III. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
2.Một số giải pháp
Qua bài viết tác giả cũng xin phép đợc đa ra 1 số giải pháp cơ bản làm góp phần hoàn thiện chính sách của công ty nhằm nâng cao hiệu quả khai thác của mạng lới đại lý.
a. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý đại lý.
Công ty hiện đang tổ chức quản lý đại lý theo mô hình đại lý phân cấp các đại lý chỉ đạo giám sát bằng nhóm trởng , tổ trởng , trởng phòng và phòng phát triển và quản lý đại lý xong mô hình này cha đợc phát huy tối đa tính hiệu quả của nó. Các cán bộ quản lý đại lý còn thiếu và yếu. Đồng thời nhiệm vụ trách nhiệm không đợc phân công rõ ràng, thiên về quản lý hành chính hơn là giúp đỡ hỗ trợ đại lý do vậy công ty còn có những điều chỉnh
- Phát huy tối đa hiệu quả của mô hình tổ chức quản lý đại lý bằng việc nâng cao hiệu quả hoạt động cuả các phòng ban đại lý.
- Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá chất lợng đại lý
- Phát huy tinh thần trách nhiệm của nhóm trởng, tổ trởng, trởng phòng. - Quy định rõ trách nhiệm quyền hạn của tổ trởng , trởng phòng trong việc giám sát và giúp đỡ đại lý nhất là đối với những đại lý mới.
- Có hình thức thởng phạt nghiêm minh đôí với các đối tợng trên.
- Cần nâng thời gian sinh hoạt tập thể của các phòng lên 1 đến 2 lần 1 tuần thay vì 2 buổi 1 tháng nh hiện nay để đại lý có đợc không khí làm việc sôi nổi, có những điều kiện để trao đổi kinh nghiệm với nhau và cấp trên có điều kiện để giám sát và giúp đỡ các đại lý.
- Cụ thể hoá các chỉ tiêu khai thác cho từng phòng từng khu vực. - Kiểm tra đôn đốc nhắc nhở đại lý hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch.
b. Hoàn thiện chế độ khen thởng phúc lợi cho đại lý nhằm kích thích lòng ham muốn làm việc của đại lý BHNT.
- Tổ chức tốt các hoạt động tập thể, phong trào để đại lý có điều kiện gặp gỡ trao đổi kinh nghịêm với các đồng nghiệp. Đồng thời tạo tinh thần thoải mái gắn bó hơn với doanh nghiệp cho các đại lý. Công ty có thể tổ chức các phong trào thi đua choà mừng các ngày lễ lớn, các hội thi văn nghệ thể thao
giải trí Ví dụ là các giải cầu lông truyền thống, giải tennis truyền thống, hội…
diễn văn nghệ các buổi tiệc gặp gỡ giao l… u, các buổi chiếu phim miễn phí. - Lập quy chế khen thởng thật là thoả đáng. Các quy chế khen thởng đảm bảo là động lực thúc đẩy họ làm việc hăng say hơn.Công ty nên tổ chức các giải thởng theo tháng, quý , năm Có thể áp dụng các hình thức th… ởng” Vua bán hàng” cho ngời đạt doanh thu cao nhất, các phần thởng vùa có gía trị vật chất xong phải mang đày đủ giá trị tinh thần để đảm bảo rằng đại lý cảm nhận đợc sự quan tâm của công ty và tính khích lệ động viên trong các phần thởng
- Các chế độ phạt giành cho đại lý phải đáp ứng yêu cầu là nâng cao tinh thần trách nhiệm của đại lý đối với khách hàng của công ty. Do vậy các chế độ phạt cần quy định cụ thể rõ ràng cho từng vi phạm và mức độ vi phạm.Đồng thời đợc phổ biến hàng tháng để đại lý hiểu rõ và cập nhật ngay. Các hình thức phạt đợc ghi trong nghị quýêt của công ty, tuy nhiên với các phòng khu vực nên có các hình thức phạt riêng để đại lý cẩn thận hơn trong khâu khai thác.
- Về con đờng thăng tiến cho đại lý, việ bổ nhiệm các đại lý làm tốt lên những chức vụ cao hơn là biện pháp có tác dụng kích thích rất hiệu quả. Để khích lệ đại lý vơn lên trong công việc BVNT Hà Nội cần quan tâm đến 1 số vấn đề sau:
+ Công ty không nên duy trì cố định cơ cấu các trởng phòng khai thác mà định kỳ cần có sự chọc lọc, thay đổi, có thể bằng cách đề ra các tiêu chuẩn về doanh thu, quản lý Nếu không đáp ứng đ… ợc thì sẵn sàng thay thế hoặc bằng cách quy định nhiệm kỳ của trởng phòng, hết nhiệm kỳ công ty sẽ bổ nhiệm lại hoặc tập thể đại lý sẽ bầu lại trởng phòng.
+ Mở rộng thêm thang bậc chức danh cho đại lý.
+ Mở ra hớng phát triển từ đại lý thành cán bộ công ty. Việc tuyển các đại lý giỏi có kinh nghiệm khai thác và quản lý sẽ tạo điều kiện cho hoạt động đại lý và giám sát của công ty đợc chặt chẽ hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác cũng đáp ứng đợc nguyện vọng của những đại lý giỏi muốn trở thành cán bộ quản lý.
- Công tác tuyển dụng: Hiện nay công ty đang thiếu 1 quy trình tuyển dụng khoa học và hiệu quả. Để nâng cao chất lợng tuyển dụng cho công ty có thể áp dụng quy trình tuyển dụng nh sau:
+ Cần phải xác định rõ ràng những tiêu chuẩn để có đợc 1 đại lý theo yêu cầu sau đó mới tiến hành thông báo tuyển dụng tránh việc thiên về bằng cấp mà không chú ý đến tác phong lới nói, sự hiểu biết mối quan hệ xã hội mà họ có.
+ Sau khi đã xác định đợc tiêu chuẩn phải xây dựng kế hoạc tuyển dụng khoa học
+ Sử dụng cả nguồn trực tiếp và gián tiếp.Công ty có thể tuyển đại lý từ các kênh.Tuy nhiên kênh cơ bản nhất là từ đại lý cũ giới thiệu và thông qua các ph- ơng tịên thông tin đại chúng. Với kênh tuỷên dụng từ đại lý cũ, công ty nên có những phần thởng thích đáng cho những đại lý giới thiệu đại lý mới. Về kênh qua thông tin đại chúng công tu có thể lựa chọn các phơng tiện vừa đơn giản tiết kiệm và hiệu quả nh:đài truyền thanh thành phố , loa phóng thanh ở các quận hoặc đề nghị với lãnh đạo chính quyền , ngành , đoàn thể hợp tác để…
kết hợp phổ biến trong các cuộc họp hội nghị . Sau đó sẽ cử cán bộ của công ty xuống tân nơi để tiến hành sơ tuyển.Cách này vừa tiết kiệm đợc chi phí và hiệu quả lại rất cao .
+Thu thập thông tin về các ứng cử viên có trình độ , có nguyện vọng làm việc.Đây là việc cần làm trong quá trình tuyển dụng nó sẽ giúp công ty tiết kiệm đợc thời gian trong quá trình phỏng vấn.
+Tạo ra nguồn ứng cử viên có năng lực cao để lựa chọn. Việc này tránh tuyển viên khong đủ điều kiện tuyển vào làm đại lý. Công ty cần phải lập danh sách , cân đối số lợng tuyển viên có trình độ để tiến hành tuyển dụng nhằm đảm bảo đợc yêu cầu về số lợng và chất lợng của quá trình tuyển theo kế hoạch đã đặt ra.
+Sau khi đã tạo ra nguồn ổn định các ứng cử viên có năng lực để tuyển chọn công ty tiến hành công việc lu trữ hồ sơ.Và bắt đầu việc thực hiện một quy trình tuyển viên .
Sau đây là một quy trình tuyển dụng mẫu mực mà một số công ty BHNT trên thế giới đã thực hiện và đã có những kết quả đáng khích lệ mà công ty cần quan tâm:
- Công tác đào tạo : Công ty cần quan tâm đến quá trình đào tạo bởi lẽ nó trang bị cho đại lý những kiến thức và hiểu biết rộng về llĩnh vực bảo hiểm nhân thọ , sản phẩm BHNT và kỹ năng bán các sản phẩm một cách có hiệu quả .Do đó công ty cần phải soạn thảo một hệ thống giáo trình đầy đủ đảm bảo ngắn gọn dễ hiểu nhng đảm bảo cung cấp đầy đủ
Thông tin có liên quan đến bảo hiểm đặc biệt là những thông tin liên quan đến bảo hiểm Những thông tin đó đảm bảo dễ dàng chuyển đổi thành các bài học cho các học viên để từ đó các học viên có thể áp dụng vào thực tế
Trong chơng trình đào tạo ngoài việc nâng cao nghiệp vụ cho đại lý thì cần đan xen vào các bài giảng về cơ cấu tổ chức của công ty. Đặc biệt cần đi sâu về việc làm cho đại lý hiểu đợc trách nhiệm nghĩa vụ và phạm vi hoạt động của họ khi đi vào thực tế.
