II- Mục tiêu phát triển và định hướng xuất khẩu của công ty XNK
1- Giải pháp từ phía Công ty
1.1- Nâng cao công tác thu mua tập trung gạo xuất khẩu tại Công ty
Thực tế cho thấy rằng, thời gian vừa qua, kết quả của hoạt động xuất khẩu nói chung và qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo nói riêng của Công ty XNK Intimex chưa cao do công tác thu mua gạo xuất khẩu còn nhiều hạn chế. Một trong các nguyên nhân chủ yếu là do Công ty chưa chủ động trong thu mua nguồn hàng xuất khẩu trong khi hoạt động của một số đơn vị sản xuất kém hiệu quả; đầu tư trong khâu chế biến dự trữ mặt hàng gạo xuất khẩu chưa được quan tâm thích đáng; điều này khiến cho chất lượng và số lượng gạo xuất khẩu chưa được đảm bảo hạn
chế việc ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương của Công ty. Do đó, hoàn thiện và nâng cao thu mua gạo xuất khẩu là một trong các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục các tồn tại nêu trên. Hơn thế nữa, là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có uy tín trong và ngoài nước, tiêu chí tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu của công ty luôn hướng đến là không ngừng nâng cao chất lượng và sức cạnh tranh mặt hàng gạo xuất khẩu; đảm bảo thu mua số lượng hàng đúng và đầy đủ; Bởi thế, giải pháp cấp bách và quan trọng hiện nay Công ty cần hướng đến nhằm nâng cao hơn nữa công tác thu mua hàng xuất khẩu, đó chính là “ hoàn thiện và phát triển hệ thống các chân hàng cùng với việc phát triển hệ thống chế biến, bảo quản và dự trữ gạo xuất khẩu.
a) Hoàn thiện và phát triển hệ thống các chân hàng
Thực chất của hướng giải pháp này là đánh giá khả năng cung cấp mặt hàng gạo xuất khẩu của các đơn vị sản xuất- kinh doanh dựa trên nguồn nội lực và việc cung ứng nguồn hàng thực tế của các đơn vị này; từ đó giúp Công ty có biện pháp thu mua, huy động gạo xuất khẩu phù hợp và hiệu quả, nghĩa là đúng về chất lượng, đủ về số lượng với mức giá thu mua “hợp lý”. Bởi thế, hai phương pháp nghiên cứu có thể áp dụng kết hợp với nhau, đó là phương pháp nghiên cứu lấy mặt hàng làm đơn vị nghiên cứu với phương pháp lấy đơn vị sản xuất làm đơn vị nghiên cứu.
Giải pháp trên được tiến hành cụ thể như sau:
* Thứ nhất, đó là vấn đề thu thập thông tin
- Các chỉ tiêu đánh giá mặt hàng gạo xuất khẩu: căn cứ vào hợp đồng nội ký kết giữa chân hàng và Công ty, Công ty có thể điền vào bảng các số liệu cụ thể về các tiêu thức như số lượng, giá cả, phẩm chất hàng hoá.
- Về năng lực sản xuất của các đơn vị chân hàng: việc tổng hợp các thông tin, nội dung cụ thể của các đơn vị sản xuất- kinh doanh có thể được thực hiện thông qua các phương pháp nghiên cứu sơ cấp và thứ cấp. Từ đó, giúp Công ty xác định rõ ràng hơn trong mối quan hệ kinh doanh của mình, chấm dứt mối quan hệ với các chân
hàng kém hiệu quả; tiếp tục củng cố mối quan hệ với các đơn vị chân hàng có năng lực, uy tín; từng bước thiết lập mối quan hệ với các đơn vị chân hàng có tiềm năng.
* Thứ hai, đó là công việc phân tích và đánh giá: công ty có thể hướng đến
giải quyết các vấn đề như:
- Trước tiên, Công ty theo dõi và đánh giá và so sánh các chân hàng dựa theo các chỉ tiêu về mặt hàng gạo như số lượng, giá thu mua và chất lượng. Qua đó, Công ty nhận biết được đơn vị cung ứng nào tốt, đơn vị nào chưa tốt; đơn vị nào có tiềm năng phát triển, đơn vị nào có xu hướng kém phát triển; đây là tiền đề vững chắc giúp Công ty xác định rõ ràng hơn trong mối quan hệ kinh doanh của mình, chấm dứt mối quan hệ với các chân hàng kém hiệu quả; tiếp tục củng cố mối quan hệ với các đơn vị chân hàng có năng lực, uy tín; từng bước thiết lập mối quan hệ với các đơn vị chân hàng có tiềm năng.
- Tiếp theo, Công ty tìm nguyên nhân dựa trên việc xem xét các yếu tố nội lực của đơn vị như lao động, vốn, hệ thống cơ sở vật chất.
