II. PHÂN TÍCH BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TẠP PHẨM
4. Cơ chế hoạt động của bộ máy
Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động áp dụng cơ chế quản lý chung của các doanh nghiệp nhà nước đó là cơ chế " Đảng lãnh đao, nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ".
Hiện nay, doanh nghiệp hoạt động dưới sự chỉ đạo của Đảng bộ Công ty bao gồm 45 đảng viên.
Công ty còn hoạt động dưới sự chỉ đạo của Bộ Thương Mại, hàng năm, Bộ Thương Mại giao chỉ tiêu, nhiệm vụ xuống Công ty và hàng năm, Công ty báo cáo với Bộ Thương Mại về tình hình, kết quả thực hiện các chỉ tiêu của bô giao .
Các nguyên tắc hoạt động và các mối quan hệ của bộ máy quản lý của Công ty được cụ thể hoá trong qui chế hoạt động kinh doanh của Công ty ban hành ngày 5/8/1995 như sau:
a. Về tổ chức lao động .
Qui chế hoạt động của Công ty qui định rõ các cán bộ, phòng ban như đã phân tích ở phần trước, các qui định đối với cán bộ công nhân viên toàn Công ty qui định lịch và nội dung làm việc của Công ty như sau:
* Ban giám đốc hàng tháng hội ý 2 lần với nội dung là kiểm điểm việc thực hiện chủ trương chính sách, chế độ, pháp luật của nhà nước, quản lý của Công ty, thực hiện các chế độ đối với người lao động, phổ biến các chính sách, chế độ mới. Kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch và chỉ tiêu lợi
nhuận trong tháng. Kế toán trưởng cung cấp số liệu hàng tháng.
Thông qua phương án tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý liên doanh liên kết, đầu tư xây dựng mới do các phó giám đốc và trưởng các đơn vị đề xuất bằng văn bản.
Bổ sung, sửa đổi một số vấn đề trong chương trình công tác năm qui chế qui định uỷ quyền của giám đốc trong quá trình thực hiện có vướng mắc hoạc chưa chặt chẽ trong công tác quản lý kinh doanh sản xuất .
Tìm biện pháp tối đa đảm bảo cơ quan an toàn, phòng chống cháy nổ, trộm cắp, lũ lụt, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp ...
* Hàng tuần giao ban theo ngành hàng, bao gồm các thành phần tham dự là giám đốc, bí thư đảng uỷ, phó giám đốc, chủ tịch công đoàn Công ty, kế toán trưởng Công ty, trưởng phó các đơn vị trực thuộc, bí thư chi bộ, thư ký công đoàn bộ phận.
+ Theo nội dung hội ý của ban giám đốc nhưng phạm vi hẹp hơn mức độ thấp hơn nhưng đi sâu, đi sát hơn với tình hình của mỗi đơn vị .
* Hàng quí, ban giám đốc sẽ triệu tập trưởng, phó phòng các đơn vị, có mời bí thư đảng uỷ, chủ tịch công đoàn cùng dự để báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sản xuất và triển khai nhiệm vụ quí tiếp theo.
* Sáu tháng Công ty tổ chức sơ kết gồm cac thành phần là :
Ban giám đốc, ban chấp hành đảng uỷ, ban chấp hành công đoàn, trưởng và phó phòng các đơn vị trực thuộc Công ty, bí thư các chi bộ, ban chấp hành công đoàn các bộ phận .
* Hàng năm, Công ty tổng kết báo cao kêt quả hoạt động kinh doanh, sản xuất và các mặt trong công tác của Công ty, đồng thời thông qua nhiệm vụ kế hoạch năm sau đối với toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong toàn Công ty.
- Đối với các đơn vị kinh doanh, khi có nhu cầu sử dụng vốn, đơn vị phải có các giấy tờ sau:
Giấy xin tạm ứng tiền ( kí tên, đóng dấu ), hợp đồng, báo giá phương án kinh doanh, sản xuất ( được phó giám đốc phụ trách đơn vị ký duyệt) hoá đơn nhập kho.
Tìm ra khỏi quỹ Công ty, sau 2 ngày phái có hàng hoá vật tư nhập kho. Từ ngày thứ 3 trở đi nếu kế hoạchông có hàng nhập kho phải báo cáo rõ lý do với Công ty và chịu lãi suất bằng 150% Lãi suất ngân hàng cùng thời điểm.
- Các đơn vị kinh doanh, sản xuất khi sử dụng vốn phải bù đắp được chi phí và có lợi nhuận.
