II. KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ
2. Câu trong văn bản hành chính công vụ
- Dựa theo chức năng, các loại câu trong tiếng Việt gồm có: câu tường thuật (câu kể), câu nghi vấn (câu hỏi), câu cảm thán (câu cảm), câu mệnh lệnh (câu khiến). Do tính chất nghiêm túc, khách
39 quan, văn bản hành chính - công vụ chỉ sử dụng câu kể và câu cầu quan, văn bản hành chính - công vụ chỉ sử dụng câu kể và câu cầu khiến; không sử dụng những câu hỏi, câu cảm.
- Để đảm bảo mức độ chính xác của nội dung văn bản, cần sử dụng câu đơn đầy đủ hai thành phần với trật tự thuận (cụm chủ ngữ, vị ngữ) hoặc câu đơn có thành phần phụ là trạng ngữ chỉ điều kiện, nguyên nhân, mục đích, thời gian, tình thế…
- Có thể dùng câu khuyết chủ ngữ đã được xác định rõ trước đó trong văn cảnh
- Không sử dụng lời nói trực tiếp (trừ một vài thể loại như văn bản tòa án hoặc biên bản, sử dụng khi cần thiết). Không sử dụng những câu tình thái và những kiến trúc xen kẽ có nội dung đưa đẩy.
- Có thể sử dụng câu ghép có nhiều vế câu chỉ điều kiện - hệ quả, nguyên nhân - kết quả, phù hợp với mục đích phân loại, trình bày chi tiết.
- Cần lưu ý vị trí của từ, ngữ trong câu. Nếu xếp đặt sai trật tự từ, câu văn sẽ trở nên không chuẩn xác về mặt cấu trúc và không rõ nghĩa.
- Cần sử dụng dấu câu hợp lý, theo quy tắc bắt buộc để đảm bảo độ chính xác của câu. Theo đó, ở một vị trí nào đó trong câu, bắt buộc phải sử dụng loại dấu câu phù hợp. Vì vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững chức năng của từng loại dấu câu trong tiếng Việt.
40