IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
3. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồngnhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty phải làm tốt các công việc sau đây:
1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, công ty phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng được một hệ thống giám sát để biết được những công việc nào cần làm trước, những vấn đề nào cần giải quyết, vàvào thời gian nào.
* Trước hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng phải được tiến hành khẩn trương, nhanh chóng như giấy phép nhập khẩu, VISA.
Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh toán.
Yêu cầu người xuất khẩu thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định .
* Tổ chức một đội ngũ có chuyên môn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đưa hàng về nhập kho.
Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn thường làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ hàng hóa đối với người xuất khẩu, người nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nước. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác hại xấu cho chất lượng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa không tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho công ty, làm mất uy tín của công ty đối với bạn hàng.
Vì vậy phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại Quốc tế lại vừa phải có kiến thức cơ bản về dược phẩm. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời.
* Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu.
Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống
64
nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
Giữa các phòng ban phải thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng công ty thực sự nhận được hàng như đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Như vậy để đảm bảo được hàng hóa như theo yêu cầu của công ty, công ty phải xây dựng được một phương pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi được công việc phải làm của cả phía người xuất khẩu lẫn công ty, kịp thời đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các công việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của công ty và giữ được quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng.
Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm về công ty sẽ gây tâm lý tin tưởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm, tăng khối lượng sản xuất cho công ty và mọi việc sẽ đồng thời được giải quyết êm đẹp.
Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, công ty cần có sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo được ấn tượng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với công ty.
3. Giải quyết các tranh chấp.
Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của công ty thường có giá trị nhỏ nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ.
Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”.
Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết
65
tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết thuận lợi.