+ Thời gian đào tạo: trên thực tế là rất ngắn do đó làm cho các đại lý mới vào nghề không khỏi bỡ ngỡ trong một thời gian đầu. Cho nên việc kéo dài thời gian đào tạo cho đại lý là cần thiết vì đơn giản để có đợc một kiến thức marketing thì tiếp thu bài học đã mất một thời gian khá dài . một vấn đề nữa là (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phỏng vấn bước đâu
Phỏng vấn chuyên sâu
Tìm hiểu lý lịch
Phỏng vấn về đời tư
việc học lý thuyết phải gắn liền với thực hành . Do vậy song song với việc kéo dài thời gian đào tạo công ty cần mở thêm các buổi thực hành bán nhằm giúp cho đại lý tiếp xúc và thực hành quá trình bán các sản phẩm bảo hiểm, lấy kinh ngiẹm cho mình để khi ra lam việc có hiệu quả hơn .
+ Cán bộ đào tạo: Việc đại lý có đủ kiến thức hay không điều đó còn phụ thuộc vào trình độ của các cán bộ đào tạo trung tâm đào tạo của công ty . Cho nên để nâng cao chất lợng của đại lý thì công ty cần có các biện pháp nh:
- Tăng số lợng đại lý của công ty
- Chuyên môn hoá giảng viên theo từng phần của giáo trình nhằm giúp giáo viên có đợc mức độ chuyên sâu về kiến thức và khả năng truyền tải cho học viên . Giảng viên cần trang bị cho các học viên các kiến thức cơ bản sau:
Tâm lý khách hàng và nghệ thuật nắm bắt tâm lý khách hàng .
Nghệ thuật dẫn dắt khách hàng đi đến quyết định tham gia bảo hiểm tại công ty mình .
Nhận định , đánh giá nhu cầu và xu hớng thị trờng .
Đồng thời giảng viên cần nắm bắt những thông tin mới trên thị trờng để giảng dạy cho
học viên. Đặc biệt cần phải thờng xuyên tổ chức các buổi thảo luận và trao đổi kinh
nghiệm khai thác . Trong các khoá đào tạo cần tổ chức kiểm tra đối với các học viên để thấy ngay kết quả đào tạo , từ đó có những điều chỉnh phù hơp. Đồng thời khuyến khích các đại lý không ngừng học hỏi và hoàn thiện mình hơn.
d, Tăng cờng công tác chăm sóc và hỗ trợ khách hàng .
- Thực hiện tốt hơn những dịch vụ chăm sóc khách hàng đã có của doanh nghiệp. Tuỳ theo từng thời điểm , từng theo loại hợp đồng BHNT và từng khu vực , công ty thực hiện các cong tác dịch vụ chăm sóc khách hàng nh: thăm hỏi khách hàng ốm đau,rủi ro, hay những dịp đặc biệt, gửi thiệp chúc mừng nhân dịp sinh nhật, giải đáp và t vấn các thông tin về đầu t, tặng thẻ u đãi giảm giá , thẻ chăm sóc sức khoẻ miễn phí.
- Có những chính sách hỗ trợ các đại lý về mặt tài chính đồng thời cũng nên đặt ra giới hạn nhất định cho giá trị của một món quà để tránh đợc sự so sánh thắc mắc , tị nạnh của khách hàng.
- Việc tặng thiếp sinh nhật , lịch tết cần phải gửi kịp thời và không đợc bỏ sót. Đặc biệt nên coi trọng mẫu mã hình thức.của món quà dù nhỏ nhng phải có ý nghĩa để khách hàng thấy đợc sự tôn trọng .
- Công ty nên tổ chức hội nghị khách hàng thờng xuyên hơn để củng cố lòng tin của họ, nhằm mở rộng mối quan hệ và hạn chế tình trạng huỷ bỏ hợp đồng.
- Nên tham gia tài trợ một số chơng trình ca nhạc lớn, một số giải thể thao, cấp học bổng cho một số học sinh , sinh viên giỏi , thủ khoa các kỳ thi , tổ chức tết trung thu , ngày Quốc tế thiếu nhi cho con em của những khách hàng tham gia bảo hiểm tại công ty .Điều này không những nhằm quảng bá về hình ảnh,uy tín của công ty mà còn thắt chặt thêm sự đoàn kết giữa công ty với khách hàng.
e, Tăng cờng mở rộng các thị trờng mới.
