Đõy là thủ tục kiểm soỏt được thiết kế nằm sau quy trỡnh nghiệp vụ để bổ sung hoặc bự đắp những thủ tục kiểm soỏt cũn yếu hoặc cũn thiếu từ cỏc khõu trờn. Mục đớch của việc này là nhằm đề phũng một thủ tục kiểm soỏt cú thể khụng phỏt huy được tỏc dụng do những nhầm lẫn của nhõn viờn, do cỏc tỡnh huống bất ngờ… Kiểm soỏt bổ sung được thiết kế ở bộ phận hậu kiểm (tại phũng kế toỏn tổng hợp) và bộ phận kiểm tra nội bộ.
Cỏc thủ tục kiểm soỏt bổ sung chủ yếu như sau:
Cụng tỏc luõn chuyển và kiểm soỏt và lưu trữ chứng từ giao dịch
Đõy là cụng tỏc rất quan trọng trong hoạt động của ngõn hàng. Bởi vỡ chứng từ là căn cứ chứng minh mọi giao dịch, quan hệ kinh tế phỏt sinh giữa ngõn hàng và khỏch hàng, giữa cỏc ngõn hàng với nhau. Đồng thời cũng là căn cứ để hạch toỏn, ghi chộp sổ sỏch; là căn cứ để cỏc cơ quan chức năng, kiểm toỏn bờn ngoài vào kiểm tra. Qua cụng tỏc này, cú thể phỏt hiện kịp thời cỏc sai sút trong quỏ trỡnh xử lý nghiệp vụ, đảm bảo an toàn cho ngõn hàng và khỏch hàng. Tầm quan trọng của cụng tỏc này được thể hiện trong chớnh quy trỡnh thực hiện. Chứng từ được luõn chuyển qua nhiều khõu, đảm bảo tớnh đầy đủ, chớnh xỏc.
Tại phũng nghiệp vụ thanh toỏn vốn, cuối ngày giao dịch, GDV giao chứng từ cho KSV. KSV thực hiện kiểm tra chứng từ về mặt số lượng (nếu thiếu phải ghi rừ nguyờn nhõn và cú xỏc nhận của GDV), kiểm tra sự đầy đủ cỏc chữ ký quy định trờn chứng từ, thiếu phải bổ sung, kiểm tra việc đỏnh số và sắp xếp chứng từ của GDV. Chứng từ Front End (in ra từ màn hỡnh giao dịch) được sắp xếp như đó trỡnh bày ở trờn. Chứng từ Back End ( Chứng từ in ra từ cỏc chương trỡnh thanh toỏn như: T5, TTĐTLNH, TTBT, SWIFT…) được sắp xếp theo quy định sau: 1.Cỏc thanh toỏn giao diện T5, điện thanh toỏn SWIFT, TTBT đến sắp xếp theo nhật ký điện thanh toỏn; 2. Cỏc điện thanh toỏn đến TTĐTLNH sắp xếp theo thứ tự điện thanh toỏn và theo loại sản phẩm điện thanh toỏn đi và đến; 3. Bảng kờ 12, 14, 15trong TTBT. Sau đú, chứng từ phải được chuyển cho bộ phận tập hợp chứng từ tại GL trước 8h ngày làm việc kế tiếp. Bộ phận tập hợp chứng từ của chi nhỏnh là một hoặc nhiều cỏn bộ thuộc bộ phận hậu kiểm được giao nhiệm vụ tiếp nhận, theo dừi chứng từ do cỏn bộ tập hợp chứng từ của phũng nghiệp vụ chuyển đến.
Khi tiếp nhận chứng từ, phải cú sổ theo dừi: tờn người giao, người nhận, số lượng chứng từ theo từng giao dịch viờn… và phải ký xỏc nhận việc giao nhận chứng từ.
Bộ phận tập hợp chứng từ tại GL cú nhiệm vụ kiểm tra, đụn đốc giao nộp chứng từ, đảm bảo tập hợp đỳng, đầy đủ chứng từ; sắp xếp và chuyển chứng từ cho cỏn bộ hậu kiểm để kiểm soỏt đối chiếu. Sau khi chứng từ được hậu kiểm xong, tập hợp chứng từ để nộp kho.
