19. Ngày hiệu lực của Hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực ngay khi hai bên tham gia Hợp đồng ký kết.
STT Tên, nhãn hiệu,
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Phơng thức kiểm nghiệm ĐVT Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số luợng đúng quy cách, phẩm chất Số lợng không đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 4
ýkiến của ban kiểm nghiệm: ..………… ………… ………… ………… ………….. .. .. .. .. .. ..
Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trởng ban (Ký, họ tên)
Đối với những chuyến hàng mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại, thì…
nhất thiết phải kiểm nghiệm trớc khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Cách ghi chép biên bản kiểm nghiệm nh sau:
- Cột D “Phơng thức kiểm nghiệm” ghi phơng pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác xuất;
- Cột 1: Ghi số lợng theo hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hay phiếu giao hàng, ;…
- Cột 2 và 3 ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.
- ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ghi rõ ý kiến về số lợng, chất lợng, nguyên nhân đối với nguyên vật liệu không đúng số lợng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý;
- Biên bản kiểm nghiệm đợc lập thành 2 bản: 1 bản giao cho bộ phận phụ trách cung tiêu, 1 bản giao cho phòng kế toán.
Trong trờng hợp nguyên vật liệu không đúng với số lợng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên nữa và kèm theo các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết.
Hai là, kế toán nguyên vật liệu cần phải theo dõi chặt chẽ hơn nữa tình
hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ của các tổ sản xuất ở phân x- ởng.
Hiện này việc sử dụng nguyên vật liệu không hết, cuối kỳ còn thừa vẫn cha đợc kế toán nguyên vật liệu theo dõi chặt chẽ. Điều đó thể hiện ở chỗ, cuối kỳ kế toán bộ phận sản xuất (Phân xởng sản xuất) không nhất thiết phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa lại cuối kỳ, trừ trờng hợp thừa quá nhiều, nhng Công ty lại không quy định rõ ràng mức thừa bao nhiêu thì đợc coi là “thừa quá nhiều”. Trong thực tế việc xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất không hết, thừa lại cuối kỳ là chuyện thờng xảy ra. Nguyên nhân có thể là do xuất kho trong kỳ quá nhiều, do tiến độ sản xuất chậm (có thể do mất điện thờng xuyên trong kỳ, máy móc hỏng, lao động thiếu, năng xuất lao động giảm, ). Số vật…
liệu thừa cuối kỳ có thể nhập lại kho hoặc để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất. ở Công ty, vật liệu thừa thờng không nhập lại kho mà để kỳ sau tiếp tục sản xuất.
Dó đó kế toán nguyên vật liệu cần phải nắm đợc trị giá của số nguyên vật liệu thừa cuối kỳ làm cơ sở tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Bởi vì:
Chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp trong kỳ = thực tế xuất kho trong kỳTrị giá nguyên vật liệu - Trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ (*) Mặt khác, thông qua trị giá số vật liệu thừa cuối kỳ giúp kế nguyên vật liệu phần nào đánh giá đợc tiến thực hiện kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất nhờ đó phát huy hơn nữa vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán nguyên vật liệu, ngăn ngừa đợc các hành vi chộm cắp nguyên vật liệu của Công ty.
Để khắc phục hạn chế trên, kế toán cần phải yêu cầu, cuối kỳ phân xởng sản xuất phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa bằng “Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ” theo mẫu sau đây:
Đơn vị:………
Địa chỉ:………
Mẫu 08- VT
QĐ 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
Ngày……tháng …… năm…… Số:
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng sử dụngLý do
A B C D 1 E
Phụ trách bộ phận sử dụng
(Ký, họ tên)
“Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ” do quản đốc phân xởng lập ra trên cơ sở đã kiểm tra kỹ số lợng nguyên vật liệu thừa cuối kỳ ở phân xởng. Nếu số nguyên vật liệu thừa không cần sử dụng nữa thì sẽ nhập lại kho và lập phiếu nhập kho. Trong trờng hợp số nguyên vật liệu thừa đợc để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất thì quản đốc lập ra Phiếu này (lập 2 liên). Liên 1 lu lại, liên 2 gửi lên
cho phòng kế toán. Căn cứ vào Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ, kế toán xác định chi phi nguyên vật liệu trong kỳ theo công thức (*) thông qua bút toán điều chỉnh (ghi âm):
Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ). Đồng thời mở sổ chi tiết chi phí cho kỳ sau và ghi bút toán (mực thờng):
Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ)
Ba là, cần phải xây dựng một hệ thống danh điểm vật t.
