- Khuyết điểm:
HÀNG TỒN KHO
5.2.5. Chi phí đặt hàng
Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí một lần đặt hàng (S) Chi phí đặt hàng tại Xí nghiệp gồm có các chi phí sau:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình quân là 6.000 đồng/tấn. Năm 2006 Xí nghiệp thu mua vào là 111.954 tấn. Vậy chi phí bốc xếp năm 2006 là: 671.724.000 đồng.
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: tại Xí nghiệp bạn hàng sẽ trực tiếp mang hàng đến bán nên chi phí giao dịch ở đây thường chỉ có chi phí điện thoại.
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm: có 12 nhân viên kiểm phẩm, lương bình quân 2.058.000 đồng/người.
- Chi phí cho nhân viên kế toán kho: có 3 nhân viên, lương bình quân 2.100.000 đồng/người.
Bảng 5.12: Bảng tính chi phí đặt hàng trong năm 2006
ĐVT:1000 đồng
Chỉ tiêu Giá trị
1. Bốc xếp 671.724
2. Điện thoại 41.560
3. Nhân viên kiểm phẩm 296.352
4. Kế toán kho 75.600
Cộng 1.085.236
Vậy: tổng chi phí đặt hàng trong năm 2006 của Xí nghiệp là 1.085.236.000 đồng.
Tương tự chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng cũng thế, sẽ được bốc tách thành định phí và biến phí.
Trong đó chỉ có chi phí bốc xếp là biến phí còn lại như: chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng (điện thoại), kiểm phẩm, kế toán kho được xem như là định phí.
* Biến phí đặt hàng (Bđh): 671.724 (1000đ). * Định phí đặt hàng (Đđh): 413.512 (1000đ).
Chi phí cho một lần đặt hàng (S) cũng chỉ tính cho biến phí. S =
Theo như lý thuyết, muốn tính được chi phí một lần đặt hàng cần phải biết được trong năm Xí nghiệp đặt mua hàng bao nhiêu lần. Tuy nhiên con số này không phải lúc nào cũng xác định được. Đối với những Xí nghiệp mua hàng theo đơn đặt hàng,
Chi phí đặt hàng Số lần đặt hàng trong năm
hoặc mua sản phẩm từ những nhà cung ứng cụ thể nào đó, những sản phẩm không mang tính chất mùa vụ có thể mua bất cứ lúc nào… thì số lần đặt hàng trong năm sẽ xác định được.
Tuy nhiên, đối với trường hợp của Xí nghiệp sản phẩm mua vào là mặt hàng gạo – một mặt hàng mang tính chất thời vụ, không phải lúc nào cũng có nguồn cung cần thiết. Vì vậy, Xí nghiệp không đợi đến lúc có đơn đặt hàng mới tiến hành mua vào, mà khi vào vụ sẽ bắt đầu thu mua liên tục. Đối tượng cung cấp đầu vào của Xí nghiệp rất đa dạng đó là các bạn hàng, thương lái, hộ dân, doanh nghiệp… Hàng ngày, họ vận chuyển hàng đến tận Xí nghiệp để bán với số lượng khác nhau ít có nhiều có. Do đặc điểm của sản phẩm và thu mua lẻ như thế Xí nghiệp không đặt hàng trước nên không thể biết được cũng như không thể tính được trong năm Xí nghiệp đặt hàng bao nhiêu lần.
Không có số lần đặt hàng trong năm, sẽ không tính được chi phí cho một lần đặt hàng. Từ đó sản lượng đơn hàng tối ưu sẽ không tính ra được. Như vậy có phải chăng lý thuyết về các mô hình tồn kho không thể áp dụng vào thực tế? Không hẳn là như thế, lý thuyết chỉ là nền tảng để từ đó ta biết cách vận dụng vào thực tế sao cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Như đã nói ở trên, do đặc điểm thu mua của Xí nghiệp, ta không thể xác định được số lần đặt hàng trong năm. Nhưng ta có thể biết trong năm Xí nghiệp nhận được bao nhiêu đơn đặt hàng từ khách hàng, và để giao đủ hàng cho một hợp đồng như thế Xí nghiệp phải có thời gian chuẩn bị điều động đủ số lượng hàng để giao. Từ đó ta có thể giả định: tương ứng với một đơn đặt hàng của khách hàng là một đợt điều động nguồn hàng của Xí nghiệp là một lần Xí nghiệp đặt mua hàng.
Vậy:
Số lần đặt hàng trong năm = số đơn đặt hàng Xí nghiệp nhận được trong năm. Qua số liệu thống kê năm 2006 Xí nghiệp có các hợp đồng sau:
Bảng 5.13: Bảng số liệu hợp đồng trong năm
Loại hợp đồng Số lượng
Xuất khẩu trực tiếp 144
Ủy thác xuất khẩu 11
Cung ứng nội địa 16
Cộng 171
Nguồn: thu thập từ phòng kinh doanh của công ty
Từ đó ta có thể tính được S = 171 724 . 674 = 3.928 (1000đ) 5.2.6. Chi phí tồn kho
Tổng chi phí tồn kho tại Xí nghiệp gồm có: Chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng. Chi phí này năm 2006 là: 5.129.151 + 1.085.236 = 6.214.387.000 đồng.
Nếu tách biệt riêng chi phí tồn kho như thế sẽ không có cơ sở để nhận định chi phí này là cao hay thấp. Chỉ có thể biết đươc chi phí này là hợp lý chưa khi nó đi kèm với các chỉ tiêu khác.
Chi phí tồn trữ trên doanh thu =
718 . 938 . 398 387 . 214 . 6 = 1,5%
Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí sản xuất =
699 . 947 . 15 387 . 214 . 6 = 39%
Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí =
617 . 471 . 36 387 . 214 . 6 = 17%1
Khi nói đến khoản mục chi phí thì càng thấp sẽ càng tốt. Ở đây chi phí tồn trữ cũng không ngoại lệ. Các khoản chi phí được nói đến ở trên chỉ có ý nghĩa tham khảo để người đọc có thể có tự so sánh, nhận định riêng của mình. Tuy nhiên theo chủ quan bản thân tôi nhận thấy, chi phí tồn trữ trên chi phí sản xuất là khá cao, chưa tốt. Vì vậy nên có biện pháp cần thiết để hạ thấp chi phí này.