1.Sự cần thiết.
Đại lý bảo hiểm là kênh phân phối rất hiệu qủa và thờng đợc tổ chức thành mạng lới. Chỉ có mạng lới đại lý rộng khắp mới có thể giúp doanh nghiệp đa các sản phẩmcủa mình đến với ngời tiêu dùng, giúp ngời dân làm quen với bảo hiểmvà hiểu đợc vai trò và tầm quan trọng của bảo hiểm trong cuộc sống. Hơn nữa việc tổ chức mạng lới đại lý giúp cho đại lý tiếp cận trực tiếp với khách hàng, thu thập đơc dễ dàng những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng một cách tốt hơn.
ở những nớc phát triển, hầu hết mọi tầng lớp dân c đều am hiêu về bảo hiểm nên việc thuyết phục họ tham gia rất đơn giản. Hơn nữa ,đa số ngời dân đều có tài khoản riêng nên việc thu phí dễ dàng .Nhng ở Việt Nam khi mà nhận thức của ngời dân về bảo hiểm còn hạn chế, hoạt đông bảo hiểm còn kém phát triển, thì việc tổ chức quản lý mạng lới đại lý bảo hiểm là hết sức cần thiết.
Hơn nữa, đại lý bảo hiểm bao gồm nhiều loại , nhiều trình độ và hoạt động trên phạm vi rộng vì vậy phải tổ chức và quản lý mạng lới chặt chẽ , khoa học. Có nh vậy mới nâng cao đợc hiệu qủa hoạt động , mới gắn kết đợc các thành viên trong từng tổ , nhóm đại lý , mới tạo nên sức mạnh tập thể trong khâu khai thác, góp phần giúp doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện cạnh tranh tăng doanh thu và nâng cao thị phần.
2.Các mô hình tổ chức mạng lới đại lý.
a.Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý .
Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý thờng áp dụng với công tác quản lý bảo hiểm trên quy mô rộng.
Mô hình này có u điểm :
- Doanh nghiệp bảo hiểm có mạng lới bán hàng rộng khắp , tạo khả năng xâm nhập thị trờng và đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm bảo hiểm.
- Chuyên môn hoá sâu về nhân sự , giảm bớt sự quá tải công việc tại văn phòng và việc áp dụng các chính sách, biện pháp đồng bộ rất thuận lợi.
- Phát hiện kịp thời những sản phẩm bảo hiểm tốt xấu tại các vùng lãnh thổ nhất định. Từ đó dễ dàng kiểm soát nhu cầu bảo hiểm ở các vùng địa lý khác nhau để có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp .
Mô hình này có nhợc điểm:
- Chi phí quản lý cao và trùng lặp giữa các bộ phận khi giải quyết các công việc.
- Thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thờng bị chậm trễ và đôi khi thiếu chính xác.
Giám đốc văn phòng
khu vực A Giám đốc văn phòng khu vực B Giám đốc văn phòng khu vực C
Trởng phòng vùng 1 Trởng phòng vùng 2 Trởng phòng vùng 1 Trởng phòng vùng 2 Trởng phòng vùng 1 Trởng phòng vùng 2 Tổ tr- ởng nhóm 1 Tổ tr- ởng nhóm 1 Tổ tr- ởng nhóm 1 Tổ tr- ởng nhóm 1 Đại lý Đại lý
- Khả năng cải tiến sản phẩm , khả năng thích ứng với các mối đe doạ của toàn doanh nghiệp bảo hiểm kém.
b.Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý.
s
Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý có thể áp dụng với công tác quản lý bảo hiểm trên cả quy mô rộng và hẹp.
Mô hình này có u điểm : - Tiết kiệm chi phí quản lý
- Mạng lới đại lý rộng khắp có điều kiện bao quát thị trờng và tăng doanh thu bảo hiểm .
- Các tổng đại lý thờng đợc bố trí theo khu vực nên có thể nắm đặc tính của từng khu vực, tạo điều kiện khai thác theo chiều sâu và cóchién lợc khai thác theo từng khu vực .
- Dễ nhận ra sự phù hợp của các sản phẩm bảo hiểm trên các khu vực khác nhau. Hơn nữa , còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các chính sách cà biện pháp đồng bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm .
Mô hình này có nhợc điểm :
- Thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thờng bị chậm trễ và đôi khi thiếu chính xác .
- Khả năng cải tiến sản phẩm và thích ứng với các mối đe doạ của toàn doanh nghiệp bảo hiểm kém
- Gây trùng lặp giữa các bộ phận khi giải quyết công việc .
Trởng phòng khu vực A
Giám đốc kinh doanh
Trởng phòng
khu vực B Trởng phòng khu vực C
Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý
Đại lý
- Lực lợng bán hàng bịphân tán.
c. Mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng .
Mô hình này rất phù hợp trong môi trờng cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm .
Mô hình này có u điểm:
- Tạo điều kiện chuyên môn hoá trong khâu bán hàng. Nhân viên bán hàng đợc đào tạo chuyên sâu nên kỹ năng bán hàng rất cao.
- Ngời bán hiểu sâu sắc các đặc điểm và nhu cầu của khách hàng nên sẽ đa ra các đề nghị xác thực đối với doanh nghiệp bảo hiểm làm cho sản phẩm bảo hiểm có tính hấp dẫn cao hơn đối với từng khách hàng và gây ấn tợng sâu sắc với họ.
- Hiệu quả bán bảo hiểm cao và nâng cao khả năng cạnh tranh . Mô hình này có nhợc điểm :
- Khó cải tiến sản phẩm bảo hiểm
- Khó đạt đợc sự đồng bộcủa cùng một loại sản phẩm vì cùng mọt loại sản phẩm nhng yêu cầu của khách hàng trong từng nhóm thị trờng lại khác nhau.
- Gây căng thẳng trong bộ phận quản lýlực lợng bán hàng khu vực vì cùng một lúc phải chịu sự chỉ đạo của nhiều phòng ban với các thông tin khác nhau.
d. Mô hình tổ chức đại lý theo nhiều cấp.
Giám đốc kinh doanh
Trởng phòng bán hàng thị trờng dân c Trởng phòng bán hàng thị trờng thơng mại Trởng phòng bán hàng thị trờng Chính phủ Trởng phòng bán hàng khu vực Nhóm đại lý phụ trách thị trờng dân c Trởng phòng bán Nhóm đại lý phị trách thị trờng th- ơng mại Nhóm đại lý phụ trách thị trờng Chính phủ
ở Việt Nam hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của bảo hiểm nhân thọ, đội ngũ đại lý bảo hiểm tăng nhanh nên mô hình tổ chức đại lý nhiều cấp đợc các công ty áp dụng :
Cấp 1: đại lý BHNT Cấp 2: tổ đại lý BHNT
Cấp 3: Phòng đại lý BHNT khu vực .
Đại lý đợc tổ chức thành từng tổ, số lợng trong từng tổ không quá 15 ngời, hoạt động dới sự lãnh đạo của tổ trởng đại lý. Có thể tổ chức phòng bảo hiểm khu vực ,mỗi phòng cố tối đa 4 tổ và 40 đại lý hoạt động dới sự lãnh đạo của trởng phòng và phó phòng đại lý .
Mô hình này có u điểm :
- Tổ chức gọn nhẹ nên tiết kiệm chi phí quản lý.
- Hiệu quả bán hàng cao và nâng cao khả năng cạnh tranh
- Mạng lới đại lý rộng khắp nên có điều kiện bao quát toàn bộ thị trờng và tăng doanh thu bảo hiểm .
Mô hình này có nhợc điểm:
Thông tin giữa khách hàng và nhà quản lý cấp cao của công ty thờng bị chậm trễ và thiếu chính xác.
3.Quản lý mạng lới đai lý .
Giám đốc Phòng bảo hiểm nhân thọ Phòng đại lý BHNT khu vực Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý Đại lý Đại lý
Quản lý mạng lới đại lý của các doanh nghiệp bảo hiểm thờng bao gồm
các công việc sau:
a.Lập kế hoạch quản lý đại lý.