- Cuối cùng, Công ty có thể lựa chọn biện pháp giải quyết với các chân hàng đó như: tiếp tục hay chấm dứt mối quan hệ với các chân hàng lâu năm, đẩy mạnh hay hạn chế mối quan hệ với các chân hàng tiềm năng; và quan trọng hơn cả là việc xác định loại hình giao dịch là phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất trong việc thu mua gạo xuất khẩu, đó là liên doanh liên kết thu mua hàng xuất khẩu, uỷ thác xuất khẩu hay thu mua hàng xuất khẩu ?
b) Tổ chức hệ thống thu mua tạo nguồn gạo xuất khẩu
Nội dung giải pháp tổ chức hệ thống thu mua gạo xuất khẩu bao gồm
- Thiết lập các kênh thu mua(các chi nhánh, đại lý) phù hợp
- Đầu tư và xây dựng các nhà máy chế biến, các kho hàng dự trữ và bảo quản hàng hoá
Mục tiêu của việc tổ chức hợp lý hệ thống thu mua gạo xuất khẩu để đảm
thấp nhất. Hơn thế nữa, tổ chức hệ thống thu mua tạo nguồn gạo xuất khẩu là biện pháp then chốt và quan trọng nhất, tạo điều kiện cho Công ty đạt mục tiêu làm chủ nguồn hàng, nâng cao chất lượng hàng hoá trên cơ sở đầu tư và xây dựng các nhà máy chế biến, các kho chứa hàng và các hệ thống vật chất khác. Do đó, để hệ thống thu mua hoạt động có hiệu quả, cần thiết để thiết lập cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có kế hoạch.
Sơ đồ hệ thống thu mua tạo nguồn gạo xuất khẩu
Sơ đồ trên cho thấy rằng, các đơn vị trực thuộc bộ phận điều hành có thể là các chi nhánh riêng của Công ty, song cũng có thể là các đại lý hình thành dựa theo việc xác định các phương thức giao dịch xuất khẩu phù hợp; đó có thể là sự kết hợp các chi nhánh và đại lý để tạo nên tính đa dạng và linh hoạt cho hệ thống. Cùng với việc lựa chọn đại lý và chi nhánh là việc hình thành các nhà máy chế biến sản xuất và các kho bãi nhằm dự trữ và bảo quản mặt hàng gạo tốt nhất. Hơn thế nữa, yếu tố không thể không xem xét là phương án vận chuyển và điều kiện giao thông ở các địa phương, góp phần đảm bảo tiến độ thu mua và chất lượng gạo xuất khẩu.
Nhằm phát huy hiệu quả hoạt động của hệ thống, một số giải pháp cụ thể được đề xuất dưới đây:
Bộ phận điều hành hệ thống thu mua gạo xuất khẩu Chi nhánh (đại lý) thứ nhất Đại lý(chi nhánh) thứ hai Kho chứa hàng 1 Nhà máy chế biến 1 Nhà máy chế biến 2 Kho chứa hàng 2
- Phân định rõ vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống: cụ thể như bộ phận điều hành có chức năng giám sát, chỉ đạo và kiểm tra hoạt động của các chi nhánh, đại lý trực thuộc; lập ra các phương án, kế hoạch mục tiêu thực hiện căn cứ vào hoạt động nghiên cứu tình hình thị trường sản xuất lúa gạo trong và ngoài nước, xu hướng biến động nhu cầu của mặt hàng này,…Các chi nhánh, đại lý trực thuộc trực tiếp điều hành hoạt động của các nhà máy chế biến, giám sát hoạt động thu mua, bảo quản và dự trữ gạo theo kế hoạch; bộ phận trực tiếp quản lý các nhà máy chế biến và kho hàng thực hiện đúng chuyên môn, kỹ thuật của mình theo chỉ đạo của cấp trên.
- Công tác đánh giá: nên được thực hiện thường kỳ hiệu quả hoạt động của các đơn vị trực thuộc, trong đó xác lập cụ thể chế độ khen thưởng kỷ luật để từ đó khắc phục các mặt yếu kém, khuyến khích các đơn vị tiên tiến, xuất sắc; góp phần nâng cao công tác tập trung nguồn gạo xuất khẩu.
- Chế biến và bảo quản trong các nhà máy, kho hàng cần được tổ chức và quản lý chặt chẽ. Cụ thể là các vấn đề về đầu tư trang thiết bị máy móc chế biến, kỹ thuật bảo quản gạo,…nhằm đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn, chất lượng nhằm phát huy hiệu quả.
- Hoàn thiện và nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản gạo xuất khẩu cũng là giải pháp thiết yếu. Làm thế nào để đảm bảo sau các khâu trên, gạo có hương vị thơm ngon, độ trắng bóng, độ dẻo và độ mềm khi chạm vào hạt gạo, tỷ lệ tấm thấp nhất (5%),... Liên quan đến khía cạnh này là công tác đào tạo đội ngũ kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao.