III. Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức
2.2.1. Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ
Nhận đợc thông báo L/C, ngời xuất khẩu thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C. Tuỳ thuộc vào qui định của L/C mà ngời xuất
khẩu xuất trình chứng từ tại đâu. Đối với trờng hợp L/C qui định L/C có hiệu lực thanh toán tại Vietcombank thì bộ chứng từ theo L/C đó phải đợc xuất trình tại Vietcombank. Hoặc L/C cho phép chiết khấu tự do thì bộ chứng từ theo L/C đó đợc xuất trình tại Vietcombank hoặc tại bất cứ ngân hàng nào theo sự lựa chọn của ngời xuất khẩu. Lúc này, Vietcombank có thể vừa là ngân hàng thông báo vừa là ngân hàng thanh toán cho ngời hởng lợi và đòi tiền ngân hàng mở L/C.
Theo điều 14 của UCP 500: "Khi ngân hàng mở uỷ quyền cho một ngân
hàng nào đó trả tiền, hay cam kết trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hay chiết khấu các chứng từ phù hợp với điều kiện của tín dụng thì ngân hàng mở phải hoàn lại tiền cho ngân hàng đợc chỉ định để trả tiền hoặc cam kết sẽ trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hoặc chiết khấu."
Do vậy để đảm bảo an toàn cho việc thu hồi lại tiền bán hàng, thu hồi các khoản thanh toán hàng xuất, việc kiểm tra chứng từ chặt chẽ và kĩ lỡng là điều hết sức cần thiết.
Trớc khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải đọc kĩ L/C và các bản sửa đổi L/C đề nắm đợc nội dung của L/C và các yêu cầu phải thực hiện. Bộ chứng từ phải đợc xuất trình đúng hạn. Nếu L/C có giá trị hiệu lực tại Việt nam thì ngày xuất trình chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực của L/C. Nếu địa điễm xuất trình chứng từ ở ngân hàng khác thì phải xuất trình bộ chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực tại ngân hàng đó. Việc kiểm tra chứng từ phải đợc thực hiện bởi thanh toán viên và kiểm soát viên trớc khi gửi đi nớc ngoài đòi tiền.
Nếu phát hiện thấy có sai sót trong chứng từ, thanh toán viên phải kịp thời báo lại cho khách hàng biết và t vấn cho khách hàng cách hoàn thiện chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C.
Kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán là một nội dung quan trọng và thiết thực của nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu. Cơ sở để kiểm tra chứng từ là th tín dụng. Chứng từ gốc để căn cứ lập các chứng từ khác là hoá đơn, vận đơn. Vietcombank chỉ kiểm tra chứng từ bề ngoài phù hợp với điều kiện của L/C chứ không chịu trách nhiệm về hình thức, sự hoàn bị, sự chính xác, sự giả mạo và hiệu lực của các chứng từ cũng nh về tình trạng thực tế của hàng hoá đó nh loại hàng, mẫu mã, chất lợng, số lợng....
* Một bộ chứng từ thanh toán thờng gồm các chứng từ sau: - Hối phiếu
- Hoá đơn thơng mại - Vận đơn
- Bảng kê đóng gói chi tiết - Bảo hiểm đơn
- Giấy chứng nhận trọng lợng, chất lợng, đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận khử trùng ...
Tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, từng thị trờng, từng điều kiện giao hàng, giá cả khác nhau mà yêu cầu các loại chứng từ khác nhau. Ví dụ: hàng nông sản, thực phẩm bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, nếu hàng bán với giá CIF phải có bảo hiểm đơn.
* Việc kiểm tra chứng từ bảo đảm phù hợp, chặt chẽ các mặt sau: - Loại, số lợng chứng từ xuất trình
- Thời hạn xuất trình
- Nội dung, yếu tố của chứng từ phù hợp với qui định của L/C.
* Một bộ chứng từ hoàn hảo phải phù hợp với các điều kiện trên hai ph- ơng diện:
- Mỗi chứng từ phải phù hợp với qui định của L/C và theo qui định của UCP 500.
- Các chứng từ phải phù hợp với nhau.
2.2.1.1. Kiểm tra hối phiếu ( drafts, bill of exchange )
Hối phiếu là công cụ để ngời xuất khẩu đòi tiền ngời nhập khẩu. Hối phiếu lập ra trên cơ sở L/C nên nội dung hối phiếu phải phù hợp L/C. Một hối phiếu phải có đầy đủ các yếu tố sau:
-Loại hối phiếu: là hối phiếu trả ngay hay hối phiếu thanh toán có kỳ hạn.
