- Khuyết điểm:
4.3.Tình hình nhập xuất hàng tồn kho của Xí nghiệp 1 Hệ thống kiểm soát tồn kho tại Xí nghiệp
4.3.1. Hệ thống kiểm soát tồn kho tại Xí nghiệp
Hiện tại, Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm Xman vào công tác tổ chức kế toán. Mọi hoạt động nhập xuất trong ngày đều được ghi chép và cập nhật liên tục.
Hàng ngày, khi mua hàng vào Kế toán đều tập hợp các phiếu chi thu mua trong ngày để lên bảng kê và phiếu nhập kho. Khi xuất bán hoặc xuất sản xuất, Kế toán cũng đều lập phiếu xuất kho hoặc nhập kho thành phẩm. Sau đó các chứng từ này đều được Kế toán nhập liệu vào chương trình, tự động chương trình sẽ cập nhật các báo cáo về tình hình xuất nhập tồn.
Như vậy, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục, giúp nắm bắt nhanh được tình hình tồn kho của Xí nghiệp. Kế toán cũng đỡ vất vả trong việc tính toán lượng tồn kho. Cuối tháng kế toán kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách để kịp thời phát hiện những trường hợp sai sót. Điều này là rất cần thiết giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho.
Qua hệ thống kiểm soát tồn kho như thế thì mức độ kiểm soát tồn kho đối với các mặt hàng là như nhau. Tuy nhiên, theo hệ thống tồn kho phân loại ABC thì việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỷ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị. Vì vậy cần kết hợp thêm hệ thống kiểm soát tồn kho phân loại ABC.
Tại Xí nghiệp cũng tồn kho nhiều loại hàng khác nhau, nhưng không thể áp dụng phân loại theo kiểu ABC. Vì mặt hàng có giá cao hơn các mặt hàng khác một chút thì chiếm tỷ lệ không nhiều nên giá trị của nó thấp. Mặt hàng có giá thấp hơn thì chiếm tỷ lệ rất cao nên giá trị của nó cũng lớn. Cụ thể đối với gạo nguyên liệu, giá mua của nó là rẻ nhất so với các loại còn lại, lại chiếm 85% tỷ lệ giá trị và khoảng 88% tỷ lệ số lượng. Giá trị và số lượng của chúng ngang nhau, không có loại chiếm giá trị lớn nhưng số lượng ít (bởi giá mua vào của chúng không có sự chênh lệch lớn lắm). Cho nên, việc kiểm soát theo cách phân loại ABC là không cần thiết. Chỉ cần kiểm soát theo hệ thống tồn kho liên tục như trên của Xí nghiệp thì nhà quản lý đã có thể nắm bắt được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, điều đó giúp cho việc thiết đặt sản xuất, kinh doanh được thuận lợi hơn.