Quy trình cơ bản của việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo các bước sau:
1. Bƣớc chuẩn bị
- Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản, cần xác định rõ văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì? - Xác định nội dung và tên loại văn bản: Người soạn thảo văn bản cần xác định rõ vấn đề định trình bày, từ đó xác định mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo. Cần lưu ý xác định đúng mẩu văn bản cần soạn thảo, trên cơ sở đó, người soạn thảo văn bản dựa vào bố cục của từng loại văn bản để xác định nội dung trình bày từng phần trong văn bản. Việc xác định đúng mẫu văn bản cần sử dụng sẽ giúp cho người soạn thảo văn bản tránh được lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày, khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản. - Xác định được đối tượng nhận văn bản: Người soạn thảo văn bản cần xác định đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến để lựa chọn cách viết cho phù hợp.
- Thu thập và xử lý thông tin: Cần tập hợp các thông tin, sau đó lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác; loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lập hoặc có độ tin cậy thấp.
2. Bƣớc làm dàn bài và đề cƣơng
- Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản, người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn. - Cần chú ý sắp xếp các thông tin bằng hình thức tóm tắt những ý chính để tạo thành đề cương.
45
3. Bƣớc viết thành văn
- Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo văn bản sẽ tiến hành viết thành văn từng phần từ trình bày đến thể thức nội dung văn bản.
- Văn bản hình thành ở guai đoạn này gọi là bản thảo văn bản, là bản được viết hoặc đánh máy.
4. Bƣớc duyệt và ký văn bản
- Khi bản thảo văn bản được viết xong, người soạn thảo văn bản phải trình bày lại thành bản sạch để trình duyệt.
- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền sẽ duyệt về các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản, nội dung văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
- Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: Duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt (Vị trí ghi ở phía lề trái, dưới số và ký hiệu của văn bản). - Bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt gọi là bản gốc văn bản, là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính.
5. Bƣớc hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản.
- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan, công ty, doanh nghiệp thực hiện, người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình.
- Từ bản gốc đã duyệt, hình thành bản trình ký. Bản trình ký phải tuyệt đối trung thành với bản gốc. Trước khi trình ký, phải kiểm
46 tra kỹ lưỡng văn bản về thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi tra kỹ lưỡng văn bản về thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp…).
- Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải của thành phần thể thức ký của bản trình ký.
- Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định.
- Trình thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức.
- Đóng dấu lên chữ ký trên văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản. Văn bản khi đã hoàn chỉnh những khâu này được gọi là bản chính của văn bản. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản, có giá trị pháp lý như nhau.
- Chuyển văn bản đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan theo yêu cầu.
- Sau khi văn bản đã được triển khai, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.