-Địa điểm và thời gian phát hành hối phiếu
-Số tiền và loại tiền trên hối phiếu.Số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau và phải đúng là loại tiền ghi trong L/C. Nếu L/C không cho phép thu 100% trị giá hoá đơn ngay khi xuất trình thì số tiền ghi trên hối phiếu là số tiền đợc phép thu lần đầu.
-Trên hối phiếu phải có số tham chiếu của L/C và tên ngân hàng mở L/C. -Hối phiếu phải ghi rõ tên ngời ký phát hối phiếu là bên xuất khẩu, còn hối phiếu ghi tên ngời hởng là Vietcombank, từ lúc này, Vietcombank đóng vai trò là ngân hàng thanh toán. Mặt sau của hối phiếu có kí hậu của ngời h- ởng hối phiếu là Vietcombank. Nh vậy ngời trả tiền hối phiếu phải trả tiền cho Vietcombank hoặc trả theo lệnh của Vietcombank.
2.2.1.2. Kiểm tra hoá đơn thơng mại ( commercial invoice)
Hoá đơn thơng mại là bản kê mục lục hàng hoá mà ngời xuất khẩu giao cho ngời nhập khẩu, đây là văn bản đại diện cho số hàng hoá đã giao.
Hóa đơn phải đợc kiểm tra các yếu tố:
- Số bản hoá đơn phải lập theo yêu cầu của L/C.
- Hoá đơn phải lập theo đúng qui định của L/C về tên hàng, số lợng, chất lợng, trọng lợng, mã hàng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng....
- Hoá đơn phải ghi rõ điều kiện giao hàng.
2.2.1.3. Kiểm tra vận đơn (transport document)
Vận đơn là chứng từ quan trọng nhất, nó đợc dùng làm chứng từ chủ yếu để nhận hàng tại nơi hàng đến. Nó xác nhận việc gửi hàng đã đợc thực hiện theo yêu cầu của L/C và thể hiện quyền sở hữu hàng hoá của ngời cầm vận đơn. L/C qui định loại vận đơn nào là tuỳ thuộc vào cách thức chuyên chở theo thoả thuận trong hợp đồng. Vận đơn đờng biển đợc áp dụng khi hàng đ- ợc vận chuyển bằng đờng biển. Nếu hàng hoá đợc vận chuyển bằng hàng không, thì vận đơn hàng không sẽ phải đợc xuất trình.
Trong UCP 500, qui định về nội dung của vận đơn đợc trình bày rất cụ thể. Đối với từng loại vận đơn mà có những yêu cầu riêng. Đối với riêng vận đơn đờng biển, phơng thức vận tải khác nhau đợc áp dụng mẫu vận đơn khác nhau, đó là: vận đơn đờng biển (ocean bill of lading), vận đơn vận tải liên hợp (combined bill of lading/ multimodal transport bill of lading), vận đơn thuê tàu (charter party bill of lading)...
Căn cứ vào qui định của L/C và qui định cụ thể của UCP 500 cho loại vận đơn đó, các yếu tố sau cần đợc xem xét:
-Cảng gửi hàng và cảng đến phải phù hợp với L/C.
-Phần mô tả hàng hoá có thể ghi tổng quát nhng phải phù hợp với hoá đơn.
-Ngày giao hàng phải trớc hoặc đúng vào ngày giao hàng cuối cùng ghi trên L/C mới đợc coi là phù hợp.
-Tuỳ theo điều kiện giao hàng và những điều khoản đặc biệt liên quan đến cớc phí đợc ghi trong L/C, cớc phí vận tải có thể đợc ghi là đã trả hoặc cha trả.
-Số bản vận đơn gốc đợc phát hành.
-T cách của ngời kí phát hành vận đơn phải rõ ràng.
-Phải ghi rõ ai là ngời chịu trách nhiệm chở hàng (riêng vận đơn thuê tàu thì có thể ghi hoặc không ghi tên ngời chở hàng).
-Vận đơn phải đợc xác định là vận đơn hoàn hảo (Clean on board bill of lading), tức là sự xác nhận của ngời chuyên chở về việc hàng hoá đợc xếp lên tàu trong tình trạng bề ngoài tốt.
-Giao hàng có đúng theo lịch trình giao hàng không.
-Ngày xuất trình vận đơn có trong thời hạn cho phép không? Nếu không có qui định gì khác, vận đơn không đợc xuất trình chậm hơn 21 ngày sau ngày phát hành và trong thời hạn cho phép của L/C.
