II. Thực trạng của một số phơng thức TTQT tại NHCT BaĐình
3. Nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ
N.H.C.T Việt Nam
(áp dụng cho tất cả các chi nhánh) (12) ① ⑥ ⑩ ⑨ ⑤ ⑦ ⑦a (11) ② ④ ③ ⑧ ④a ③a Ghi chú:
① Ngời mua, ngời bán ký hợp đồng ngoại thơng
② Ngời mua làm đơn yêu cầu Ngân hàng của mình phát hành L/C
③ Ngân hàng của ngời mua phát hành L/C qua NHCT Việt Nam
③a Phát hành L/C qua Ngân hàng khác
④ NHCT Việt Nam thông báo L/C qua Chi nhánh
④a Ngân hàng khác thông báo L/C cho ngời bán qua Chi nhánh
⑤ Chi nhánh thông báo L/C cho ngời bán
⑥ Ngời bán giao hàng cho ngời mua
⑦ Ngời bán trình chứng từ cho Chi nhánh để chiết khấu
⑦a Chi nhánh chiết khấu chứng từ thanh toán cho ngời bán
Ngời bán Ngời mua
N.H.C.T Việt Nam Việt Nam Chi nhánh Ngân hàng phát hành Ngân hàng khác
⑧ Chi nhánh gửi chứng từ thanh toán cho Ngân hàng phát hành L/C
⑨ Ngân hàng phát hành thanh toán qua NHCT VN nếu chứng từ phù hợp
⑩ NHCT Việt Nam báo có cho Chi nhánh
(11) Ngân hàng phát hành giao chứng từ cho ngời mua
(12) Ngời mua đi nhận hàng
a) Nhận thông báo và xác nhận L/C xuất khẩu
Chi nhánh đợc phép nhận thông báo L/C và các tu chỉnh liên quan cho khách hàng của mình khi nhận đợc thông báo L/C từ Hội sở NHCT Việt Nam hoặc khi nhận đợc thông báo L/C đã đợc xác nhận từ các Ngân hàng khác trong nớc.
Trớc khi thông báo cho khách hàng L/C và các tu chỉnh liên quan đến L/C phải đảm bảo tính xác thực thông qua ký hiệu mật đã thoả thuận hoặc chữ ký, mẫu dấu đã đăng kí của Ngân hàng thông báo đầu tiên. Việc xác nhận L/C chỉ đợc thực hiện thông qua Hội sở NHCT Việt Nam.
Khi khách hàng có nhu cầu giao dịch, thơng lợng chiết khấu L/C hàng xuất thì Chi nhánh chỉ đợc nhận thơng lợng chiết khấu thanh toán hoặc cho vay ứng trớc thế chấp bộ chứng từ khi L/C chỉ định có giá trị thơng lợng, chiết khấu thanh toán tại bất cứ Ngân hàng nào hoặc là tại chính Chi nhánh.
Điều đáng lu ý là để đảm bảo quyền lợi của mìnhvà khách hàng, cán bộ thanh toán NHCT Ba Đình trong quá trình tiếp nhận và thông báo L/C luôn xem xét cụ thể, chi tiết từng điều khoản, điều kiện trong th tín dụng có ràng buộc trách nhiệm của mình cùng với các đơn vị xuất khẩu, xem xét các điều kiện trong L/C có phù hợp với lợi ích của đơn vị xuất khẩu không, đồng thời t vấn cho các đơn vị xuất khẩu những giải pháp thích hợp nhất nh yêu cầu huỷ bỏ hoặc sửa đổi điều khoản trong trờng hợp các điều kiện không đảm bảo quyền lợi cho đơn vị xuất khẩu.
