IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
g) Căn cứ vào môi trường vĩ mô.
Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố khách quan mà công ty không thể kiểm soát được nhưng lại có tác động trực tiếp và lớn tới kết quả kí kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Để đảm bảo đạt được hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, bộ phận làm công tác nhập khẩu phải nắm rõ các nội dung sau:
- Các yếu tố chính trị -luật pháp: cần phải nắm vững môi trường chính trị, pháp luật ở cả nước nhập khẩu và nước xuất khẩu. Quan hệ chính trị giữa nước ta và nước xuất khẩu sẽ có ảnh hưởnh rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sự khác biệt về luật pháp của Việt Nam với các nước xuất khẩu cũng sẽ gây trở ngại cho quá trình thực hiện hợp đồng, bởi vì hợp đồng mua bán ngoại thương chịu ảnh hưởng rất lớn của các luật quốc gia.
- Các yếu tố về môi trường kinh tế: công ty cần dặc biệtchu ý đến vấn đề tỷ giá và lãi suất. Sự biến động của tỉ giá và lãi suất ngân hànglàm thay đổi tỉ suất lợi nhận nhập khẩu của công ty. Chúng có thể dẫn tới sự thua lỗ. Và đây cũng là nhân tố thường dẫn tới việc phá vỡ hợp đồng. để giảm được những rủi ro từ những yếu tố trên công ty cần có sự theo dõi sát tình hình biến động của tỉ gía và lãi suất ngân hàng, xác định xu hướng biến động của chúng, từ đó có các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng thích hợp.
- Tốc độ phát triển kinh tế và công nghệ: nó ảnh hưởng đến thị hiếu và tiêu dùng của dân cư cũng như đến chất lượng và giá cả sản phẩm. Người làm công tác nhập khẩu phải nắm được mức thu nhập của người dân, chi tiêu cho
59
dịch vụ y tế hàng năm của một người dân, mức đầu tư ngân sách chính phủ hàng năm cho dịch vụ y tế, các chính sách xuất nhập khẩu dược phẩm của Nhà nước và sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ sinh học.
- Các tập quán, văn hoá trong buôn bán: các bạn hàng ở các nước trong khu vưc khác nhau sẽ có thói quen buôn bán khác nhau, thái độ trong quan hệ làm ăn cũng khác nhau. Do đó sẽ ảnh hưởng đến quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng.
VD: trong hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của công ty với các nhà cung cấp Phương Tây, các điều khoản trong hợp đồng thường rất rõ ràng, cụ thể, luôn luôn yêu cầu phải chuẩn xác về thời gian và tiến độ, đặt yếu tố an toàn lên hàng đầu. Nhưng đối với những hợp đồng nhập khẩu có quan hệ làm ăn với các hãng Đông á, thì họ thường đặt lòng tin và chữ tín lên hàng đầu, ít khi đưa ra những điều khoản, những từ ngữ mà khi nói đến có vẻ như không tôn trọng đối tác như: phạt vị phạm, buộc phải thực hiện...
Các căn cứ trên đây sẽ là cơ sở quan trọng để công ty lựa chọn được thị trường nhập khẩu, nhà cung cấp, chủng loại, số lượng, chất lượng và giá cả cần nhập.
2. Hoàn thiện phương pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu và nội dung
ký kết:
Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc, do vậy đã gây nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng, bởi vậy nhiệm vụ cần thiết trước mắt của bộ phận làm hợp đồng nhập khẩu là:
a. Trong công tác chuẩn bị ký kết:
+ Phải căn cứ vào kế hoạch nhập khẩu cụ thể cho các thới điểm trong năm, công ty cần cụ thể hoá để nhập từng mặt hàng xác định từ từng hãng cung cấp, trong từng thời gian, với số lượng, chất lượng xác định…
+ Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phá, xác định hướng đi rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu được hiệu quả tối đa.
+ Đặt ra mục đích, yêu cầu cho cuộc đàm phán: Đặc biệt là vấn đề giá cả. Cần phải làm thế nào để nhập được với giá thấp…Cần phải chuẩn bị trước những lý lẽ để thuyết phục đối phương trong thương lượng, đàm phán.Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán, tránh trường hợp bị bất ngờ, lập kế hoạch và vạch sẵn những phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công.
