toỏn: - Đối với Lệnh chuyển Cú đến:
Cú: TK Thớch hợp
- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Nợ: TK thớch hợp
Cú: TK Thu, chi hộ (mở chi tiết thanh toỏn với HSC)
• TTBT đến (IL1, IL3)
Khi nhận trực tiếp cỏc Bảng kờ chứng từ TTBT kốm theo cỏc chứng từ thanh toỏn của cỏc Ngõn hàng thành viờn đối phương, chi nhỏnh phải kiểm tra đối chiếu số liệu trờn bảng kờ này với chứng từ thanh toỏn kốm theo, sau đú ký vào Sổ giao nhận chứng từ của Ngõn hàng gửi đến.
Đối với Bảng kết quả TTBT nhận từ Ngõn hàng chủ trỡ phải tiến hành đối chiếu số phải thu, phải trả trờn bảng này với cỏc bảng kờ chứng từ TTBT.
Chứng từ bỏo nợ, bỏo cú kốm bảng kờ 12, 15, file TTBT (TTBT giấy) nhận về sẽ tiến hành xử lý ngay trong ngày làm việc. GDV kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ nhận về và tiến hành xử lý giao dịch phự hợp với nội dung chứng từ, chọn sản phẩm: TTBT đến ghi Cú, TTBT đến ghi Nợ, và in 1 liờn phiếu hạch toỏn, 1 liờn giấy bỏo cú cho từng giao dịch. Sau đú, KSV kiểm tra lại và phờ duyệt toàn bộ chứng từ và cụng việc xử lý của GDV.
Về phõn phối chứng từ, GDV trả lại cho khỏch hàng 1 liờn bỏo cú hạch toỏn tài khoản tiền gửi của khỏch hàng. Cuối ngày, chuyển bộ phận GL 1 liờn phiếu hạch toỏn kốm 1 liờn chứng từ gốc và Bảng kờ giao dịch trong ngày, cỏc bảng kờ 12, 15 nhận về. (Bộ phận GL sẽ căn cứ vào Bảng kờ 15 để hạch toỏn xử lý thớch hợp tất toỏn tài khoản TTBT với tài khoản tiền gửi của chi nhỏnh mở tại NHNN).
Hạch toỏn đó trỡnh bày ở trờn khi GDV đi TTBT về.