- Sổ cái TK 152, 153
2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn:
2.1.6.1. Thuận lợi:
- Địa thế: nằm ngay trên đờng cao tốc Thăng Long, thuận lợi cho công tác giao dịch với khách hàng, có uy tín với khách hàng và liên tục giành đợc những hợp đồng trong đấu thầu.
- Có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề và nhiệt tình với công việc, do nằm ở ven đô tiếp giáp với các vùng nông thôn nên có thể huy động đợc lực l- ợng lao động nông nhàn theo mùa vụ vào những công việc thủ công thuần tuý.
- Đợc Tổng công ty thờng xuyên quan tâm và tạo điều kiện để phát triển.
2.1.6.2. Khó khăn:
- Số vốn ngân sách cấp cho công ty hàng năm quá ít, không đảm bảo đợc nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh.
- Hiện nay công ty đang hoạt động chủ yếu bằng vốn vay ngân hàng với lãi suất khá cao đã tạo ra một gánh nặng lớn cho chi phí, làm tăng hệ số nợ gây bất ổn cho tình hình tài chính của công ty.
- Tại thời điểm hiện nay, giá nguyên vật liệu đang tăng rất nhanh mà công ty không có điều kiện về vốn để dự trữ dẫn đến công ty sẽ phải chịu nhiều thiệt thòi với những hợp đồng còn dang dở.
- Công ty đang đứng trớc một thách thức đó là phải nhanh chóng thanh toán các khoản nợ, liên tục làm ăn có lãi để đẩy nhanh tiến trình cổ phần hoá.
2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long. 2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long.
Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xởng, sân bay, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dang, phong phú. Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác đợc sử dụng ngay không qua chế biến nh các loại cát, sỏi, đá...những loại vật liệu có giá trị cao nh sắt, thép, xi măng.. nhng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ớt.. Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển... Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình. Chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn
bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lợng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hởng giá thành sản phẩm xây lắp.
Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lợng cao đảm bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải đợc lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lợng lẫn chất lợng. Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty.
2.2.2. Phân loại NVL ở công ty.
Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng nh sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã phân loại NVL thành:
-Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có:
Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, phụ gia...Trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau. Cụ thể:
+ Thép gồm thép gai, thép trơn, thép góc, thép mẩu, thép ống..
. Thép gai gồm: thép gai phi 10(Φ10),Φ12,Φ13,Φ14,Φ16,Φ20,Φ25... .Thép góc gồm: thép góc bằng 100x100,thép góc bằng 125x125, thép góc bằng 60x60..
.Thép trơn gồm: thép trơn Φ5, Φ20A1, Φ71
.Thép 1 ly, thép ống Φ60, thép I 600, thép lới 1 ly.. +Sắt gồm sắt A1, sắt A2..
+Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Chin-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn..
+Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm. +Cát gồm: cát vàng, cát đen.
+ Phụ gia gồm: phụ gia chống ăn mòn Placccr, phụ gia siêu dẻo 2010, phụ gia 214-11, phụ gia chơng nở, phụ gia SIKA NN, phụ gia SIKA R4, phụ gia SIPAZON..
-Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lợng công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình.. nh: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công.
-Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình thi công, xây dựng công trình nh xăng, dầu, ga.. cho các loại xe và máy thi công.
+Xăng gồm: xăng A90, xăng A92,..
+Dầu gồm: dầu công nghiệp 90, dầu cs 46, dầu điezen, dầu HD 40 Hộp, dầu HD 50..
- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng,chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phơng tiện vận tải.. nh xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng..
-Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng( ngoài các vật liệu trên) của công ty hoặc phế liệu thu hồi. Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông nh ống ghen tạo lỗ dầm Φ55, ống ghen nối Φ55..
ở công ty còn có loại vật t luân chuyển nh ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép... những loại vật t này đợc sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật t luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100%. Nếu làm mất mát, h hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu t.
2.2.3 Đánh giá NVL ở công ty
Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ.
2.2.3.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL
Nguồn cung cấp NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Ngoài ra còn có một số NVL công ty tự gia công.
Tất cả các loại NVL dù khối lợng nhiều hay ít đều phải làm thủ tục nhập kho.
* Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế VL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn (chua có thuế) + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ...) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) Công ty thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua cha có thuế GTGT.
