TIN GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG:
Như đã nĩi ở trên, văn phịng cĩ ba nhiệm vụ chính: cơng tác tham mưu tổng hợp; cơng tác hành chính, tổ chức; cơng tác quản trị, tài vụ. Cả ba mảng cơng tác đều cĩ thể ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào giải quyết các cơng việc đề ra rất cĩ hiệu quả. So với trước khi cĩ máy tính điện tử và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong tổ chức thực hiện cơng việc văn phịng, khối lượng sổ sách quản lí, giấy tờ rất nhiều, xử lí chậm và khĩ khăn, sai sĩt. Khi áp dụng sẽ làm cơng việc đơn giản hơn, chính xác hơn:
- Cơng tác tham mưu tổng hợp: ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong lĩnh vực cơng tác này cĩ nhiều thuận lợi và phù hợp. Việc ứng dụng sẽ nâng cao
hiệu quả trong việc theo dõi các chương trình cơng tác, sắp xếp lịch làm việc (bằng các phần mềm nhắc nhở, theo dõi cơng việc, chẳng hạn như Microsoft Office Project Manager, các gadget của hệ điều hành Windows Vista…), nhanh chĩng thu thập và xử lí thơng tin tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, thường xuyên, theo dõi được hệ thống thơng tin, dễ dàng trong theo dõi quá trình diễn biến của các luồng thơng tin (bằng Internet, các phần mềm tìm kiếm, các website nghiệp vụ, hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành,...).
Triển khai nhanh chĩng các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thơng tin đại chúng do đĩ hiệu quả được tăng cường do quy trình triển khai nhanh chĩng và khoa học. Thực hiện việc nghiên cứu các vấn đề một cách cĩ hệ thống và khoa học do việc tổ chức truy cập nhanh nhất các thơng tin liên quan đều cĩ thể dùng máy vi tính và các phần mềm hỗ trợ.
- Cơng tác hành chính, tổ chức: đây cũng là mảng cơng tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin mang lại hiệu quả do tính phù hợp ứng dụng đối với lĩnh vực này. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác hành chính, tổ chức bảo đảm quản lí chặt chẽ cơng tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; bảo đảm hệ thống văn bản ban hành đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thể thức và các yêu cầu về văn bản theo quy định của Nhà nước một cách thống nhất (sử dụng các biểu mẫu văn bản, tiết kiệm được chi phí phát hành và thời gian triển khai). Lưu trữ thơng tin bằng phương pháp số hĩa sẽ là cách hiệu quả nhất, phục vụ nhanh nhất nhu cầu tìm kiếm thơng tin và các thơng tin liên quan để xử lí cơng việc.
Quản lí cĩ hệ thống, tồn diện các vấn đề liên quan đến nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức; nhanh chĩng truy tìm thơng tin về lịch sử cơng việc, quá trình phát triển đường chức nghiệp, các thơng tin về thi đua, khen thưởng của một cán bộ, cơng chức, viên chức nhanh nhất, hiệu quả nhất. Thơng qua các cơng cụ phần mềm hỗ trợ cĩ thể phân tích và cĩ cái nhìn tổng quan về lực lượng và cơ sở cho việc quy hoạch chính xác, kịp thời đối với người tài.
- Cơng tác quản trị, tài vụ: ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác này cũng được thực hiện nhưng chỉ một phần do tính chất đặc thù của nội dung cơng việc. Chủ yếu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác quản trị, tài vụ là sử dụng máy vi tính và các phần mềm để quản lí phương tiện, cơ sở vật chất kỹ thuật cĩ khoa học, dễ dàng kiểm tra, kiểm sốt tài sản cơng, ngân sách,... hạn chế tình trạng thất thốt.
Cơng nghệ thơng tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho cơng tác văn phịng vì văn phịng là nơi tập trung của thơng tin đầu vào, đầu ra, xử lí thơng tin với lượng rất lớn mà điều này chỉ cĩ máy vi tính và các giải pháp phần mềm máy tính - là hai bộ phận của cơng nghệ thơng tin - mới cĩ thể đáp ứng xử lí lượng lớn thơng tin một cách hiệu quả, chính xác, kịp thời nhất.
Trong báo cáo thực tập này, xin đề cập tập trung việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hai mảng cơng tác thực hiện chức năng tham mưu: cơng tác tham mưu tổng hợp và cơng tác hành chính, tổ chức. Trong đĩ sẽ tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác xử lí thơng tin để tham mưu cho lãnh đạo, tìm ra các hạn chế, đồng thời đề xuất các giải pháp hồn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG UBND QUẬN HẢI CHÂU CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG UBND QUẬN HẢI CHÂU