- Sổ cái TK 152, 153
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Trong những năm qua phòng tài chính-kế toán đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán-tài chính cho giám đốc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty; ở các đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ. Theo định kỳ thì gửi về phòng kế toán công ty để hạch toán và lu trữ.
Phòng tài chính kế toán của công ty có 7 ngời: một kế toán trởng, 5 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ. Các đội công trình có bố trí một cán bộ thống kê hoặc kế toán.
- Kế toán trởng: Thực hiện theo pháp lệnh kế toán trởng, là ngời trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty nh chính sách huy động vốn, chính sách đầu t vốn sao cho có hiệu quả. Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp, là ngời thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty, thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách nhà nớc.
- Kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp các số liệu kế toán, đa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp ở công ty đảm nhận công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đến kỳ báo cáo, xem xét các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo quyết toán tháng- quý- năm, lập sổ cái. Xem xét các chỉ tiêu kế toán có cân đối hay không và có trách nhiệm báo cáo với kế toán trởng các báo biểu để kế toán trởng ký và trình Giám đốc duyệt.
- Kế toán tài sản ( kiêm cả kế toán vật liệu và TSCĐ ): Theo dõi sự biến động của TSCĐ, trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu t quản lý tài sản; theo dõi tình hình nhập-xuất hàng tồn kho nhiên vật liệu, theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển.
- Kế toán ngân hàng: thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹ đi ngân hàng rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, kế toán ngân hàng kiêm công tác thanh toán với ngời tạm ứng, thanh toán cho ngời bán.
- Kế toán lơng và BHXH, KPCĐ, BHYT: Tính toán số lơng phải trả cho từng cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT và KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lơng thực tế và tỷ lệ quy định hiện hành. Hàng tháng, lập bảng phân bổ tiền lơng, kiểm tra bảng chấm công, theo dõi tình hình tăng giảm số lợng lao động.
- Kế toán thuế: Tính toán số thuế của từng loại thuế mà doanh nghiệp phải chịu, quyết toán thuế và nộp thuế cho cơ thuế nhà nớc.
- Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đi rút tiền ở ngân hàng về quỹ, đi lấy tiền của khách hàng trả bằng tiền mặt, theo dõi chi tiết tiền mặt của từng công trình về quỹ.
Còn các kế toán đội: theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội sản xuất do mình phụ trách, thu thập các chứng từ kế toán phát sinh nộp lên cho phòng Tài chính-kế toán của công ty.
Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng trong công ty
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Kỳ kế toán: ở công ty thờng là 1 tháng. Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ 1 lần.
- Hình thức kế toán: áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, xác định giá xuất kho theo phơng pháp đích danh.
2.1.4. Sơ bộ về tài sản của của công ty.
Để có đợc cái nhìn tổng quan về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long, có thể quan sát bảng dới đây:
Kết cấu tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long Kế toán trưởng Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán ngân hàng Kế toán thuế Kế toán tiền lư ơng, BHXH Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm kế toán TM
( Thời điểm 31/12/2004) ST T Chỉ tiêu Số đầu năm (1000 đ) Số cuối năm (1000 đ) A Tài sản 70 078 757 80 150 127 I TSLĐ 51 834 896 53 378 081 1 Tiền 1 295 810 103 216
2 Các khoản phải thu 24 991 527 22 834 914
3 Hàng tồn kho 20 497 271 26 702 943 4 Tài sản lu động khác 5 050 288 3 737 008 II TSCĐ 18 243 861 26 772 046 1 Tài sản cố định 16 952 568 15 452 519 2 Chi phí XDCB dở dang 1 291 275 1 319 527 B Nguồn vốn 70 078 757 80 150 127 I Nợ phải trả 60 983 084 77 661 196 1 Nợ ngắn hạn 48 156 159 59 954 367 2 Nợ dài hạn 7 647 920 7 314 340 3 Nợ khác 5 179 005 3 370 351 II Nguồn vốn chủ sở hữu 9 095 673 9 511 069
2.1.5. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. qua.
Sự tăng trởng của công ty đợc thể hiện thông qua sự gia tăng đều đặn của các chỉ số doanh thu, lợi nhuận, vốn kinh doanh và thu nhập của ngời lao động (bảng dới đây). Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của công ty cha lớn nhng kết quả dới đây là những dấu hiệu rất đáng khích lệ về một quá trình phát triển khá nhanh và đều của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long.
Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động của công ty xây dựng số 9 Thăng Long năm 2002-2004
1 Sản lợng 1000đ 46 320 000 60 321 387 76 264 991 2 Doanh thu thuần 1000đ 34 295 653 43 492 569 67 708 134 3 Vốn kinh doanh bq 1000đ 41 572 083 55 367 814 67 080 545 4 Vốn cố định bình quân 1000đ 14 338 523 18 013 530 18 475 117 5 Vốn lu động bình quân 1000đ 27 233 560 37 354 284 48 605 428 6 Tổng lợi nhuận trớc thuế 1000đ 255 788 558 000 787 669 7 Thuế thu nhập DN 1000đ 63 497 139 500 220 547 8 Tổng lợi nhuận sau thuế 1000đ 191 841 418 500 567 122 9 Số lao động bình quân Ngời 371 401 386 10 Thu nhập bq đầu ngời/tháng 1000đ 1033 1100 1230 11 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/VKD % 0,418 0,722 0,845
Chỉ trong vòng 3 năm liên tiếp mà sản lợng của công ty đã tăng 65%; doanh thu tăng 97%; lợi nhuận sau thuế tăng 197%; thu nhập của ngời lao động tăng 19%. Nếu so sánh các tỷ lệ tăng của các chỉ tiêu cho thấy: tuy doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng khá nhanh nhng thu nhập của ngời lao động cha đợc cải thiện tơng xứng, nguyên nhân của tình trạng này là do công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn về vốn và đang thực hiện tích luỹ nội bộ để gia tăng đầu t tài sản. Ngoài ra tuy rằng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty là khá lớn ( năm 2004 là 3 188 000 đồng) nhng tổng lợi nhuận của công ty khá khiêm tốn( 787 669 000), là vì phần lớn vốn kinh doanh trong kỳ của công ty là vốn vay ngân hàng và phải trả lãi khi sử dụng ( chi phí lãi vay đợc tính vào chi phí hoạt động tài chính và làm giảm tổng của doanh nghiệp xuống), do đó việc tìm ra một giải pháp huy động vốn khả quan hơn để tăng nhanh lợi nhuận của doanh nghiệp là thách thức rất lớn của công ty trong thời gian tới.