- Mọi chi phí của đơn vị, đơn vị phải đảm bảo tính hợp lý và phải thể hiện bằng các chứng từ hợp pháp. Tổng chi phí của đơn vị đều nằm trong lãi gộp của đơn vị, lãi gộp không đủ không được chi vượt.
c. Chế độ hạch toán kế toán.
- Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị trực thuộc Công ty đều thực hiện chế độ hạch toán báo sổ, có kế
toán phụ trách giúp đơn vị thực hiện tốt chế độ kế toán theo quyết định của nhà nước và của Công ty.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phat sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, các chứng từ phải được lưu trữ và bảo quản đúng theo qui định của nhà nước. Mọi vi phạm về nguyên tắc tài chính, kế toán thống kê, đồng chí kế toán trưởng và đồng chí được giao nhiệm vụ phụ trách kế toán ở đơn vị có liên quan phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước cơ quan tài chính và cơ quan pháp luật.
d. Về kinh doanh sản xuất .
- Các đơn vị sản xuất kinh doanh được vay vốn kinh doanh tương ứng với nhiệm vụ và kế hoạch Công ty giao, có trách nhiệm quản lý, sử dụng vốn đúng qui định của nhà nước và Công ty
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ giao khoán của Công ty chấp hành nghiêm các chính sách và pháp luật của nhà nước, những qui định của Công ty về quản lý kinh doanh, quản lý tài sản mà Công ty giao cho đơn vị sử dụng.
- Không được kinh doanh hàng giả, hàng trôbs lậu thuế, hàng kém phẩm chất .
- tuyệt đối không được cho vay, cho mượn thế chấp tài sản, tiền vốn Công ty giao cho đơn vịo quản lý và sử dụng.
e. Chế độ kí kết và thực hiện hợp đồng kinh tế .
- Giám đốc uỷ quyền cho trưởng các đơn vị trực tiếp kinh doanh sản xuất được kí các hợp đồng kinh tế đúng pháp chế qui định có giá trị dưới 100 triệu đồng Việt Nam. Các hợp đồng liên doanh lien kết, xuất nhập khẩu và những hợp đồng có giá trị từ 100 triệu đồng việt Nam trở lên thì trưởng đơn vị phái có phương án mới đươch giám đốc đồng ý phê duyệt bằng văn bản mới được ký kết.
- Hợp đồng kinh tế sau khi ký xong đơn vị phải gửi về phòng kế toán 1 bản để theo dõi việc thực hiện.
- Hợp đồng kinh tế sau khi thực hiện xong đợn vị phải tiến hành thanh lý ngay.
f. Chế độ tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp.
theo qui chế khoán đã được thông qua toàn thể công nhân viên chức và chế độ phụ cấp, bảo hiểm xã hội, BHYT theo đúng qui định của bộ luật lao động và các văn bản chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền.
g. Nhận xét.
Từ những qui định về qui chế tổ chức và kinh doanh của Công ty ta có thể rút ra một số nhận xét và cơ chế hoạt động của bộ máy như sau
- Về nguyên tắc hoạt động :
+ Công ty đã đề ra được những nguyên tắc hoạt động cho toàn bộ bộ máy của Công ty một cách chặt chẽ, khoa học, đúng pháp luật
+ Từ các qui định chi tiết về nguyên tắc hoạt động ở trên ta thấy rõ Công ty đã thực hiện tốt các nguyên tắc hoạt động cơ bản đó là nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội, nguyên tắc tập trung dân chủ thể hiện ở những qui định về chế độ, nội dung làm việc của ban giám đốc, lịch và nội dung làm việc của Công ty, các qui định về họp giao ban, đại hội công nhân viên chức ...
+ Công ty tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc tiết kiệm thể hiện ở những qui định chặt chẽ về công tác quả lý vốn, tài sản, chế độ kí kết hợp đồng kinh tế
+ Công ty tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc kết hợp hài hoà cái lợi ích thể hiện ở qui chế về tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp
- Về các mối quan hệ :
+ Ta thấy các mối quan hệ theo chiều dọc đó là giữa ban giám đốc và các đơn vị là rất chặt chẽ
+ Tuy nhiên ta thấy rằng các mối quan hệ theo chiều ngang ( giữa các đơn vị ) là tương đối lỏng lẻo và ít có qui định chính thức
CHƯƠNG III.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TẠP PHẨM VÀ BẢO HỘ LAO ĐỘNG .