II. KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ
1. Từ, ngữ trong văn bản hành chính công vụ
Văn bản hành chính - công vụ thường sử dụng các nhóm từ sau đây:
- Nhóm từ thông dụng đơn nghĩa: Là những từ chỉ có một cách hiểu nhằm đảm bảo việc hiểu một cách chính xác văn bản. Vì vậy, văn bản hành chính - công vụ không sử dụng các biện pháp như: tu từ, ẩn dụ, hoán vụ... không sử dụng từ ngữ văn chương bóng bẩy. Không sử dụng từ ngữ địa phương mà chỉ sử dụng từ phổ thông (toàn dân, từ chuẩn mực). Không sử dụng tiếng lóng, không sử dụng những từ ngữ mang ý nghĩa đặc biệt, không sử dụng những từ ngữ mang màu sắc hội thoại thông tục; không sử dụng những từ ngữ mới phát sinh mang nghĩa của nó chưa ổn định.
- Nhóm từ ngữ hành chính: Nhóm từ ngữ hành chính tạo nên phong cách hành chính - công vụ. Nhóm từ này làm hình thành tỉ lệ phần trăm cao của các phương tiện khuôn mẫu trong hệ thống thuật ngữ và tỉ lệ khá lớn của từ ngữ Hán Việt như: tổ chức, quyền hạn, chỉ thị, thông tư, quản lý…. Khi sử dụng từ ngữ Hán Việt cần tránh sự nhầm lẫn giữa những từ gần âm, gần nghĩa như: khuyến mãi và khuyến mại, thường xuyên và thường trực, yếu điểm và
38 nhược điểm, xâm nhập và thâm nhập,…mà nên sử dụng những từ nhược điểm, xâm nhập và thâm nhập,…mà nên sử dụng những từ chính âm.
Ví dụ:
Nên dùng: Không nên dùng:
Hành chính Hành chánh
Phản ánh Phản ảnh
Sáp nhập Sát nhập
Cần nắm rõ nghĩa của từ Hán Việt được sử dụng. Trong trường hợp cần thiết có thể sử dụng từ điển Hán Việt để đảm bảo sử dụng từ một cách chính xác.
- Nhóm thuật ngữ pháp lý và thuật ngữ thông thường: Nhóm thuật ngữ pháp lý cũng chiếm tỉ lệ cao trong văn bản hành chính - công vụ, đặc biệt là trong các văn bản quy phạm pháp luật như: hình sự, tội phạm, bị can, bị cáo…. Khi sử dụng thuật ngữ, người soạn thảo văn bản cần lưu ý là chỉ dùng những thuật ngữ mà cách hiểu đã được thống nhất và được sử dụng phổ biến.
- Tránh việc lặp từ, ngữ hoặc dùng nhiều từ đồng nghĩa hoặc gần nghĩa để chỉ một sự việc.
- Tuy nhiên, trong nhiều trương hợp, cần phải sử dụng cách lập lại để diễn đạt thật chính xác nội dung vấn đề.
- Cần sử dụng đại từ xưng hô cho phù hợp với đối tượng mà văn bản hướng đến.