II. Nội dung của hoạt động xuất khẩu đối với doanh
3.3.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3. Tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu
3.3.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng được ký kết, cần xác định rõ trách nhiệm nội dung, trình tự công việc làm, bố trí thời gian, bảng biểu theo dõi tiến độ công việc không để sai xoát xảy ra.
- Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các bước:
Sơ đồ: Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
* Kiểm tra L/C:
Sau khi hợp đồng xuất khẩu đã được hai bên ký kết, người xuất khẩu cần phải kiểm tra lại L/C do người nhập khẩu mở tại ngân hàng có khớp với nội dung trong hợp đồng không. Nếu có yêu cầu sửa đổi thì phải thông báo cho người mua sửa lại L/C tại ngân hàng mở L/C. Mọi nội dung sửa đổi phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C thì L/C đó mới có hiệu lực, văn bản sửa đổi trở thành một bộ phận cấu thành không thể tách rời L/C cũ và nội dung cũ bị huỷ bỏ. Ký hợp đồng xuất Xin giấy phép xuất Chuẩn bị h ng à hoá Giao h ng lên à t uà L m thà ủ tục hải quan Kiểm nghiệm h ng à Uỷ thác thuê t uà Mua bảo hiểm L m thà ủ tục thanh toán Giải quyết khiếu
* Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá:
Việc xin giấy phép xuất khẩu trước đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. Nhưng bắt đầu từ ngày 18/03/1998 theo quyết định số 55/1998/QĐ/TTg ban hành ngày 02/03/1998 của Thủ tướng Chính phủ thì tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước của doanh nghiệp, không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu tại Bộ Thương mại nữa. Tuy nhiên quyết định này không áp dụng với một số mặt hàng đang quản lý theo cơ chế riêng, cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quý, kim loại quý, tác phẩm nghệ thuật, đồ cổ.
Đơn xin giấy phép xuất khẩu bao gồm:
- Phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc nhóm hàng Nhà nước quản lý bằng hạn ngạch).
- Bản sao hợp đồng xuất khẩu.
- L/C.
* Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu:
Sau khi xin được giấy phép xuất khẩu, người xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng hoá. Công việc gồm 3 công đoạn sau:
- Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu: Ở đây, doanh nghiệp xuất khẩu tổ chức thu gom hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau.
- Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu: Việc đóng gói bao bì phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết. Bao bì phải đảm bảo được phẩm chất của hàng hoá, dễ nhận biết hàng hoá, gây ấn tượng cho người mua.
- Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu: Ký hiệu bằng số hay chữ, hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bỗc dỡ, bảo quản hàng hoá. Khi kẻ ký mã hiệu hàng hóa phải đảm bảo nội dung cần thông báo cho người nhận hàng, cho việc tổ chức vận chuyển và bảo quản hàng hoá, đồng thời phải đảm bảo yêu cầu sáng sủa, rõ ràng, dễ hiểu.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê tàu chở hàng dựa vào các căn cứ sau đây:
- Hợp đồng xuất khẩu.
- Đặc điểm hàng hoá xuất khẩu. - Điều kiện vận tải.
Chẳng hạn, nếu điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng là CIF hoặc CRF thì người xuất khẩu có trách nhiệm phải thuê tàu. Nếu là FOB thì trách nhiệm thuê tàu lại thuộc về người nhập khẩu.
Nếu hàng hoá xuất khẩu cần phải bảo quản tươi sống thì cần phải thuê tàu chuyên dụng có thiết bị đông lạnh. Hay cần chở hàng có khối lượng nhỏ lẻ người ta thường không thuê tàu chuyến mà thuê tàu chợ.
Như vậy, trên thực tế người xuất khẩu có nhiệm vụ thuê tàu hay không còn tuỳ thuộc vào điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng đã ký kết.
Kiểm tra lại chất lượng hàng hoá xuất khẩu là công việc cần thiết và quan trọng vì nhờ công tác này mà quyền lợi của khách hàng được bảo đảm, ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các khâu sản xuất cũng như tạo nguồn hàng, đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán.
Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói tại cơ sở sản xuất, còn hàng kiểm tra ở cửa khẩu là do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, phụ thuộc vào sự thoả thuận của 2 bên.