Cụng tỏc hậu kiểm
Hiện nay bộ phận hậu kiểm đang được bố trớ tại phũng kế toỏn tổng hợp, do vậy ngoài việc thực hiện, xử lý và kiểm soỏt cỏc giao dịch nội bộ được thực hiện trực tiếp trờn phõn hệ Kế toỏn tổng hợp (GL), phải thực hiện chức năng của bộ phận hậu kiểm. Bộ phận hậu kiểm là bộ phận khụng tham gia cỏc giao dịch trực tiếp với khỏch hàng, thực hiện kiểm soỏt lại cỏc giao dịch của bộ phận giao dịch và cỏc giao dịch do hệ thống tự hạch toỏn. Căn cứ chứng từ gốc và cỏc bỏo cỏo của phõn hệ thanh toỏn, việc kiểm tra - kiểm soỏt của Bộ phận hậu kiểm được thực hiện trờn cỏc nội dung sau:
- Kiểm soỏt cỏc điện đi, kịp thời phỏt hiện cỏc sai sút trong lập điện, nhất là trường hợp điện thanh toỏn 2 lần.
- Kiểm soỏt điện đến và trạng thỏi xử lý. Đặc biệt chỳ ý đến cỏc điện đến chưa được xử lý, đang được hạch toỏn trờn cỏc tài khoản Phải trả trong thanh toỏn bằng điện, TTBT. Xem xột nguyờn nhõn điện thanh toỏn chưa được xử lý, cũn treo ở tài khoản trung gian.
- Kiểm soỏt việc xử lý và hạch toỏn cỏc điện thanh toỏn thụng qua cỏc tài khoản trung gian của phõn hệ thanh toỏn và cỏc phõn hệ cú liờn quan.
- Đối chiếu chứng từ gốc với bỏo cỏo hạch toỏn GL cỏc giao dịch thanh toỏn, đảm bảo mọi giao dịch thanh toỏn đều được hạch toỏn đầy đủ.
Sau khi hậu kiểm xong, chứng từ được sắp xếp theo trật tự, đúng thành tập và được ba quản, lưu kho trong thời gian khoảng 30 năm.
Cú thể thấy, một giao dịch thanh toỏn vốn, từ khi được khởi tạo tại phũng nghiệp vụ đến khi được hậu kiểm xong, là đó đảm bảo tương đối chắc chắn về tớnh chớnh xỏc, hợp lệ, hợp phỏp.
Cụng tỏc kiểm tra kiểm toỏn nội bộ
Bộ phận kiểm tra nội bộ (kiểm toỏn nội bộ) thuộc khối nghiệp vụ quản lý nội bộ tại Chi nhỏnh. Phũng kiểm tra nội bộ (thực chất là tổ Kiểm tra nội bộ) cú chức năng kiểm tra lại cụng việc kiểm soỏt tại phũng kế toỏn tổng hợp, đồng thời kiểm tra, đỏnh giỏ việc thưc hiện nghiệp vụ và tham mưu cho Giỏm đốc về những điểm chưa phự hợp trong quỏ trỡnh xử lý giao dịch. Cỏc thủ tục kiểm tra nội bộ bao gồm:
- Kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ
- Kiểm tra việc tuõn thủ chế độ, quy trỡnh và cỏc quy định trong thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn vốn của GDV và KSV. (Việc sử dụng chữ ký điện tử cú đỳng quy định, cú hiện tượng dựng chung mật khẩu khụng, thời gian thay đổi mật khẩu? Việc tuõn thủ hạn mức giao dịch, hạn mức phờ duyệt của KSV cú đỳng quy định….)
- Kiểm tra việc thực hiện quỏ trỡnh kiểm soỏt, đối chiếu cuối ngày cỏc giao dịch, việc luõn chuyển và lưu trữ cỏc chứng từ liờn quan đến giao dịch thanh toỏn vốn.
NHĐT&PT Việt Nam đó ban hành văn bản cụ thể về cỏc thủ tục kiểm tra nội bộ, gửi từng chi nhỏnh triển khai thực hiện. Tuy vậy, cụng tỏc kiểm tra nội bộ thực tế khụng được triển khai thực hiện thường xuyờn, chưa cú kế hoạch kiểm tra cụ thể. Bờn cạnh đú, trong cơ cấu tổ chức của Chi nhỏnh Cầu Giấy, cú thể nhận thấy rằng tớnh độc lập của Bộ phận kiểm tra nội bộ chưa cao. Mặc dự tương đối độc lập với phũng nghiệp vụ và phũng kế toỏn, nhưng khụng
trực thuộc cấp cú thẩm quyền cao nhất tại chi nhỏnh. Điều này phần nào hạn chế quyền hạn và phạm vi hoạt động của Kiểm toỏn nội bộ.