I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty BHNT Hà Nội
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy
BHNT Hà Nội đợc tổ chức theo mô hình sau:
Theo sơ đồ này , cấp lãnh đạo của công ty trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của công ty. Với cơ cấu tổ chức này đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có đợc một kiến thức toàn diện và tổng hợp.Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này có một nhợc điểm là không phát huy đợc tính năng động của nhân viên nếu gặp phải sự chuyên quyền áp đặt của ngời lãnh đạo trong điều hành công việc.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng đợc quy định nh sau : + Giám đốc:
Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc .Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc tổng công ty và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của công ty .Giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất của công ty .
+Phó giám đốc : Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng phát hành HĐ Phòng quản lý đại lý Phòng quản lý hợp đồng Phòng dịch vụ khách hàng Phòng tài chính kế toán Phòng mar- keting Tổ tin học 22 phòng khai thác Tổ đại lý Đại lý
BHNT Hà Nội có hai phó giám đốc là ngời giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vức động của công ty theo phân công của giám đốc và chiu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công thực hiện .
+Các phòng ban
Các phòng ban quản ly nghiệp vụ có chức năng tham mu, giúp việc cho giám đốc điều hành công việc theo quyết định số 174/BVNT/98. Hiện tại công ty có các phòng chức năng chính sau :
1)Phòng tổng hợp :
Có chức năng chính nh sau ;
- Đảm nhiệm công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lơng . - Đảm nhiệm công tác hành chính văn th .
- Đảm nhiệm vấn đề pháp chế của doanh nghiệp . - Thực hiện thi đua khen thởng .
- Thực hiện các nhiệm vụ tổng hợp .
2) Phòng phát hành hợp đồng
Có năm chức năng chính :
- Đánh giá rủi ro để chấp nhận hoặc từ chối bảo hiểm là chức năng quan trọng nhát ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh .
- Phát hành hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng . - Giám định bảo hiểm
3)Phòng quản lý đại lý
Bao gồm bốn chức năng chính:
-Tổ chức đại lý , tổ chức quản lý đội ngũ cộng tác viên khai thác bảo hiểm .
- Quản lý vấn đề nhân sự của đại lý, về hồ sơ ,bổ nhiệm , miễn nhiệm, theo dõi đánh giá.
- Thực hiẹn công tác tổ chức và phát triển đại lý ,tuuyển dụng cán bộ nh: lập kế hoạch tuyển dụng , kế hoạch bổ sung.
- Đào tạo đại lý .
4) Phòng quản lý hợp đồng bảo hiểm :
- Quản lý tình trạng hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm nh: Quá trình nộp phí, thay đổi ngời thu phí , thay đổi thời gian , điều kiện nộp phí.
- Giải quyết yêu cầu của khách hàng liên quan đến trả tiền bảo hiểm , giá trị giải ớc…
- Chi trả hợp đồng . - Lu trữ hợp đồng .
5) Phòng tài chính kế toán
Có ba chức năng chính nh sau:
- Chức năng hạch toán thu , chi , lao động tiền lơng ,thuế .tài sản cố định , công nợ.
- Phụ trách vấn đề tàichính : Nghiên cứu ,đề suất chế độ tài chính , xây dựng định mức chi tiêu theo đúng định mức cho phép.
- Thực hiện công tác kế toán : Chủ yếu lập báo cáo thống kê quản lý vốn, định kỳ chuyển số liệu về tổng công ty.
6) Phòng dịch vụ khách hàng: Tách một số chức năng của các phòng khác sang và bao gồm hai chức năng chính:
- Phục vụ khách hànng - Hỗ trợ đại lý.
7) Phòng marketing: Tách ra từ phòng dịch vụ khách hàng và có hai chức năng chính nh sau:
- Khảo sát và nghiên cứu thị trờng - Hỗ trợ các phòng khai thác
II.Tổ chức mạng lới đại lý khai thác tại công ty BHNT Hà Nội .
Nhận thức rõ đợc tầm quan trọng ,vai trò và ý nghĩa quyết định của hệ thống phân phối tới kết quả hoạt động của công ty , ngay từ khi mới thành lập công ty đã đặc biệt quan tâm chú ý tới việc tiến hành xây dựng một hệ thống mạng lới đại lý khai thác sao cho có hiệu quả nhất.
Cho đến 31/12/2004 sau 9 năm hoạt động công ty đã tuỷen đợc gần 80 khoá đại lý khai thác với số lợng hơn 1000 đại lý. Đại lý đợc tổ chức quản lý theo mô hình sau:
Cấp II: Nhóm đại lý Cấp III: Tổ đại lý Cấp IV: Đại lý.
Các phòng chịu sự giám sát chỉ đao trực tiếp của phòng phát triển và quản lý đại lý. Khi thành lập các phòng khu vực, phòng quản lý và phát triển đại lý phải cân nhắc kỹ lỡng nhằm tận dụng tối đa các tiềm năng của thị trờng trên địa bàn hoạt động . Đồng thời chịu sự giám sát chng của Ban giám đốc.
Các đại lý chịu sự giám sát chỉ đạo của tổ trởng các tổ đại lý, nhóm trởng, trởng phòng và chịu sự quản lý chung của phòng phát triển và quản lý đại lý.
Hiện tại, BHNT Hà Nội có mạng lới đại lý khai thác rộng khắp , phủ kín địa bàn Hà Nội. Ban đầu chỉ là cácphòng khai thác trong nội thành Hà Nội, tuy nhiên do yêu cầu mở rộng thị trờng của công ty , nhu cầu bảo hiểm của ng- ời dân các vùng ngoại thành tăng lên ,công ty đã tiến hành thành lập các phòng khai thác BHNT khu vực nh: phòng khai thác số 13(Từ Liêm) vào năm 2000, Phòng khai thác số 21 (Đông Anh ) vào năm 2002, phòng khai thác số 22( Sóc Sơn) vào năm2003. Nhờ nmạng lới đại lý rộng khắp và phủ kín nh vậy , các sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu hết các quận , huyện nội thành và ngoại thành đáp ứng các nhu cầu bảo hiểm của dân c. Và cũng từ đó mà số lợng hợp đồng khai thác mới và doanh thu tăng lên đáng kể.
Các phòng khai thác có vai trò quan trọng với các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức khai thác các loại hình bảo hiểm mà công ty đợc phép khai thác theo điều kiện và biểu phí , số tiền bảo hiểm do Bộ tài chính ban hành và hớng dẫn của công ty.
+ Xây dựng và đăng ký với công ty kế hoạch khai thác phù hợp với nhiệm vụ công ty giao và nhu cầu của thị trờng .
+ Quản lý và sử dụng các tài sản đợc công ty giao.
+ Chủ động khai thác , hớng dẫn khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ , giải quyết quyền lợi bảo hiểm để trình công ty xem xét giải quýêt trên địa bàn công ty phân cấp.
+ Tiến hành tuyên truyền quảng cáo để không ngừng mở rộngvà nâng cao sự hiểu biết của khách hàng và nhân dân về BHNT .
- Ban giám đốc có thể thờng xuyên nắm chặt đợc tình hình hoạt động của các phòng khai thác .Do vậy có thể có những quyết định , điều chỉnh kịp thời với từng phòng , từng khu vực .
- Tiết kiệm chi phí quản lý
- Công việc, trách nhiệm đợc phân cấp rõ ràng , nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi bộ phận. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phổ biến ban hành các chính sách từ trên xuống một cách đồng bộ.
- Tạo sự chuyên môn hoá cho mỗi bộ phận, mỗi phòng khai thác quản lý một khu vực thị trờng vì vậy có điều kiện thâm nhập nghiên cứu thị trờng tạo vùng khai thác có hiệu quả hơn.
- Nhận thây sự phù hợp cha phù hợp kết quả kinh doanh của từng sản phẩm trên mỗi thị trờng là khác nhau.Từ đó có những điều chỉnh đúng đắn .
- Tạo mối liên hệ thông tin hai chiều đối với các đại lý , qua đó hiểu đợc tâm t nguyện vọng của từng ngời , mọi tranh chấp đợc giải quyết.