2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn:2.1.6.1. Thuận lợi: 2.1.6.1. Thuận lợi:
- Địa thế: nằm ngay trên đờng cao tốc Thăng Long, thuận lợi cho công tác giao dịch với khách hàng, có uy tín với khách hàng và liên tục giành đợc những hợp đồng trong đấu thầu.
- Có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề và nhiệt tình với công việc, do nằm ở ven đô tiếp giáp với các vùng nông thôn nên có thể huy động đợc lực l- ợng lao động nông nhàn theo mùa vụ vào những công việc thủ công thuần tuý.
- Đợc Tổng công ty thờng xuyên quan tâm và tạo điều kiện để phát triển.
2.1.6.2. Khó khăn:
- Số vốn ngân sách cấp cho công ty hàng năm quá ít, không đảm bảo đợc nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh.
- Hiện nay công ty đang hoạt động chủ yếu bằng vốn vay ngân hàng với lãi suất khá cao đã tạo ra một gánh nặng lớn cho chi phí, làm tăng hệ số nợ gây bất ổn cho tình hình tài chính của công ty.
- Tại thời điểm hiện nay, giá nguyên vật liệu đang tăng rất nhanh mà công ty không có điều kiện về vốn để dự trữ dẫn đến công ty sẽ phải chịu nhiều thiệt thòi với những hợp đồng còn dang dở.
- Công ty đang đứng trớc một thách thức đó là phải nhanh chóng thanh toán các khoản nợ, liên tục làm ăn có lãi để đẩy nhanh tiến trình cổ phần hoá.
2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long. 2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long.
Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xởng, sân bay, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dang, phong phú. Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác đợc sử dụng ngay không qua chế biến nh các loại cát, sỏi, đá...những loại vật liệu có giá trị cao nh sắt, thép, xi măng.. nhng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ớt.. Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển... Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình. Chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn
bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lợng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hởng giá thành sản phẩm xây lắp.
Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lợng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải đợc lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lợng lẫn chất lợng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty.
2.2.2. Phân loại NVL ở công ty.
Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng nh sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã phân loại NVL thành:
-Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có:
Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, phụ gia...Trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau. Cụ thể:
+ Thép gồm thép gai, thép trơn, thép góc, thép mẩu, thép ống..
. Thép gai gồm: thép gai phi 10(Φ10),Φ12,Φ13,Φ14,Φ16,Φ20,Φ25... .Thép góc gồm: thép góc bằng 100x100,thép góc bằng 125x125, thép góc bằng 60x60..
.Thép trơn gồm: thép trơn Φ5, Φ20A1, Φ71
.Thép 1 ly, thép ống Φ60, thép I 600, thép lới 1 ly.. +Sắt gồm sắt A1, sắt A2..
+Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Chin-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn..
+Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm. +Cát gồm: cát vàng, cát đen.
+ Phụ gia gồm: phụ gia chống ăn mòn Placccr, phụ gia siêu dẻo 2010, phụ gia 214-11, phụ gia chơng nở, phụ gia SIKA NN, phụ gia SIKA R4, phụ gia SIPAZON..
-Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lợng công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình.. nh: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công.
-Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình thi công, xây dựng công trình nh xăng, dầu, ga.. cho các loại xe và máy thi công.
+Xăng gồm: xăng A90, xăng A92,..
+Dầu gồm: dầu công nghiệp 90, dầu cs 46, dầu điezen, dầu HD 40 Hộp, dầu HD 50..
- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng,chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phơng tiện vận tải.. nh xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng..
-Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng( ngoài các vật liệu trên) của công ty hoặc phế liệu thu hồi. Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông nh ống ghen tạo lỗ dầm Φ55, ống ghen nối Φ55..
ở công ty còn có loại vật t luân chuyển nh ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép... những loại vật t này đợc sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật t luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100%. Nếu làm mất mát, h hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu t.
2.2.3 Đánh giá NVL ở công ty
Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ.
2.2.3.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL
Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công.
Tất cả các loại NVL dù khối lợng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho.
* Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (chua có thuế) + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ...) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Công ty thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua cha có thuế GTGT.
VD: Theo HĐGTGT số 0048804 ngày 21/12/2004 mua thép Φ25 của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi:
- Số lợng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 kg
- Thuế suất thuế GTGT: 5%
- Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đ Trị giá vốn thực tế thép Φ25 đợc tính nh sau:
- Giá mua cha có thuế: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ - Thuế GTGT: 54 951 140 x 5% = 2 747 557 đ
Giá công ty phải thanh toán với ngời bán khi mua thép Φ25: = 54 951 140 + 2 747 557 = 57 698 697 đ
Vậy giá thực tế của thép Φ25 nhập kho: