III. Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức
2.1.1.1.Nhận L/C từ ngân hàng tại nớc ngoài gửi đến và
ngời hởng lợi Việt Nam.
- Tất cả các L/C và các sửa đổi bổ sung liên quan nhận đợc từ ngân hàng đại lý phải thông báo đầy đủ, kịp thời cho ngời hởng lợi.
- Trớc khi thông báo cho khách hàng, ngân hàng thông báo phải kiểm tra tính chân thực của L/C bằng việc xem L/C đã đợc xác nhận mã hay cha (đối với L/C mở bằng telex). Nếu L/C mở bằng SWIFT thì nó có đợc sử dụng đúng mẫu SWIFT theo qui định không (các mẫu điện MT700, MT701 và MT707). Nếu L/C mở bằng th thì đối chiếu với mẫu chữ ký đợc uỷ quyền của ngân hàng đại lý.
Sau khi đã kiểm tra tính chân thực của L/C, Vietcombank thông báo L/C cho khách hàng. Trên thông báo L/C phải lu ý khách hàng nghiên cứu kỹ
L/C, nếu có điều khoản nào không đúng theo hợp đồng đã ký hoặc cần phải sửa đổi thì liên hệ trực tiếp với ngời mua để sửa đổi L/C.
Trờng hợp những L/C mà ngân hàng không thể xác nhận đợc tính chân thực ( nh chữ kí không đúng hoặc không có trong Mẫu chữ kí, mã khoá sai, không đúng mẫu điện SWIFT...) thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết mà không thông báo cho khách hàng. Trờng hợp khách hàng có yêu cầu thông tin thì chỉ giao cho khách hàng bản sao L/C mà ngân hàng không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thông tin ấy hoặc ngân hàng có thể từ chối thông báo L/C . Việc từ chối phải đợc thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết.
- Nếu L/C đợc mở bằng điện có th xác nhận gửi sau thì ngân hàng lấy L/ C mở bằng điện có mã khoá làm L/C gốc.
- Nếu nhận đợc điện mở L/C có tính chất báo trớc cha có điều khoản chi tiết đầy đủ:
+ Khi thông báo điện đó cho khách hàng cần phải ghi rõ "L/C này cha có hiệu lực thi hành", để khách hàng chú ý và chờ nhận đợc L/C có đầy đủ chi tiết và các điều khoản mới thực hiện việc giao hàng.
+ Khi nhận đợc bản L/C chi tiết, ngân hàng thông báo kiểm tra các yếu tố nêu trên và thông báo chính thức cho khách hàng.
- Sau khi kiểm tra xong các yếu tố nh trên, tiến hành lập hồ sơ L/C, ghi chép vào sổ theo dõi, lu số liệu vào máy vi tính nh qui định, đồng thời lập chứng từ thu thủ tục phí theo biểu phí hiện hành (20 USD một L/C) và gửi th thông báo cho khách hàng. Th thông báo L/C đợc làm thành 02 (hai) bản, một bản giao cho khách hàng, một bản lu tại hồ sơ L/C.
- Nếu nhà nhập khẩu chịu phí, vẫn tạm thu của ngời hởng lợi. Sau khi đ- ợc thanh toán thì hoàn trả lại cho ngời hởng lợi.
- Nếu ngân hàng mở L/C yêu cầu Vietcombank xác nhận L/C thì việc chấp nhận và định mức kí quĩ đối với việc xác nhận này do Giám đốc chi nhánh quyết định. Trên thông báo và/ hoặc bản chính L/C phải ghi chú thêm câu"Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi", tức là, " We hereby add our confirmation to this credit", đồng thời tuỳ theo qui định của L/C mà tiến hành thu phí xác nhận ở ngân hàng mở L/C hoặc khách hàng theo biểu phí hiện hành. Hiện nay Vietcombank qui định mức phí xác nhận là 0,3 - 0,5% giá trị L/C/quí (cha kể VAT), tối thiểu 30USD, tối đa là 300USD.
Trong trờng hợp không đồng ý xác nhận L/C thì trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận đợc L/C phải thông báo cho ngân hàng mở L/C biết và thông báo L/C đó cho khách hàng, trong đó lu ý khách hàng về việc Vietcombank không đồng ý xác nhận L/C.
Việc thông báo L/C cho khách hàng là các nhà xuất khẩu Việt nam phải đảm bảo yêu cầu chính xác, rõ ràng, kịp thời và phải gửi bản gốc L/C và kèm theo bản thông báo cùng với phiếu thu thủ tục phí.