II. Các nhân tổ ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại công ty
a. Biện pháp nâng cao công tác quảng cáo tuyển mộ
a.1. Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ:
Dựa vào thực trạng của công ty cổ phần xây dựng điện VNECO 6 về tuyển mộ, công ty có thể chiêu mộ thu hút nguồn lao động theo các phương pháp hiệu quả sau:
a.1.1. Chiêu mộ thông qua các nhân viên trong công ty
Hiện tại thông qua nhân viên công ty tuyển mộ các cấp quản lý. Đây là phương pháp tuyển mộ tiết kiệm chi phí hơn so với các phương pháp khác, do vậy công ty có thể tuyển mộ nhân viên thông qua nguồn này.
Công ty nên gởi thông báo rõ ràng tới tất cả các công nhân viên trong công ty về việc thu hút người tài cho công ty. Công nhân viên được một khoản tiền thưởng nếu thực hiện thành công việc tuyển mộ này.
- Đối với cấp quản lý: người đề cử sẽ được nhận một khoảng tiền là 500.000 đồng. - Đối với việc chiêu mộ nhân viên cho những vị trí cần những khả năng đặc biệt như một kỹ sư thiết kế có kinh nghiệm thì người giới thiệu sẽ nhận đuợc một khoảng tiền là 200.000 đồng.
Để đảm bảo chất lượng của người được giới thiệu, sau khi được lựa chọn, người giới thiệu sẽ nhận được 50%, và sau thời gian thử việc là 2 tháng, nếu người được giới thiệu vẫn còn ở lại làm việc thì người giới thiệu sẽ được nhận 50% còn lại.
Công ty có thể thay thế hình thức trả lương bằng tiền bằng việc nâng bậc lương cho những công nhân viên giới thiệu thành công một người quản lý tài năng bằng việc nâng bậc lương cho họ tùy vào tài năng của người được giới thiệu mà công ty có quyết định nâng bậc lương hay thưởng tiền. Điều này sẽ rất hiệu quả vì nhân viên sẽ có nhiều cơ hội cho việc thăng tiến nhanh hơn.
a.1.2. Tuyển mộ tại các truờng Đại học
Công ty nên có các cuộc giao lưu với các sinh viên tại truờng các truờng Đại học, thông qua giáo viên trực tiếp huớng dẫn sinh viên để có đuợc những nguồn ứng viên
hiệu quả. Công ty có thể trao học bổng cho các sinh viên ở những truờng này và mời thực tập, thành lập các hội đồng tuyển dụng tại nguồn chiêu mộ.
Bên cạnh đó, công ty vẫn sử dụng các hình thức tuyển mộ thông thuờng như thông qua quảng cáo, các trung tâm giới thiệu việc làm, đặc biệt là thông báo tuyển dụng trên Internet.
Để những nhân viên tiềm năng biết được thông tin về các cuộc tuyển mộ của công ty, công ty nên đưa các thông báo tuyển dụng lên báo, Internet, hay dán chúng tại các cổng truờng Đại học, các nơi công cộng. Đặc biệt đối với ứng viên là các sinh viên năm cuối, công ty nên có những mối quan hệ đặc biệt với các thầy cô hướng dẫn trực tiếp các sinh viên trong trường để có những sinh viên ưu tú và chất lượng hơn.
Trong nhiều trường đại học, vẫn còn nhiều liên lạc với những sinh viên sau khi đã ra trường để nhà trường có thể liên hệ khi có những yêu cầu làm việc thích hợp. Như vậy công ty có thể liên hệ thường xuyên với các trường để tuyển dụng những sinh viên thích hợp.
Đối với các kỹ sư kỹ thuật: kỹ sư là những người biết đọc các bản vẽ kỹ thuật,
làm việc với máy móc thiết bị , có thể hướng dẫn kỹ lưỡng lại cho công nhân trực tiếp sản xuất, do vậy nguồn kỹ sư phải đảm bảo chất lượng.
Như vậy, công ty có thể tuyển nguồn này tại các trường đại học như Đại học Bách khoa Đà Nẵng, Đại học bách khoa TPHCM, Đại học sư phạm kỹ thuật TPHCM... Nhưng để đảm bảo có một chất lượng kỹ sư tốt nên tuyển từ những công ty khác như vậy chúng ta có thể tuyển được nguồn có kinh nghiệm, năng lực trong sản xuất...
Đối với nhân viên văn phòng: Nhân viên văn phòng làm các nhiệm vụ như kế
toán, phiên dịch, hành chính... Với những công việc có thể không yêu cầu kinh nghiệm nhiều. Để tiết kiệm chi phí, chúng ta có thể tuyển nguồn này từ các trường Đại học như Đại học Kinh tế Đà Nẵng, Đại Học Ngoại ngữ Đà Nẵng, Đại học Kinh tế TPHCM, Cao đẳng Tài chính kế toán Quảng Ngãi với các chuyên ngành cho các vị trí phù hợp...
trong khu vực lân cận đặc biệt là số lượng công nhân từ Trường dạy nghề, các trường đào tạo nghề tại khu vực Quảng Nam, Đà Nẵng...
(Xem bảng 2: Mẫu bảng thông báo tuyển dụng ở phần phụ lục) b. Biện pháp nâng cao công tác tuyển chọn.
b.1. Mục tiêu của tuyển chọn:
Mục đích của quy trình này nhằm thống nhất việc tuyển dụng lao động đúng theo nguyên tắc, thủ tục, trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu của người sử dụng lao động để đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng khắc phục những biến đổi của nhu cầu.
b.2. Thành lập hội đồng tuyển dụng:
Hội đồng tuyển dụng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng phải tập hợp những người ưu tú, những chuyên gia về nguồn nhân lực, có kiến thức hiểu biết rộng lớn để có thể phân tích đánh giá những năng lực của ứng viên, biết được sự phù hợp của ứng viên với vị trí hay không. Đặc biệt trong quá trình đánh giá tính hiệu lực, tin cậy của lựa chọn, quá trình phỏng vấn, đánh giá hội đồng tuyển dụng phải phát huy hết khả năng của mình để có thể tuyển dụng đúng người cho tổ chức. Một quyết định, sai lầm hay thiên vị được đưa ra có thể mang lại nhiều tổn thất cho tổ chức sau này. Bên cạnh đó, hội đồng tuyển dụng cũng nên bao gồm ít nhất một người đại diện quyền lợi của người lao động để bảo vệ quyền lợi của người lao động trong quá trình tuyển dụng, để đảm bảo ứng viên không bị hỏi bất cứ một câu hỏi không hợp lệ nào.
Trong các cuộc phỏng vấn trước đây, các cuộc phỏng vấn chỉ do phòng nhân sự chủ trì và phỏng vấn không có sự tham gia của đại diện Ban giám đốc, các bộ phận có liên quan và đại diện của người lao động. Tuy nhiên, để đảm bảo phỏng vấn chọn đúng người cho các vị trí phù hợp. Hội đồng nên bao gồm các đại diện của công ty, đại diện trong ban giám đốc, các trưởng bộ phận bộ phận và đại diện bảo vệ người lao động là công đoàn của công ty.
Hội đồng tuyển dụng của công ty bao gồm:
- 1 đại diện của Ban giám đốc: Phó giám đốc phụ trách mảng kinh doanh - Các trưởng của các bộ phận có nhu cầu tuyển thêm nhân sự.
- Trưởng phòng nhân sự
- 2 nhân viên phòng nhân sự ...
b.3. Đánh giá lựa chọn:
Để biết được trắc nghiệm có đo lường đầy đủ các đặc điểm mà nó được dùng đo lường hay không và liệu rằng các kết luận và hành động dựa trên điểm số của trắc nghiệm là có thích hợp hay không công ty nên sử dụng tính hiệu lực để chỉ ra sự chính xác của trắc nghiệm trong việc xác định ứng viên sẽ trở thành các nhân viên giỏi.
Các bước tiến hành đánh giá tính hiệu lực:
Bước 1: Phân tích công việc
Dựa vào quá trình phân tích công việc, đưa ra được các tiêu chuẩn dự báo làm cơ sở để kiểm chứng tính hiệu lực của các tiêu chuẩn này.
Bước 2: Thành lập các Hội đồng chuyên gia:
Chuyên gia là những người am hiểu về công việc, hiểu kỹ lưỡng về công việc để xác định được đâu là kỹ năng cần thiết cho từng vị trí. Tùy từng trường hợp, các vị trí khác nhau mà các Hội đồng chuyên gia cũng khác nhau. Các chuyên gia nên là những người quản lý, giám sát trực tiếp các nhân viên, hay những người ở bộ phận khác hiểu biết rõ về các vị trí đang phân tích.