2.2.1.4. Kiểm tra bảo hiểm đơn( insurance policy)
Bảo hiểm đơn phải đợc xuất trình qua ngân hàng khi hàng hoá đợc bán theo giá CIF và khi L/C yêu cầu. Bảo hiểm đơn chứng minh việc bảo hiểm hàng hoá khi gặp rủi ro. Bảo hiểm đơn phải do công ty bảo hiểm hoặc đại lý của họ đứng ra cấp.
-Bảo hiểm đơn phải thể hiện rằng bảo hiểm có hiệu lực chậm nhất kể từ ngày bốc hàng.
-Loại tiền bảo hiểm cùng với loại tiền trong L/C.
-Loại bảo hiểm, mẫu bảo hiểm, ngời đợc bảo hiểm, tên tầu, cảng đến, nội dụng hàng hoá...phải phù hợp với qui định của L/C và các chứng từ khác.
2.2.1.5. Kiểm tra các loại chứng từ khác
- Giấy chứng nhận kiểm nghiệm (certificate of inspection) - Giấy chứng nhận kiểm dịch (phytosanitary certificate )
- Giấy chứng nhận trọng lợng/ chất lợng/ số lợng hàng hoá (certificate of weight/ quality/ quantity)
- Giấy chứng nhận phân tích (certificate of analysis) - Giấy chứng nhận khử trùng (certificate of fumigation) - Bảng kê chi tiết đóng gói (packing list)
Qua kiểm tra, nếu trong chứng từ có những sai biệt so với L/C, so với qui định của UCP 500, và sai biệt giữa các chứng từ với nhau, cách giải quyết nh sau:
- Báo cho khách hàng biết chi tiết về tình trạng của chứng từ. Đối với những sai biệt có thể sửa chữa đợc, t vấn cho khách hàng cách sửa lại chứng từ.
- Đối với những sai biệt không thể sửa chữa đợc, nh giao hàng chậm, xuất trình chứng từ chậm, giao hàng không đúng theo lịch trình, giao hàng vợt quá số lợng, trị giá cho phép của L/C, thiếu chứng từ..., chứng từ đợc gửi sang ngân hàng nớc ngoài có ghi chú tình trạng thực tế trên th đòi tiền. Đồng thời chỉ thị cách thức trả tiền nếu các sai biệt nói trên đợc chấp nhận bỏ qua.
2.2.2. Gửi bộ chứng từ đòi tiền
Sau khi kiểm tra chứng từ, các sai biệt đã đợc sửa chữa, ngân hàng thanh toán phải gửi th đòi tiền kèm chứng từ hoặc điện đòi tiền ngân hàng trả tiền theo qui định của L/C.
Đối với trờng hợp đòi tiền bằng th:
- Ngân hàng trả tiền cũng là ngân hàng mở L/C thì gửi chứng từ và hối phiếu đến ngân hàng đó.
- Ngân hàng trả tiền và ngân hàng mở L/C là hai ngân hàng khác nhau thì lập thêm một bộ hối phiếu nữa đòi tiền ngân hàng trả tiền còn chứng từ gửi đến ngân hàng mở L/C. Nếu chứng từ có sai biệt, chứng từ đợc gửi đến ngân hàng mở L/C để chấp nhận thanh toán. Chỉ khi có đợc sự chấp nhận thanh toán của ngân hàng mở L/C thì mới thực hiện việc đòi tiền ngân hàng trả tiền.
- Th đòi tiền phải có đủ hai chữ ký uỷ quyền theo đúng thông lệ quốc tế. Trên th đòi tiền phải ghi rõ:
+ Xác nhận các điều khoản và điều kiện của L/C đợc thực hiện đúng. + Đề nghị thanh toán theo chỉ dẫn.
+ Ghi thêm số tiền phí phải trả (nếu L/C cho phép).
Đối với trờng hợp L/C trả chậm, trên th đòi tiền phải yêu cầu ngân hàng mở L/C xác nhận đã nhận đợc chứng từ và xác nhận chấp nhận thanh toán vào ngày đến hạn thanh toán.
Đối với trờng hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện:
- Trên điện đòi tiền phải ghi rõ số L/C của ngân hàng mở L/C, chỉ thị cách thức thanh toán: chuyển trả tiền thông qua ngân hàng nào. Số tiền đòi gồm trị giá hối phiếu hoặc trị giá hoá đơn và phí thanh toán (nếu phí này do bên nhập khẩu chịu) và xác nhận sự phù hợp của chứng từ với điều kiện của L/C, chỉ thị việc trả tiền.
- Trong trờng hợp cha có quan hệ mã khoá với ngân hàng trả tiền thì điện đòi tiền có thể đợc gửi theo một trong 2 cách sau:
+ Gửi lệnh đòi tiền đến một ngân hàng đại lý có quan hệ đại lý tốt với Vietcombank, yêu cầu họ cung cấp mã khoá và chuyển tiếp điện đòi tiền đó đến ngân hàng trả tiền.
+ Gửi trực tiếp lệnh đòi tiền đến ngân hàng trả tiền và nêu rõ mã khoá do một ngân hàng khác cung cấp.
- Ngay khi điện đòi tiền, Vietcombank phải lập th gửi chứng từ cho ngân hàng nớc ngoài theo đúng chỉ thị của L/C và phải xác nhận việc đòi tiền bằng điện để tránh thực hiện hai lần.
Việc kiểm tra chứng từ, thông báo tình trạng chứng từ cho khách hàng (nếu chứng từ có sự sai biệt), tiến hành các thủ tục gửi chứng từ đòi tiền nớc ngoài... trong 08 giờ kể từ khi nhận chứng từ của khách hàng.
2.2.3. Thanh toán L/C
Nh đã đề cập ở chơng I, ngân hàng mở L/C qui định về cách thức thanh toán tiền cho ngời hởng lợi. Ta có thể phân biệt các phơng thức thanh toán nh sau:
- L/C cho phép thơng lợng ( negotiation L/C). Nếu L/C qui định thơng lợng tại một ngân hàng đích danh thì L/C chỉ có hiệu lực thanh toán tại ngân hàng đó. Nếu L/C cho phép tự do thơng lợng thì L/C có thể thanh toán tại bất cứ ngân hàng nào. Khi ngân hàng mở L/C cho phép thơng lợng, tức là đã chỉ định ngân hàng thơng lợng đứng ra thanh toán tiền hàng cho ngời hởng ngay khi xuất trình chứng từ, miễn là chứng từ phù hợp với điều kiện của L/C. Ngân hàng đợc chỉ định đó có toàn quyền trong việc quyết định thơng l- ợng/ chiết khấu chứng từ cho khách hàng. Chỉ khi ngân hàng chấp nhận thực hiện việc thơng lợng/chiết khấu chứng từ thì mới đợc kiểm tra chứng từ trong thời gian 7 ngàykể từ khi nhận chứng từ. Nếu ngân hàng không thực hiện việc thơng lợng/ chiết khấu chứng từ thì họ chỉ đóng vai trò là ngân hàng chuyển giao chứng từ, không có thời gian 7 ngày để kiểm tra chứng từ.
- L/C thanh toán (payment L/C). Khi L/C qui định có hiệu lực thanh toán tại một ngân hàng đích danh , thì chứng từ phải gửi đến ngân hàng đó để thanh toán. L/C có thể qui định ngân hàng thanh toán chính là ngân hàng thông báo L/C hoặc ngân hàng mở L/C. Trong trờng hợp ngân hàng thông báo là ngân hàng thanh toán thì họ có thời gian 7 ngày để kiểm tra chứng từ và thanh toán tiền hàng cho khách nếu chứng từ phù hợp. Nếu L/C có hiệu
lực thanh toán tại ngân hàng mở L/C thì ngân hàng của ngời hởng lợi chỉ đóng vai trò là ngân hàng chuyển chứng từ và trong th đòi tiền không cần thông báo tình trạng chứng từ, việc thanh toán hoàn toàn do ngân hàng mở L/ C định đoạt.
Vietcombank với vai trò là ngân hàng của ngời hởng lợi, thực hiện việc thanh toán theo yêu cầu chiết khấu của khách hàng hay chờ thông báo hoàn trả của ngân hàng nớc ngoài.
2.2.3.1. Chiết khấu truy đòi (negotiate)
Chiết khấu truy đòi đối với bộ chứng từ xuất trình theo L/C đợc thực hiện chỉ khi có yêu cầu của ngời hởng lợi. Để đợc chiết khấu truy đòi, ngời hởng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Bộ chứng từ xuất trình phải hoàn hảo, phù hợp với qui định của L/C. - Khách hàng cam kết hoàn trả lại số tiền đã chiết khấu và tiền lãi nếu bộ chứng từ đó bị ngời mua từ chối thanh toán.
- Th yêu cầu thanh toán đề nghị chiết khấu truy đòi phải đợc ký bởi kế toán trởng và chủ tài khoản .
Số tiền chiết khấu tối đa là 98% trị giá hoá đơn và chịu lãi suất theo mức lãi suất chiết khấu hiện hành do Vietcombank qui định. Vietcombank không thực hiện chiết khấu miễn truy đòi mà phổ biến là hình thức chiết khấu truy đòi. Việc không thực hiện mua đứt bán đoạn bộ chứng từ là do nhiều nguyên