60
Có sự chuẩn bị về thời gian để tra đổi về hợp đồng giữa các phòng, ban có trách nhiệm liên quan về hợp đồng trước khi đàm phán.
Cần cập nhật kịp thời các thông tin về nhà cung cấp để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ, biết mình muốn gì, trong điều kiện nào.
+ Duy trì mối quan hệ thường xuyên với bạn hàng.
Khi xây dựng nội dung hợp đồng cần chú ý một số điều khoản cơ bản sau:
*Điều khoản về tên hàng và quy cách phẩm chất hàng hoá
Như phần trên chúng ta đã nghiên cứu, dược phẩm là một loại hàng hóa tiêu dùng đặc biệt, phức tạp cả về tên hàng lẫn tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa. Tên hàng đòi hỏi phải ghi một cách chính xác tên hoá học, thường là tên của thành phần hoá học cơ bản chứa trong sản phẩm. Việc ghi không chính xác sẽ dễ dàng gây ra sự hiểu nhầm và do đó giao nhầm hàng.
Sự đa dạng về chất lượng dược phẩm cũng là một khó khăn khi đàm phán điều khoản chất lượng, cần phải nêu rõ hoặc phải có phụ lục về qui cách, thành phần các chất chứa trong đó .Nghiệp vụ này đòi hỏi người tham gia kí kết phải nắm vững và có kiến thức về dược phẩm.Trong điều khoản về quy cách phải luôn luôn chú ý đến thời hạn sử dụng của sản phẩm, thời hạn sử dụng sản phẩm là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu dược phẩm, nó mang tính chất bắt buộc.
*Điều khoản về giá cả.
Giá cả hàng nhập sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng tiêu thụ của công ty. Vì thế khi phán đàm về giá cả, công ty cần phải đặc biệt chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả hàng nhập khẩu như :
+ Xác định mức giá cần nhập
+ Các điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả. Công ty cần phải làm sao lựa chọn được các điều kiện thuận lợi nhất nhưng giá cả phải hợp lý.
+ Phải tham khảo giá của các đối thủ cạnh tranh và của các nhà phân phối khác để nắm bắt thông tin.
+ Đối với những hợp đồng nhập khẩu thành phẩm và có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, thì trong điều kiện giá cả có thể không cần đòi hỏi có sự điều chỉnh giá. Nhưng đối với những hợp đồng có thời gian thực hiện dài(hàng năm) hay những hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu, thì cần phải chú ý đưa vào điều kiện điều chỉnh giá cả để tránh những tổn hại không đáng có khi có sự biến động của giá cả đối với công ty.
Hình thức đàm phán ký kết hợp đồng
* Phương pháp trực tiếp: trực tiếp gặp gỡ nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản giao dịch và trực tiếp ký kết. Phương pháp này thường được áp
61
dụng với những bạn hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với công ty hoặc bạn hàng có những hợp đồng lớn hoặc những mặt hàng mới. Do vây yêu cầu đặt ra đối với người trực tiếp tham gia đàm phán là:
+ Có thái độ niềm nở, lịch sự với bạn hàng.
+ Tìm hiểu về nhà cung cấp, kiểm tra mức độ uy tín của họ. + Tranh thủ giới thiệu với bạn hàng về công ty.
+ Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán, tạo sự tin tưởng cho bạn hàng.
+ Có thái độ nhã nhặn nhưng cương quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc.
* Phương pháp gián tiếp: phương pháp này là phương pháp ít tốn kém chi phí giao dịch, nó được sự hỗ trợ của công nghệ thông tin liên lạc. Mọi việc đàm phán, ký kết đều được thực hiện thông qua thư tín, điện thoại, fax, Internet...phương pháp này được sử dụng đối với các khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty .
+ Nếu việc đàm phán, ký kết được tiến hành qua thư tín: thường sử dụng hệ thống Fax và bằng tiếng Anh. Do vậy cần chú ý rằng thư từ là sứ giả của mình gửi đến khách hàng nên cách viết, cách trình bày, diễn đạt phải rõ ràng, sáng ý, chính xác và khoa học. Khi gửi thư cần phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh để thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của công ty.