- Với nhân viên, kỹ sư Hội đồng chuyên gia bao gồm:
+ Giám đốc + Phó đốc
+ Trưởng các bộ phận
+ Giám sát ở bộ phận khác nhưng hiểu rõ về công việc + Trưởng phòng nhân sự
- Với công nhân, Hội đồng chuyên gia bao gồm:
+ Trưởng phòng nhân sự + Tổ trường
+ Trưởng bộ phận, phân xưởng + Đốc công
+ Cấp trên trực tiếp, hoặc đồng nghiệp + Giám đốc
+ Các phó giám đốc + Trưởng phòng nhân sự
Bước 3: Tiến hành đánh giá tính hiệu lực
Từ các tiêu chí được đưa ra trong quá trình phân tích công việc, sẽ được các chuyên gia xem xét đánh giá lại để loại bỏ những tiêu chí không cần thiết.
b.4. Tiêu chuẩn tuyển chọn:
Đưa ra một tiêu chuẩn rõ ràng nhất quán, sẽ góp phần tạo nên một cuộc tuyển dụng, chọn lọc đánh giá công bằng. Tiêu chuẩn tuyển chọn sẽ làm căn cứ cho quá trình đánh giá, đảm bảo tất cả các ứng viên sẽ được đánh giá, lựa chọn dựa trên những tiêu chuẩn này để tránh được những lỗi thường mắc trong quá trình tuyển dụng.
Thông qua phân tích công việc của vị trí công việc ta có thể đưa ra bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn chi tiết công việc. Trên cơ sở bản tiêu chuẩn, công ty có thể đưa ra bản tiêu chuẩn tuyển chọn của từng vị trí công việc cần tuyển như sau:
t Đối với cấp quản lý:
- Trình độ học vấn: Phải tốt nghiệp Đại học kinh tế(chuyên ngành phù hợp...) - Kỹ năng/ Kiến thức: Có kiến thức về ngành luật của Việt Nam
Có kỹ năng phỏng vấn tốt
Có kỹ năng truyền thông và lắng nghe tốt Có khả năng thuyết phục, sức ảnh hưởng Có kỹ năng giải quyết xung đột
- Kinh nghiệm: Có từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý.
C Đối với kỹ sư:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành phù hợp - Kỹ năng / Kiến thức: + Đọc hiểu các bản thiết kế
+ Sử dụng tiếng Anh thành thạo
+ Sử dụng thành thạo máy móc thiết bị - Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành kinh tế, ngoại ngữ (tùy vị trí)
- Kỹ năng / Kiến thức: Sử dụng tiếng Anh thành thạo
Biết sử dụng tin học văn phòng thành thạo Tác phong nghiêm chỉnh...
- Ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm
- Đối với công nhân:
- Trình độ học vấn: Phải có chứng chỉ của các trường dạy nghề
- Kỹ năng / Kiến thức: Biết sử dụng, điều khiển các loại máy móc thiết bị.
Có thái độ nghiêm chỉnh làm việc, có thái độ an toàn khi làm việc.
- Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm
b.5. Lập kế hoạch thời gian tuyển dụng:
Để đảm bảo có đầy đủ số lượng ứng viên vào đúng thời gian cần, công ty nên có một kế hoạch chiêu mộ, tuyển dụng vào đúng thời điểm theo kế hoạch để tránh khỏi tình trạng thiếu người vào thời gian này nhưng lại thừa người vào thời điểm khác.
Dựa vào quy trình tuyển dụng và thời gian cần có thêm nhân viên mới mà tổ chức sẽ lập kế hoạch để có nhân viên đúng lúc.
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
STT Các bước trong quy trình tuyển dụng
1 Thông báo tuyển dụng
2 Nhận hồ sơ
3 Xem xét hồ sơ
4 Thông báo thi trắc nghiệm
5 Tổ chức thi, thông báo kết quả
6 Thông báo, phỏng vấn sâu
7 Thông báo kết quả
8 Thời gian thử việc
LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN TUYỂN DỤNG
3 Xét duyệt 2 tuần
4 Thông báo thi trắc nghiệm 1 tuần
5 Tổ chức thi và thông báo kết quả 1 tuần
6 Phỏng vấn sâu 1tuần
7 Thông báo kết quả 2 tuần
8 Thử việc 8 tuần
Vậy để có được lượng ứng viên chính thức đúng thời gian công ty phải tiến hành công tác tuyển dụng trước thời điểm cần nhân sự là 19 tuần.
b.6. Các phương pháp phát hiện ra sự phù hợp của các ứng viên với vị trí của công ty:
Đây là giai đoạn chiếm phần quan trọng nhất trong tiến trình tuyển chọn, đây là giai đoạn khó khăn nó quyết định đến chất lượng của ứng viên được tuyển.
Từng loại lao động sẽ có 1 cách thức tuyển chọn khác nhau, tuỳ thuộc vào nội dung và đặc điểm của từng vị trí cần tuyển.
- Đối với lao động gián tiếp:
Đây là loại lao động đòi hỏi nhiều về trình độ cũng như kiến thức, kỹ năng làm việc nên phương pháp để tuyển chọn ứng viên cũng khắc khe và phức tạp hơn.
Sau khi chọn lựa ra được bản sơ yếu lý lịch tốt nhất, công ty sẽ tổ chức cho ứng viên thi phỏng vấn để tìm hiếu về khả năng giao tiếp, cách lập luận, phẩm chất cũng như trí thông minh, sự hiểu biết của ứng viên.
- Đối với công nhân trực tiếp sản xuất
Đặc điểm của công nhân này thể hiện ở sự cần mẫn, chăm chỉ làm việc và chỉ cần có sức khoẻ tốt, đạo đức tốt. Vì thế mà phương pháp tuyển chọn đối với ứng viên này sẽ đơn giản hơn, chủ yếu là kiểm tra tay nghề bậc thợ của ứng viên. Thông qua kiểm tra tay nghề tại phân xưởng, cho ứng viên kiểm tra tay nghề trực tiếp trên các loại máy móc thiết bị tạo điều kiện cho ứng viên thực hành thực tế để loại ra được những ứng viên không có tay nghề.
b.6.1 Hồ sơ xin việc:
Dựa vào hồ sơ xin việc công ty có thể xem xét thông qua công việc và hồ sơ xin việc của các ứng viên.
Mẫu đơn xin việc của công ty nên bao gồm các thông tin về cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm công việc, đặc điểm cá nhân, thông tin về người tiến cử, điểm mạnh điểm yếu của cá nhân.
Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình lựa chọn, cần thiết để xem xét thật kỹ luỡng các đơn xin việc, công việc các ứng viên để nhận ra các nét đặc trưng của họ. Để thuận lợi cho những giai đoạn sau, các thông tin trên đơn xin việc nên được tóm tắt lại trên mẫu đánh giá hồ sơ xin việc. Các thông tin trên mẫu này để làm căn cứ cho việc loại bớt một vài ứng viên, và không bỏ sót những ứng viên giỏi.
Quá trình này được thực hiện bởi các nhân viên của phòng nhân sự và được Trưởng phòng nhân sự, giám đốc kiểm tra xét duyệt lại.
(Xem bảng 3: Mẫu đánh giá hồ sơ xin việc ở phần phụ lục)
Qua việc xét duyệt đơn xin viêc và hồ sơ của ứng viên, phòng nhân sự sẽ tiến hành loại được những ứng viên không phù hợp với những yêu cầu cơ bản nhất với vị trí hiện tại của công ty. Lưu ý rằng, trong bước này nếu phát hiện thấy những nhân viên không thích hợp cho vị trí này nhưng lại là một ứng viên có năng lực cho vị trí khác, thì phòng nhân sự tiến hành lưu trữ hồ sơ để cho đợt tuyển dụng tiếp theo. Sau khi xét duyệt các hồ sơ xin việc, phòng nhân sự của công ty sẽ tiến hành thực hiện bước tiếp theo là gọi điện thoại cho các ứng viên được chọn để thông báo về thời gian và địa điểm để tiến hành kiểm tra.
b.6.2 Kiểm tra lựa chọn:
Kiểm tra nên được thực hiện một cách đáng tin cậy, không nên thực hiện qua loa hình thức để thông qua đó có thể đánh giá được năng lực của ứng viên thông qua bài kiểm tra về những năng lực đó.
Bài trắc nghiệm trước khi được đưa ra phải được công ty xem xét cẩn thận và cân nhắc một cách kỹ lưỡng. Bài trắc nghiệm phải bao gồm những điều sau:
- Đánh giá được những năng lực cụ thể
- Độ tin cậy cao, phải có sự nhất quán nội bộ cao và đáng tin cậy qua thời gian. - Quy trình xây dựng trắc nghiệm thích hợp, quá trình này phải công phu kỹ lưỡng.
Có rất nhiều loại trắc nghiệm, tùy thuộc vào yêu cầu của công ty mà mỗi công ty có thể chọn những loại trắc nghiệm khác nhau.
Đối với công nhân tại bước này sẽ tiến hành kiểm tra tay nghề, do các giám đốc