Xây dựng danh điểm vật t là việc quy định những ký hiệu cho từng thứ vật t một cách khoa học, phù hợp với từng thứ vật t; đảm bảo đợc tính dễ nhớ, dễ nhận diện, dễ kiểm tra. Tuy hiện nay chủng loại nguyên vật liệu của Công ty cha phải là nhiều, nhng trong chiến lợc phát triển sản xuất, mở rộng quy mô hoạt động thì chắc chắn chủng loại vật t sẽ tăng lên nhiều. Nếu không xây dựng đợc một hệ thống danh điểm vật t phù hợp thì sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác quản lý, kiểm tra, hạch toán nguyên vật liệu. Mặt khác, Công ty thờng xuyên sản xuất theo các đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng có những yêu cầu khác nhau về kích cỡ, chủng loại, chất lợng của từng thứ nguyên vật liệu sử dụng. Ví dụ đơn đặt hàng số 01 yêu cầu sử dụng loại dây thép Φ 1và tôn lá loại MR nhng
đơn đặt hàng số 02 lại sử dụng dây thép Φ 1.5 và tôn lá mạ thiếc loại Prime, …
Cho nên, nếu không xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật t sẽ rất hay nhầm lẫn giữa nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng này thành nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng kia, dẫn đến sự không chính xác trong hạch toán chi…
phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Về cách xây dựng danh điểm đối với nguyên vật liệu, có thể thực hiện bằng việc mở các tài khoản chi tiết theo nội dung kinh tế của nguyên vật liệu. Chẳng hạn, Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu; các tài khoản chi tiết cho tài khoản này nh: TK 152.1- Vật liệu chính;
TK 152.2- Vật liệu phụ; …
Đối với vật liệu chính ở Công ty có thể quy định các danh điểm vật liệu nh sau.
Tài khoản cấp 1
Tài khoản chi tiết Tài khoản
cấp 2 Tài khoản cấp 3 Tài khoản cấp 4
152 Nguyên liệu, vật liệu 152.1 Vật liệu chính 152.2 Vật liệu phụ … … 152.1.1 Dây thép 152.1.2 Tôn lá … … 152.1.1-1,0 Dây thép cỡ φ 1,0 152.1.1-1,5 Dây thép cỡ φ 1,5 … … 152.1.2-MR Tôn lá loại MR 152.1.2-PR Tôn lá loại Prime
… …
Một khi hệ thống danh điểm vật t đợc xây dựng và Công ty áp dụng tin học vào công tác kế toán thí sẽ phát huy đợc hiệu quả quản lý, hạch toán nguyên vật liệu.
Bốn là, tiến tới đầu t trang bị công nghệ tin học vào công tác quản lý
nói chung và công tác kế toán nói riêng.
Hiện nay, công nghệ tin học phát triển không ngừng, tạo ra những u việt trong công tác quản lý, kế toán. Nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đã mạnh dạn đầu t nhằm tin học hóa công tác quản lý, kế toán, cho phép nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời tiết kiệm đợc chi phí sản xuất kinh doanh, qua đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất Thơng mại và Dịch vụ Quảng Phát là một doanh nghiệp nhỏ, cho nên công tác quản lý và kế toán ở Công ty cũng không quá phức tạp nh các doanh nghiệp có quy mô lớn. Nhng điều đó không có nghĩa là không cần phải đa công nghệ tin học vào phục vụ công tác quản lý và kế toán. Vấn đề là ở chỗ lãnh đạo Công ty cần tính toán kỹ lỡng giữa chi phí đầu t bỏ ra với kết quả thu lại để có phơng án thích hợp. Dù sớm hay muộn, với quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì vấn đề đa tin học vào quản lý, kế toán cũng sẽ là một tất yếu.
Kết luận
Nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản lu động trong các doanh nghiệp, do đó có vai trò rất quan trọng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng số lợng, quy cách, chất lợng các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Vì lẽ trên, tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Đề tài “Tổ chức công tác
kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất Thơng mại và Dịch vụ Quảng Phát” đợc nghiên cứu với mục đích chủ yếu là góp phần hoàn thiện
công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất Thơng mại và Dịch vụ Quảng Phát.
Đề tài là kết quả của sự vận dụng lý luận vào thực tiễn, bám sát thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị. Ba vấn đề lớn, có ý nghĩa hết sức quan trọng trong phạm vi nghiên cứu đã đợc Đề tài làm sáng tỏ, đó là:
- Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất;
- Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất điển hình- Công ty TNHH Sản xuất Thơng mại và Dịch vụ Quảng Phát;
- Những giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu đợc
xây dựng trên cơ sở thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại một doanh
nghiệp sản xuất.
Em xin chân thành cảm ơn Bộ môn Kế toán doanh nghiệp- Học viện Tài chính; thầy Nguyễn đào tùng- giảng viên Khoa Kế toán, Học viện Tài chính và Công ty TNHH Sản xuất Thơng mại và Dịch vụ Quảng Phát đã giúp đỡ tận tình trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế và hoàn thành Đề tài.
Hà Nội, tháng 04/2005