+ Nếu bằng điện thoại: đây là hình thức được thường xuyên sử dụng hàng ngày, ngừơi trực tiếp giao dịch phải chuẩn bị trước các nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng tốt, trân thành, không miễn cưỡng, giả tạo nhằm tránh gây sự hiểu nhầm của bạn hàng. Sau khi trao đổi, cần phải có văn bản xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho bạn hàng.
* Xây dựng mẫu hợp đồng có sẵn.
Bởi vì công ty Dược phẩm Trung ương I chỉ kinh doanh nhập khẩu một loại hàng hóa là dược phẩm (gồm có tân dược và dược liệu). Sự đơn nhất này giúp công ty có thể tạo ra những khuôn mẫu hợp đồng có sẵn, với số lượng điều khoản cần có. Những điều khoản đựơc xem là cố định như khiếu nại, trọng tài, phạt vi phạm, các điều khoản khác...
Có thể xây dựng mẫu hợp đồng cho nhập khẩu thành phẩm một dạng và cho hợp đồng nhập khẩu nguên liệu dạng khác. Cũng có thể xây dựng mẫu cho từng nhà cung cấp một, thường với những nhà cung cấp có quan hệ thương mại lâu dài, thường xuyên với công ty. Những điều khoản về tên hàng, qui cách phẩm chất, số lượng, giá cả, phương thức gíao hàng và phương thức thanh toán là những điều khoản sẽ được điều chỉnh cho từng lần giao hàng cụ thể. Mẫu hợp đồng này sẽ được lưu giữ trong máy tính và sẽ được đem ra sử dụng khi ký kết hợp đồng.
62
Chú ý rằng mẫu hợp đồng nhập khẩu này chỉ phù hợp với những đối tác có quan hệ làm ăn thường xuyên, lâu dài với công ty, còn đối với những bạn hàng mới, không nên xây dựng hợp đồng trên các khuôn mẫu sẵn có đó được, phải tuỳ thuộc vào tập quán và độ tin cậy của phía đối tác nước ngoài mà xây dựng các điều khoản hợp đồng hợp lý và hiệu quả.
Bảo đảm cơ sở pháp lý của hợp đồng nhập khẩu .
Có thể nói rằng, không bao giờ chúng ta có thể lường trước được hết những rủi ro để đưa vào hợp đồng nhằm xây dựng một hợp đồng hoàn thiện nhất. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hợp đồng, các nhà đàm phán, kí kết luôn luôn hạn chế tối đa những sai phạm, rủi ro có thể gặp phải. Và một nội dung quan trọng và dễ dàng kiểm soát được đó là xây dựng được cơ sở pháp lý cho việc thự hiện hợp đồng nhập khẩu, nội dung bao gồm:
Các chủ thể tham gia hợp đồng phải hợp pháp, không bị lừa đảo: việc xác định tư cách đôi stác mà công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng, vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp đồng sau khi ký mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng.
Một bản hợp đồng nếu đảm bảo được năm yêu cầu sau thì được coi là có giá trị pháp lý.
1. Hợp đồng phải được xây dựng trên sự thoả thuận, tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên sự cưỡng ép hoặc lừa đảo.
2. Các bên tham gia chỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi, thẩm quyền của mình.
3. Một văn bản nếu được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng.
4.Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên, nghĩa là hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quền lợi, nghĩa vụ.
5. Một hợp đồng được hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng.
* Điều kiện để thực hiện các nội dung trên.
+ Có sự lựa chon thương nhân để giao dịch. Trong điều kiện cho phép thì hiệu quả nhất là chọn nhà cung cấp trực tiếp và lớn, tuy nhiên nếu là thị trường nhập khẩu mới thì có thể lại cần phải giao dịch qua trung gian. Nếu ký kết với đại lý thì cần phải xem xét giấy uỷ nhiệm mà người đại lý được cung cấp có hợp lệ hay không.
+ Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì người đàm phán cần liên hệ ngay với các tổ chức thương mại có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại Việt Nam ở nước đó.
63
+ Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu.
+ Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đối với hợp đồng.
+ Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng.