- Nhân viên hành chính nhân sự
2.2.3 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin
Có hai công cụ tương đối chuẩn dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống, đó là sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
Sơ đồ luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin ( IFD ) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
Tin học hóa hoàn toàn Giao tác người-máy
Thủ công
Thủ công Tin học hóa Xử lý
Kho dữ liệu
Dòng thông tin Tài liệu
Điều khiển
Hình 2.3 các công cụ thiết kế mô hình hóa luồng thông tin
Các phíc vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượn được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ
như hình dạng của các thông tin vào – ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phíc vật lý này. Có 3 loại phíc: Phíc luồng thông tin, phíc kho chứa dữ liệu, phíc xử lý.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Tên người/ Bộ phận phát / nhận tin Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Tên dòng dữ liệu
Hình 2.4 Các công cụ mô hình hóa luồng dữ liệu Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ mức ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào nội dung chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp theo là mức 1….
Các phíc logic
Giống như phic vật lý, phic logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phíc logic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin: Phíc xử lý thông tin, phíc luồng dữ liệu, phíc phần tử thông tin, phíc kho dữ liệu, phíc tệp dữ liệu.
Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD
1. Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
2. Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất.
3. Xử lý luôn được đánh mã số.
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 5. Tên cho một xử lý phải là một động từ.
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra của một xử lý.
7. Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc thì chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. 10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó.
11. Xử lý thông tin không phân rã thêm thì gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phíc xử lý logic trong từ điển của hệ thống.