Theo quy định trong điều 7 của UCP, bản sửa đổi số 500 năm 1993 quy định trách nhiệm của Ngân hàng thông báo: “ Ngân hàng thông báo nếu đồng ý thông báo th tín dụng thì phải kiểm tra với sự cẩn thận thích đáng tính chân thật bề ngoài của th tín dụng mà mình thông báo. Nếu Ngân hàng thông báo không thể xác minh đợc tính chân thật bề ngoài của th tín dụng mà mình phải thông báo thì Ngân hàng không đợc
chậm trễ phải thông báo cho Ngân hàng mà các chỉ thị đã nhận đợc từ Ngân hàng đó biết rằng nó không có khả năng xác minh đợc tính chân thật bề ngoài của th tín dụng và tuy nhiên nếu nó đồng ý thông báo th tín dụng thì phải thông báo cho ngời hởng lợi rằng nó không thể xác minh đợc tính chân thật của th tín dụng”.
b) Sửa đổi th tín dụng
Khi có những đề nghị sửa đổi th tín dụng, với trách nhiệm của Ngân hàng thông báo, thanh toán viên phải thông báo ngay lập tức điều chỉnh L/C cho đơn vị xuất khẩu và nếu có điểm vớng mắc nào thì liên hệ với Ngân hàng mở để yêu cầu cung cấp những thông tin cần thiết. Việc sửa đổi L/C phải làm bằng văn bản và có sự xác nhận của Ngân hàng mở L/C. Văn bản sửa đổi sẽ trở thành một bộ phận cấu thành của L/C và huỷ bỏ những nội dung cũ có liên quan.
Điều cần lu ý là những nội dung sửa đổi chỉ có giá trị hiệu lực nếu việc sửa đổi tiến hành trong thời hạn hiệu lực của L/C và trớc thời hạn giao hàng. Đồng thời các nội dung giao dịch có liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ sung L/C phải đợc tiến hành bằng văn bản nh điện báo, th từ, điện tín, Telex có khoá mã... Tất cả các giao dịch này có thể tiến hành trực tiếp giữa ngời xuất khẩu và ngời nhập khẩu, song kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của Ngân hàng mở L/C.
Theo điều 11, 12 của UCP 500 (1993) nếu chỉ nhận đợc chỉ thị không đầy đủ hoặc không rõ ràng để sửa đổi th tín dụng thì Chi nhánh có thể thông báo sơ bộ cho ngời hởng lợi biết: ” Thông báo sơ bộ này phải đợc nói rõ chỉ có tác dụng là một thông báo đơn thuần và Ngân hàng thông báo không chịu trách nhiệm”.
c) Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ
Sau khi nhận đợc thông báo th tín dụng, đơn vị xuất khẩu thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ kèm công văn nhờ gửi chứng từ tới Ngân hàng nớc ngoài gửi tới NHCT Ba Đình. Theo quy định trong điều 14 UCP 500, Chi nhánh khi đợc uỷ quyền của Ngân hàng phát hành để trả tiền hoặc cam kết trả tiền sau, chấp nhận hối phiếu hoặc chiết khấu khi chứng từ đợc xuất trình xét bề ngoài phù hợp với các điều kiện của th tín dụng.
Chính vì vậy ngay khi nhận đợc chứng từ của khách hàng, cán bộ thanh toán cần yêu cầu khách hàng xuất trình bản gốc L/C và sửa đổi gốc liên quan, đảm bảo xác minh đợc tính xác thực của nó và phải chắc chắn L/C còn giá trị cha thanh toán để có thể thơng lợng ở bất cứ một Ngân hàng nào (đối với L/C thanh toán và giao hàng từng phần). Giá trị thanh toán, thơng lợng tại Chi nhánh phải đúng với giá trị thanh toán của lần giao hàng cần thanh toán. Trớc khi thơng lợng thanh toán và gửi chứng từ đòi tiền cần kiểm tra số lợng, loại chứng từ đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C, kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ đảm bảo khớp đúng với các điều khoản, điều kiện quy định trong L/C và sự thống nhất giữa các loại chứng từ. Đặc biệt thanh toán viên phải lu ý kiểm tra trớc các loại chứng từ không do ngời hởng lập nh chứng từ vận chuyển, chứng từ bảo hiểm, các loại giấy chứng nhận, sau đó kiểm tra những chứng từ đợc lập bởi ngời hởng lợi nh hối phiếu, hoá đơn thơng mại...