* Làm thủ tục hải quan.
Đây là qui định bắt buộc đối với bất cứ loại hàng hoá nào, công tác này được tiến hành qua 3 bước:
-Khai báo hải quan: Chủ hàng có trách nhiệm kê khai đầy đủ các chi tiết về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên tờ khai hải quan. Nội dung tờ khai hải quan gồm có: Loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng hoá, nước nhập khẩu. Tờ khai hải quan được xuất trình cùng với
một số giấy tờ khác như hợp đồng xuất khẩu, giấy phép, hoá đơn...
- Xuất trình hàng hoá và nộp thuế: Sau khi khai báo chủ hàng cần sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý để thuận tiện cho việc hải quan kiểm tra và tính thuế.
-Thực hiện các quyết định của hải quan: Đây là khâu cuối cùng nhằm hoàn tất quá trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất khẩu. Đơn vị xuất khẩu có nghĩa vụ thực hiện một cách nghiêm túc các quyết định của hải quan đối với lô hàng là cho phép hay không cho phép xuất khẩu...
* Giao hàng lên tàu:
Trong trường hợp nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm chuyên chở thì công việc giao hàng lên tàu tiến hành theo trình tự sau:
-Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu lập bảng đăng ký hàng chuyên chở.
-Xuất trình bảng dăng ký hàng hoá chuyên chở cho người chuyên chở để lấy hồ sơ xếp hàng.
-Bố trí chuyên chở hàng vào cảng và bốc xếp hàng lên tàu.
-Lấy biên lai thuyền phó sau khi xếp hàng lên tàu. Đây là xác nhận của tàu vận chuyển về số hàng đã bốc xếp lên tàu, sau đó lấy biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển. Vận đơn này có giá trị về mặt pháp lý làm cơ sở giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra về hàng hoá được chuyên chở giữa người thuê tàu và người vận tải.
* Mua bảo hiểm:
Việc chuyên chở hàng xuất khẩu thường phải trải qua một lộ trình rất dài, chứa đựng nhiều yếu tố bất thường của điều kiện tự nhiên đặc biệt là chuyên chở bằng đường biển, do đó thường gặp phải rủi ro và gây ra tổn thất. Để tránh được những thiệt hại không thể lường trước đó, hàng hoá xuất khẩu thường được mua bảo hiểm.
Tuỳ vào thoả thuận trong hợp đồng mà nhà xuất khẩu hay nhà nhập khẩu có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá. Có hai loại hợp đồng bảo hiểm là hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến (Open Policy và Voyage Policy).
Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm cần phải nắm vững các điều kiện bảo hiểm:
-Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro.
-Điểu kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng.
-Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm không bồi thường tổn thất riêng.
* Thanh toán hợp đồng:
Đây là khâu cuối cùng nhưng cũng là khâu quan trọng phản ánh kết quả của hoạt động xuất khẩu. Hiệu quả kinh tế của khu vực kinh doanh xuất khẩu một phần nhờ vào chất lượng của việc thanh toán.
Do đặc điểm buôn bán với người nước ngoài nên khâu thanh toán khá phức tạp bởi có nhiều phương thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng thư tín dụng, nhờ thu kèm chứng từ, chuyển tiền... Tuỳ theo mỗi giao dịch xuất khẩu cụ thể mà ta có thể lựa chọn phương thức nào có lợi cho mình nhất. Nhưng nói chung đều cần phải lưu ý đến các vấn đề sau:
-Tiền tệ trong thanh toán. -Thời hạn thanh toán.
-Phương thức và hình thức thanh toán. -Điều kiện đảm bảo hối đoái.
* Giải quyết tranh chấp:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể xảy ra những vấn đề không mong muốn làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hợp đồng, hai bên sẽ căn cứ vào điều khoản “giải quyết tranh chấp, khiếu nại (nếu có)” trong hợp đồng để giải quyết. Thông thường hai bên sẽ đưa vụ việc ra giải quyết ở cơ quan trọng tài kinh tế và mọi phán quyết của trọng tài là chung thẩm và có giá trị bắt buộc đối với hai bên.