II. Cơ cấu giá thành và phơng pháp xác định các yếu tố chi phí trong giá
4.Giảm các khoản lãng phí trong chi phí chung
Đây là một trong những khoản chi phí mà trong kế hoạch hạ giá thành xây lắp Xí nghiệp đã giảm đợc rất lớn, có thể nói là cao nhất về tỷ lệ % hạ các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm. Dù năm nào Xí nghiệp Xây Lắp Điện cũng giảm đợc một khoản rất lớn nhng trong kế hoạch giá thành, Xí nghiệp xem giảm chi phí chung là vấn đề mấu chốt trong hạ thấp giá thành. Xí nghiệp rất thành công trong kế hoạch này.
Trong các khoản mục chi phí trong giá thành xây lắp tại Xí nghiệp Xây Lắp Điện: chi phí vật liệu là khoản chi phí khó giảm nhất, tiếp đó là chi phí nhân công và chi phí máy thi công cũng là những khoản chi phí không dễ dàng hạ thấp đối với một ngành đặc thù nh ngành điện. Ban lãnh đạo Xí nghiệp xét thấy giảm chi phí chung là hoàn toàn thực hiện đợc do đó đã áp dụng những biện pháp hữu hiệu để giảm khoản chi phí này. Bên cạnh việc thực hiện chính sách khoán toàn Xí nghiệp. Đối với công tác phí và giao dịch phí là khoản hay gia tăng bất thờng nhất. Vì vậy, để giảm chi phí chung Xí nghiệp khoán chi phí
văn phòng phẩm cho từng phòng, hàng tháng không đợc vợt quá khoản chi phí đó. Chi phí giao dịch, điện thoại cũng đợc khoán một cách chặt chẽ tránh gọi không đúng công việc gây lãng phí. Chẳng hạn trởng phòng tài vụ đợc khoán mỗi tháng tiền điện thoại là 500.000 đồng, nếu gọi quá ngoài số đó cá nhân phải tự bỏ tiền túi ra. Chi phí đi lại cũng là một khoản chi phí không nhỏ. Xí nghiệp quy định đối với trởng phòng trở lên đi công tác đợc dùng xe của cơ quan, nhng thực tế thì nếu những chuyến công tác nhiều ngời đi thì mới dùng xe của Xí nghiệp còn nếu ít ngời thì cá nhân đó đi xe ngoài sau đó về thanh toán với Xí nghiệp.
Ví dụ: Trong chuyến công tác thành phố HCM đầu năm 2001 của trởng phòng tài vụ thời gian đi là 10 ngày.
Nếu đi bằng xe Xí nghiệp thì mỗi ngày phải chi ra 350.000đ tiền xăng xe và lệ phí giao thông cộng thêm 180.000đ tiền phòng ở và tiền ăn. Tổng cộng nếu sử dụng xe của Xí nghiệp chi phí trong 10 ngày ngoài các khoản làm việc khác phải bỏ ra thêm 5.300.000đ.
Nếu đi bằng phơng tiện ngoài (máy bay) thì vé cả đi và về là 1.900.000đ cộng thêm khoản chi phí cho phơng tiện đi lại tại thành phố làm việc của trởng phòng trong 10 ngày là 2.000.000đ.
Nh vậy so sánh trờng hợp sử dụng xe của Xí nghiệp đi công tác và sử dụng phơng tiện bên ngoài trong chuyến đi công tác của trởng phòng Xí nghiệp đã giảm đợc khoản chi phí là: 1.400.000đ. Ngoài ra, Xí nghiệp còn có thể sử dụng phơng tiện của cơ quan mình trong việc khác mà không sợ trùng chéo không có phơng tiện đi lại.
Làm nh thế này Xí nghiệp giảm đợc khoản chi phí rất lớn trong chi phí chung. Và thực tế cho thấy Xí nghiệp đã giảm đợc khoản chi phí chung khá lớn trong những năm qua. Xí nghiệp phải phấn đấu giảm chi phí hội họp, chi phí khảo sát thực địa và những khoản chi phí là việc với bên A. Đây là những khoản chi phí nhiều lúc trở nên không rõ ràng, dễ dẫn đến thất thoát. Xí nghiệp cần có kế hoách khoán cụ thể cho từng đội, ngoài các khoản chi phí trên thì chi phí khác cho mỗi công trình của mỗi đội là bao nhiêu. Con số này phải cụ thể
và sau khi tổ đội trình để quyết toán thì cần phải đối chiếu chứng thực rõ ràng, những khoản nào không rõ ràng phải yêu cầu xác định lại. Không để xẩy ra tình trạng làm gia tăng chi phí gián tiếp, đặc biệt là gia tăng không đúng.