Nhằm hỗ trợ các phòng khai thác , công ty có thể mở rộng thị trờng mới một cách hiệu quả . Công ty cần tiến hành phân đoạn thị trờng ,từ đó có những chính sách marketing phù hợp với từng loại thị trờng đó. Có thể phân đoạn thị trờng thành thị trờng các doanh nghiệp và thị trờng các làng nghề.
- Thị trờng các doanh nghiệp:
Hiện nay trên thị trờng Hà Nội có hàng ngàn các doanh nghiệp đang tiến hành kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau,thuộc mọi thành phần kinh tế . Đây là một thị trờng rất tiềm năng và nếu triển khai thành công thì hiệu quả mang lại rất cao, đặc biệt với các hợp đồng BHNT tập thể. Do vậy công ty cần tiến hành nghiên cứu một phơng pháp khai thác hoàn chỉnh đảm bảo có hiệu quả để khai thác thị trờng đầy tiềm năng này. Công ty có thể tham khảo phơng pháp khai thác sau:
- Tăng cờng công tác tìm hiểu nghiên cứu nhiều thông tin về cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp dự định tiếp cận.
- Liên hệ với ngời có trách nhiệm của công ty, doanh nghiệp dự định tiếp cận. Thông thờng công ty sẽ gửi th ngỏ và tóm tắt sản phẩm cho cá nhân này trớc khi cử đại lý gọi điện xin cuộc hẹn.
- Chuẩn bị tài liệu giải trình và các số liệu cụ thể. Cán bộ t vấn phải căn cứ vào loại hình kinh doanh của các doanh nghiệp để có thể giải trình những sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp đó.
- Gặp gỡ thuyết phục nhng ngời lãnh đạo hoặc ngời có chức vụ nhất định. - Phục vụ khách hàng.
- Thị trờng các làng nghề:
Mặc dù các phòng khu vực đã triển khai loại thị trờng này rất nhiều song đó là triển khai cá nhân dựa chủ yếu vào mối quan hệ quen biết. Hiện nay các phòng khai thác triển khai loại thị trờng này một cách cha thực sự cụ thể và phù hợp. Do đó nhất thiết ở mỗi phòng, mỗi cán bộ khai thác phải xây dựng cho mình một cách thức tiến hành tốt nhất. Có thể áp dụng qui trình công việc sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tìm kiếm và nghiên cứu thị trờng, tiến hành phần đoạn thị trờng từ đó đa ra phơng pháp tiếp cận cụ thể.
- Gặp gỡ cán bộ chủ chốt của xã để liên hệ vì khi có sự trợ giúp của chính quyền thì các đại lý sẽ có thêm rất nhiều thông tin về làng nghề (Thu nhập, dân số …), dễ tiếp cận và t vấn bảo hiểm.
- Giới thiệu bảo hiểm nhân thọ qua các buổi họp dân, các buổi lễ hội truyền thống của làng.
Tiếp cận và t vấn bảo hiểm
f. Kiểm tra đôn đốc, nhắc nhở các đại lý khai thác hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch.
Sau khi đã phân bổ các chỉ tiêu khai thác cụ thể cho từng phòng khai thác, từng đại lý khai thác thì công ty cần thờng xuyên kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở các đại lý khai thác hoàn thành kế hoạch đợc giao. Có thể công ty nên thành lập riêng một ban thanh tra giám sát chặt chẽ và kịp thời nhắc nhở các phòng khai thác, các đại lý thực hiện đúng qui trình khai thác và tiến độ khai thác đã đợc công ty giao phó.
* Đối với riêng cán bộ khai thác cần rèn luyện tác phong chuyên nghiệp trong công việc của mình cụ thể:
- Lập sổ theo dõi khách hàng chi tiết tỉ mỉ. Nh vậy sẽ thuận lợi cho họ khi t vấn, lựa chọn các sản phẩm BHNT phù hợp nhất với khách hàng, phục vụ khách hàng đợc tốt hơn.
- Đặt kế hoạch cho cá nhân và thực hiện kế hoạch đó. Các đại lý muốn thành công nhất thiết phải tự đặt cho mình một kế hoạch cụ thể và tự tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch đã đặt ra, để tự giám sát và đánh giá hoạt động của mình