Hình 2.4: sơ đồ tổ chức phịng kế tốn
(nguồn : sổ tay nhân sự nội bộ cơng ty Nhà Rồng)
Chức năng cụ thể từng cá nhân trong phịng kế tốn:
Chức danh Quyền hạn Yêu cầu cơng việc Trách nhiệm
Kế tốn trưởng: - Tham mưu đề xuất ý kiến với lãnh đạo trực tiếp các vấn đề về tình hình tài chính, tình hình đầu tư, nhằm đảm bảo việc họat động của cơng ty cĩ hiệu quả, đúng pháp luật. - Điều hành sự họat động của phịng.
- Tổ chức và thực hiện cơng tác kế tĩan phù hợp với họat động cơng ty và quy chế của Nhà Nước . - Được ký các phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc đã được Giám Đốc duyệt.
- Làm việc và nhận sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc.
- Họach định, kiểm tra việc thực hiện để đảm bảo hịan thành nhiệm vụ - Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề được giao.
- Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc.
- Lãnh đạo, điều hành kiểm tra nhân viên trong phịng thực hiện đúng chức năng, quyền hạn được phân cơng.
- Đảm bảo phát hành các báo cáo, quyết định đúng thời hạn.
- Đảm bảo số liệu chính xác trung thực kịp thời. - Nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách tài chính Kế tốn doanh thu và kết quả HĐKD tại cơng ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long trong năm 2008
41 K Ế T O Á N T R Ư Ở N G N g u y ễ n T h á i D ũ n g K ế t o á n c ơ n g n ợ L ê T h ị N g a K ế t o á n á n c h ỉ , t h ẻ B H N g u y ễ n H ả i Y ế n K ế t o á n t i ề n m ặ t N g u y ễ n T h á i P h ư ơ n g P h ĩ p h ị n g k ế t o á n L ê T h ị T h a n h B ì n h ( k ế t o á n t ổ n g h ợ p ) Kế tốn phát sinh bồi thường Hà Thị Lệ
của Nhà Nước.
Phĩ phịng kế tốn 1: - Tham mưu đề xuất ý kiến với lãnh đạo phịng và Ban Giám Đốc về các cơng việc trong phịng để đảm bảo việc họat động cĩ hịêu quả.
- Điều hành phịng khi Trưởng phịng vắng mặt. - Kiểm tra hàng ngày cơng việc của các kế tĩan viên để phát hiện các sai sĩt nhằm chỉnh sửa kịp thời. - Kiểm tra việc sử dụng hĩa đơn, thẻ bảo hiểm của các phịng nghiệp vụ. - Kiểm tra cơng tác kế tĩan các chi nhánh, văn phịng khai thác
- Làm việc và nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ Trưởng phịng.
- Họach định và kiểm tra việc thực hiện về quyền hạn được giao
- Tổ chức phân cơng nhân viên trong phịng trong việc đối chiếu kiểm tra việc thu phí, các chi phí từ hĩa đơn cĩ liên quan tới thu chi hàng tuần.
- Theo dõi báo cáo và phân tích tình hình tài chính của Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phịng,Vp4.
- Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng và Thành viên Ban giám đốc chuyên trách.
- Đảm bảo việc phát hành các báo cáo được giao đúng kỳ hạn quy định - Đề xuất ý kiến và giải quyết kịp thời các nhiệm vụ được phân cơng.
Kế tốn ấn chỉ, thẻ BH: Khai thác và sử dụng các chương trình kế tĩan mà cơng ty giao cho.
- Theo dõi kho ấn chỉ cơng ty và cĩ kế họach in ấn chỉ sắp hết để bổ sung kịp thời trình Ban Giám Đốc.
- Lập biên bản đối chiếu thẻ từng tháng với các phịng, khu vực và chi nhánh.
- Kiểm tra và sốt xét tình hình sử dụng ấn chỉ để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo. - Theo dõi tình hình đầu tư của văn phịng khu vực.
- Chịu trách nhiệm và báo cáo các cơng việc với Trưởng phĩ phịng.
Kế tốn doanh thu – cơng nợ:
Khai thác và sử dụng các chương trình kế tĩan mà cơng ty giao cho.
- Nhận thơng báo thu phí, hợp đồng, kiểm tra nội dung … và cập nhật vào máy tính hàng ngày. - Đối chiếu cơng nợ hàng ngày với kế tĩan ngân hàng, kế tĩan thanh tĩan để phát hiện những sai sĩt nhằm điều chỉnh kịp thời. - In và Lưu các chứng từ hồn tất vào cuối mỗi tháng.
- Lập bảng đối chiếu cơng
- Chịu trách nhiệm và báo cáo các cơng việc với Trưởng phịng.
- Nhận thơng tin từ tất cả các phịng, bộ phận phụ trách rong lĩnh vực mình - Thơng báo với Trưởng phịng các vấn đề bất thường khác.
- Hịan thành cơng việc đúng thời gian quy định
nợ khách hàng với các phịng nghiệp vụ, vp khu vực.
- Quản lý định mức chi quản lý của văn phịng8, Vp9.
- Thực hiện các cơng việc khác khi Trưởng phịng yêu cầu
- Hỗ trợ các phịng trong cơng tác thu nợ phí.
Kế tốn chi tiền mặt: - Khai thác và sử dụng các chương trình vi tính đã được cơng ty giao.
- Tính đúng, đủ, kịp thời các khoản tiền lương, BHXH, cơng tác phí ……. Đối với cán bộ cơng nhân viên. Đảm bảo thanh tốn lương đúng qui định. - Kiểm tra, kiểm sĩat và lập chứng từ chi bồi thường cho khách hàng đúng, đủ, kịp thời.
- Cập nhật thơng tin vào máy tính.
- Căn cứ hợp đồng, hĩa đơn hoặc các chứng thừ khác để viết phiếu chi. - Lưu các chứng từ đã hịan tất và in các báo cáo vào cuối tháng.
- Lập bảng lương hàng tháng.
- Báo cáo số phải nộp về BHXH, KPCĐ, BHYT… và các khỏan khác gởi về kế tĩan ngân hàng để chuyển trả cho các đối tượng liên quan.
- Xác nhận phí và đối chiếu các hồ sơ bồi thường - Đối chiếu quỹ tiền mặt vào cuối tháng, quý - Kiểm tra việc thực hiện khĩan định mức của Vũng Tàu, văn phịng1.
- Thực hiện các sự vụ khác khi Trưởng phịng phân cơng.
- Chịu trách nhiệm và báo cáo các cơng việc với Trưởng phịng.
- Nhận thơng tin từ tất cả các phịng, bộ phận phụ trách.trong lĩnh vực mình - Thơng báo với Trưởng phịng các vấn đề bất thường khác.
- Hịan thành cơng việc đúng thời gian quy định
Kế tốn PS bồi thường Khai thác và sử dụng các chương trình kế tĩan mà cơng ty giao cho
- Phát hành thơng báo thu phí dựa trên chứng từ bảo hiểm gốc.
- Theo dõi phát sinh bồi thường để cập nhật máy tính.
- Thực hiện kiểm sĩat việc cho thuê
- Chịu trách nhiệm và báo cáo các cơng việc với Trưởng phĩ phịng
Kế tốn doanh thu và kết quả HĐKD tại cơng ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long trong năm 2008
trụ sở như thu hồi tiền nhà, điện …
- Quản lý định mức chi quản lý của văn phịng 6..