Trớc khi lập đợc kế hoạch quản lý mạng lới bảo hiểm trớc hết phải tiến hành điều tra khảo sát thị trờng . Nếu kết quả là có khả năng thiết lập mạng lới đại lý thì lập kế hoạch quản lý. Ban đầu là kế hoạch tuyển dụng đại lý bao gồm : tuyển dụng nh thế nào? số lợng đại lý cần tuyển dụng ? trên cơ sở xác định nguồn nhân lực cần có để đạt đợc doanh thu bảo hiểm kế hoạch trong thời gian tới. Đồng thời cần xem xét mô hình tổ chức quản lý, hình thức thởng phạt đối hoạt động của đại lý ..Lập kế hoạch sát thực sẽ giảm bớt tính bất ổn của…
doanh nghiệp, sự chồng chéo và tránh lãng phí. Đồng thời còn giúp cho công tác kiểm tra, theo dõi đợc dễ dàng.
b.Tổ chức quản lý đại lý.
Sau khi có kế hoạch , doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành thành lập đại lý mà công việc đầu tiên là tuyển dụng đại lý. Tuyển dụng đại lý là quá trình tìm kiếm những ứng cử viên phù hợp vào công việc phân phối và bán sản phẩmbảo hiểm. Để tuyển dụng đại lý, cần đề ra những tiêu chuẩn cụ thể nh tuổi đời, trình độ, phẩm chất, sức khoẻ, khả năng giao tiếp…
Sau khi tuyển dụng doanh nghiệp bảo hiểm tổ chức đào tạo đại lý theo các ngạch bậc cơ bản , sau đó cấp giấy phép hành nghề . Quá trình đào tạo có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý đại lý vì nó quyết định chất lợng hoạt động đại lý .
Ban đầu đại lý đợc đào tạo những kiến thức cơ bản về bảo hiểm và hoạt động bảo hiểm, kỹ năng bán bảo hiểm có hiệu qủa, quyền lợi và trách nhiệm của đại lý và doanh nghiệp bảo hiểm(đào tạo cấp 1).Sau đó đại lý đợc đào tạo nâng cao kỹ năng khai thác , kiến thức về bảo hiểm và khả năng quản lý, tham gia các khoá đào tạo chuyên đề , các lớp huấn luyện , các cuộc hội thảo.
Yêu cầu của công tác tổ chức là phải phân tích công việc bằng liệt kê tất cả các công việc mà các đại lý cần thực hiện, đồng thời phải "phân công công việc " qua thiết lập cơ cấu và giao cho các đại lý. Tổ chức mạng lới doanh nghiệp bảo hiểm có thể lựa chọn một trong các mô hình tổ chức chức ở trên sao cho phù hợp với mục tiêu chiến lợc phát triển của doanh nghiệp .
c.Điều hành hoạt động của mạng lới đại lý.
Điều hành liên quan đến việc ra quyết định , tổ chức , truyền đạt và thực hiện quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên,khên thởng, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của đại lý bảo hiểm.
Mạng lới đại lý rất rộng vì vậy trong quá trình điều hành cần quan tâm đến đặc tính tâm lý tập thể, đó là tính lây truyền tâm lý, bầu không khí tâm lý, d luận xã hội trong tập thể…
Các doanh nghiệp bảo hiểm thờng sử dụng các biện pháp kích thích tích cực trong công tác điều hành. Để khuyến khích cố gắng của đại lýcác doanh nghiệp bảo hiểm thờng sử dụngcác biện pháp nh tổ chức các hội nghị thơng mại thờng kỳ nhằm tạo điều kiện cho đại lý giao tiếp, phát biểu ý kiến cũng nh khuyến khích cá đại lý cố gắng hơn nữa bằng các hình thức khen thởng…
d.Kiểm tra và đánh giá hoạt động của đại lý.
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng, chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo đạt đợc các mục tiêuvà kế hoạch do doanh nghiệp bảo hiểm đặt ra. Thực tế đại lý thờng làm việc tại nơi có thể đón tiếp khách hàng hoặc đến nhà khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp bảo hiểm cần kiểm tra hoạt động ccủa đại lý về nhiệm vụ và quyền hạn, sau đó tiến hành đánh giá hoạt động của đai lý.
Chơng III