Một bộ chứng từ thanh toán gồm các loại chứng từ sau: - Hối phiếu (Draf)
- Hoá đơn thơng mại (Commerce invoice) - Vận đơn (Bill of lading/Airway bill) - Bảng kê chi tiết (Detailed packing list) - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy)
- Giấy chứng nhận trọng lợng, chất lợng, đóng gói (Certificate of Weight/ Quality/ Packing)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Ispection certificate)
Ngoài ra còn có các loại chứng từ khác tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, giá cả, điều kiện thoả thuận giữa các bên. Một bộ chứng từ hoàn hảo thì phải phù hợp các điều kiện sau:
+ Loại, số chứng từ xuất trình + Thời hạn xuất trình chứng từ
Đối với các giấy chứng nhận luôn phải có chữ ký của ngời lập, chứng từ phải phù hợp với nhau và số lợng kiện hàng, trọng lợng tịnh, trọng lợng cả bì phải giống nhau trên các chứng từ. Trong quá trình kiểm tra nếu thấy sự khác biệt hoặc sai sót của chứng từ cần phải xử lý:
. Sai sót có thể thay thế đợc hoặc sửa chữa đợc, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa
. Sai sót không thể thay thế hoặc sửa chữa đợc, đề nghị khách hàng tu chỉnh L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho Ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót và xin chấp nhận thanh toán
. Sai sót không thể đợc chấp nhận, đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ
d) Thơng lợng, chiết khấu và thanh toán
Bộ chứng từ kiểm tra bảo đảm hoàn hảo và phù hợp với L/C hoặc chứng từ sai sót nhng đã có chấp nhận từ Ngân hàng phát hành là cơ sở để xem xét thơng lợng và chiết khấu chứng từ. Tỷ lệ chiết khấu thanh toán cho khách hàng đợc phép dao động trong khoảng 90 - 98% (phí chiết khấu từ 2 - 10%) tổng giá trị mỗi lần thanh toán tuỳ theo loại tiền, cách đòi tiền, thời gian dự kiến thanh toán, các chi phí liên quan, mối quan hệ với Ngân hàng phát hành là do Giám đốc NHCT Ba Đình quyết định trên cơ sở tờ trình của bộ phận thanh toán xuất khẩu. Giám đốc Chi nhánh quyết định có quyền thơng lợng, chiết khấu hoặc cho vay ứng trớc và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
* Chiết khấu thanh toán ngay (bảo lu quyền truy đòi)
Để đợc chiết khấu, khách hàng phải có đơn xin chiết khấu và cam kết quyền truy đòi của Ngân hàng trong trờng hợp không đòi đợc tiền theo chỉ dẫn của Ngân hàng phát hành và chịu tất cả mọi phí tổn liên quan đến thanh toán L/C. Tỷ lệ thanh toán hoặc phí chiết khấu đợc thực hiện theo thoả thuận giữa khách hàng và Chi nhánh, thơng lợng giới hạn trong mức dao động cho phép. Chứng từ đã gửi đi sau 15 ngày nếu không có hồi âm thì NHCT Ba Đình có trách nhiệm lập điện tra soát, sau đó nếu vẫn không có trả lời thì liên tiếp 5 ngày 1 lần thanh toán viên lập điện tra soát
(N99) cho đến khi nhận đợc trả lời từ Ngân hàng nớc ngoài. Sau 1 tháng kể từ khi gửi chứng từ thanh toán mà không đòi đợc tiền thì thanh toán viên chuyển hồ sơ cho bộ phận Tín dụng thông báo cho khách hàng hởng để thực hiện quyền truy đòi theo nội dung đơn xin chiết khấu của khách hàng.