VD: Theo HĐGTGT số 0048804 ngày 21/12/2004 mua thép Φ25 của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi:
- Số lợng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 kg
- Thuế suất thuế GTGT: 5%
- Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đ Trị giá vốn thực tế thép Φ25 đợc tính nh sau:
- Giá mua cha có thuế: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ - Thuế GTGT: 54 951 140 x 5% = 2 747 557 đ
Giá công ty phải thanh toán với ngời bán khi mua thép Φ25: = 54 951 140 + 2 747 557 = 57 698 697 đ
Vậy giá thực tế của thép Φ25 nhập kho: = 57 698 697 + 450 000 = 58 148 697 đ * Đối với vật liệu tự sản xuất:
Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công =
Giá VL xuất kho để
gia công +
Các chi phí tiền lơng BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công +
Chi phí khác có liên quan (chính là giá thành sản xuất của vật t tự gia công)
VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/12/2004, xuất thép Φ32 cho đội 906 (ông Dung) để gia công lan can thép với số lợng là 6035 kg, đơn giá 8650 đ/kg. Tổng số tiền 52 202 750đ
Chi phí điện hàn để gia công: 170 000 đ
Chi phí tiền lơng cho công nhân là: 3 250 000 đ
Nh vậy, trị giá lan can thép nhập kho đợc xác định nh sau: 52 202 750 + 170 000 + 3 250 000 = 55 622 750 đ
* Đối với vật liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế VL thu hồi
nhập kho =
Trị giá vốn thực tế của VL tại thời điểm xuất kho
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 09 ngày 08/12/2004 nhập thu hồi cầu Vân đồn, thép các loại, trong đó thép Φ25:
- Số lợng: 540,5 kg
- Đơn giá: (theo phiếu xuất cho đội XD 909): 7650 đ/kg Trị giá vốn thực tế VL thu hồi nhập kho:
540,5 x 7650 = 4 134 825 đ
2.2.3.2. Tính giá thực tế xuất kho của NVL:
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thờng là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phơng pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL
xuất kho. Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho.
VD: Ngày 29/12/2004m có phiếu xuất kho số 22 xuất thép Φ25 cho đội 902 chi phí thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá.
- Số lợng: 7027 kg - Đơn giá: 7820 đ/kg
Theo phiếu nhập kho số 15 ngày 21/12/2004 đơn giá của lô hàng này là 7820 đ/kg
Nh vậy trị giá vốn thực tế thép Φ25 xuất kho đợc kế toán xác định nh sau: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ
2.2.4. Thủ tục nhập, xuất vật liệu:2.2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu
Khi nhận đợc dự án, hợp đồng thi công xây lắp giữa công ty và Tổng công ty; căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lợng vật t tiêu hao. Sau đó chuyển cho phòng vật t.
Căn cứ vào đó, phòng vật t lên kế hoạch mua sắm vật t phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp.
Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật t trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật t có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thờng áp dụng với các loại vật t có khối lợng không lớn nh các loại phụ tùng thay thế.
Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thớc, mẫu mã, số lợng, phơng thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các
điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của ngời bán tới nơi giao NVL . Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật t do đội tự mua bán với khối lợng lớn nh cát, đá, sỏi, thép...
Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lợng, số lợng, chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra đợc ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật t.
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t, khi vật t đã đủ các tiêu chuẩn nh: đúng chủng loại, số lợng, chất lợng, kích cỡ thì phòng vật t mới tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: + Liên 1: Lu ở phòng vật t
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
+ Liên 3: Giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Trong trờng hợp vật t nhập tại chân các công trình thì liên sau (liên 2) đ- ợc chuyển cho cho kế toán vật t vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình.
Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật t nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật t do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật t còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên nhà cung cấp và đại diện các đội thi công để làm thủ tục nhập kho.
Hoá đơn của ngời bán và phiếu XK đợc gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Nhu cầu sản xuất
Phòng kỹ thuật dựa vào bản thiết kế kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao
Phòng vật tư tổ chức thu mua nguyên vật liệu
Đại diện phòng kỹ thuật, phòng vật tư và thủ kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư
Phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho Liên 1: lưu ở phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho Liên 3: giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi Địa chỉ: 22 Ngõ Kiến Thiết – Khâm Thiên - ĐĐ - Hà Nội
Số tài khoản: 710B.12264 ( Ngân hàng công thơng Đống Đa) MST : 01 0159112
Họ tên ngời mua hàng: Trần Minh Hoà
Tên đơn vị: Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Địa chỉ : Xuân Đỉnh-Từ Liêm-Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM/CK MS : 01 001 05905
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Thép φ 10 Kg 15 643 7 970 124 674 710 2 Thép φ 13 Kg 13 141 7 820 102 762 620 3 Thép φ 25 Kg 7 027 7 820 54 951 140 Thép φ 28 Kg 4 747 7 820 37 121 540 Cộng tiền hàng 319 510 010
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 15 975 500
Tổng cộng tiền thanh toán: 335 485 510 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba năm triệu, bốn trăm tám năm nghìn, năm trăm mời đồng
Hoá đơn
giá trị gia tăng
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GM/ 2004B 0048804 Ngời mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Ngời bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Thủ trởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên )
Sau khi nhận đợc hoá đơn của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long, vật liệu đợc chuyên chở về kho của công ty. Trớc khi nhập vật t Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật t, sau khi kiểm tra vật t đúng chất lợng, đủ số lợng, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật t mới làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho.
Biên bản kiểm nghiệm vật t Ngày 21 tháng 12 năm 2004
Căn cứ vào hoá đơn số 0048804 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi ban kiểm nghiệm của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long gồm:
1.Ông Ngô Ngọc Thắng : Đại diện phòng vật t- Trởng ban 2.Ông Nguyễn Viết Sơn : Đại diện phòng kỹ thuật - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Hằng : Thủ kho-Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm số vật t nhập kho do bà Hoà mua về.
Số thứ tự Tên nh nã hiệu,quy cách vật t Mã số Phơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách, phẩm chất Số lợng không đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú