Đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết nguyên vật liệu, kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, cung cấp thông tin về tình hình tăng, giảm, tồn kho của nguyên vật liệu một cách chi tiết tới thứ nguyên vật liệu trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất sản phẩm của Công ty: Chỉ sản xuất một loại sản phẩm ( Vỉ nớng thực phẩm), nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất không nhiều nên Công ty đã sử dụng ph… ơng pháp Ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nội dung của ph- ơng pháp này nh sau:
* Tại kho:
Thủ kho dùng Thẻ kho ( biểu II.4) để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời cũng xác định đợc trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập (xuất) nguyên vật liệu phát sinh sau khi thực hiện công việc nhập kho (xuất kho) thủ kho sẽ ghi số lợng thực nhập (thực xuất) vào phiếu nhập kho (phiếu xuất kho). Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (liên 2) thủ kho ghi số lợng thực nhập (thực xuất) vào thẻ
kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng tồn kho nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “Tồn” của thẻ kho. Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi đợc sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽ đợc thủ kho bảo quản để giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
* Tại phòng kế toán:
Hàng tuần, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về phòng kế toán. ở phòng kế toán, kế toán vật t kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu giá trị trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đối với phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (của ngời bán), các chứng từ khác liên quan (ví dụ: Chứng từ về vận chuyển .) để tính ra “Đơn giá” và…
“Thành tiền”. Còn đối với phiếu xuất kho, để giúp cho việc tính “Đơn giá” cho từng phiếu xuất đợc đơn giản, kế toán sử dụng chỉ tiêu số lợng trên phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và từ sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra đơn giá xuất, tổng giá trị xuất của mỗi loại nguyên vật liệu xuất kho. Căn cứ vào đơn giá xuất trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu xuất kho.
Để có thể quản lý chi tiết nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của Công ty đã sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu(biểu II.8). Các sổ chi tiết này đợc mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu. Cơ sở để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ chi tiết của kỳ trớc.