V. TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT
KẾ TOÁN TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG K.TOÁN CÔNG TY K.TOÁN CÁC PHÂN KT CHI NHÁNH KT CHI NHÁNH K.TOÁN VẬT TƯ KT TIỀN LƯƠNG K.TOÁN TSCĐ KT THANH THỦ QUỸ K.TOÁN CHI PHÍ KT TỔNG HỢP K.TOÁN TIÊU THỤ
Phòng kế toán gồm có 23 người và 15 người kế toán tại các phân xưởng, phòng ban.
Đứng đầu là kế toán trưởng : Có nhiệm vụ chỉ dạo điều hành hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tài chính của toàn nhà máy. Phân tích hoạt động kinh doanh, tham mưu giúp giám đốc nhà máy về các vấn đề có liên quan đến tài chính kế toán và đánh giá kiểm kê các phương án kinh doanh.
Giúp việc cho kế toán trưởng có 1 phó phòng phụ trách kế toán tổng hợp và 1 phó phòng phụ trách về tiêu thụ sản phẩm.
* Kế toán vật tư : Có nhiệm vụ theo dõi trình tự nhập xuất vật tư và thiết bị.
Căn cứ vào các phiếu nhập xuất kho gửi về kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Sau đó vào sổ chi tiết vật liệu cho từng sản phẩm. Cuối quý căn cứ vào số liệu xuất, kế toán lập sổ cái các TK 152, TK 153, TK 133 và các TK khác có liên quan.
* Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội : hàng tháng căn cứ vào các bảng
chấm công, phiếu kê sản lượng và bảng tính lương từ các kế toán phân xưởng đưa lên để duyệt tiền lương. Vào bảng tổng hợp tiền lương sau đó tiến hành tổng hợp chi phí tiền lương vào các khoản trích theo luương như BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ nhà nước quy định cho từng đối tượng lao động. Cuối quý kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, kế toán trực tiếp sử dụng và theo dõi các TK 334, TK 335, 338 ...
* Kế toán tài sản cố định : Từ các chứng từ gốc như : Biên bản bàn giao
TSCĐ trên sổ chi tiết TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng. Cuối quý lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng rồi lập sổ cái TK 214, TK211 ... lập báo cáo định kỳ về nguồn vốn cho toàn công ty. Theo dõi các quỹ được phân phối cho xí nghiệp.
* Kế toán tiền mặt, ngân hàng : Có nhiệm vụ hạch toán tình hình thu chi
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Theo dõi việc thu chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu clinker hoặc xi măng kế toán công nợ phải thu, phải trả hàng ngày căn cứ vào các chứng từ mua bán, phiếu thu, phiếu chi. Kế toán có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu, phải trả với người bán, người mua, xí nghiệp với công ty, công ty với Tổng công ty ... Theo dõi cấp vốn lưu động bằng hàng hoá cho các xí nghiệp trực thuộc.
* Thủ quỹ : Quản lý thu, chi tiền mặt theo chứng từ cụ thể cuối ngày kế toán
thanh toán đối chiếu với sổ quỹ để đảm bảo việc rút tiền mặt và thanh toán 1 cách thuận tiện.
* Kế toán chi phí : Thực hiện việc hạch toán chi phí, tổng hợp chi phí bán
hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm vào cuối quý. Kế toán tiến hành tập hợp chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với đối tượng tính giá thành. Căn cứ vào số dư, số phát sinh của các tài khoản tập hợp chi phí để lập bảng tính giá thành sản phẩm, hạng mục sản phẩm. Kế toán trực tiếp theo dõi và sử dụng TK 621, TK 622 ... TK 154 .
* Kế toán tổng hợp : Giúp kế toán trưởng trong việc tạo lập các thông tin
kinh tế như lập báo cáo kế toán, tổ chức thông tin kinh tế phân tích thông tin kinh tế, ghi 1 số tài khoản tổng hợp và tổ chức bảo đảm lưu trữ tài liệu kế toán, lập báo cáo định kỳ để báo cáo Tổng công ty và cơ quan chức năng nhà nước quy định. Sau khi Tổng công ty duyệt quyết toán tiến hành phân bổ lại lợi nhuận và duyệt quyết toán cho các đơn vị trực thuộc hướng dẫn và điều chỉnh sổ sách cho phù hợp với số liệu quyết toán tổng công ty đã duyệt.
* Kế toán tiêu thụ sản phẩm : Có nhiệm vụ theo dõi lương thành phẩm nhập
kho và xuất kho. Hạch toán tiêu thụ sản phẩm.
* Kế toán theo dõi đầu tư xây dựng cơ bản : Lập thủ tục và kế hoạch các công trình sửa chữa lớn, mua sắm tài sản cố định của các xí nghiệp và công ty. Theo dõi việc cấp phát vốn xây dựng cơ bản, tổng hợp quyết toán về vốn xây dựng cơ bản, lập biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng tăng giá trị TSCĐ đồng thời tăng vốn cố định.
Hình thức kế toán tại Công ty là hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Tại 3 xí nghiệp phụ thuộc là xí nghiệp đá Tràng Kênh và Xí nghiệp vận tải sửa chữa thủy, xí nghiệp bao bì thì hạch toán phụ thuộc, còn lại chi nhánh Thái Bình thì sử dụng hình thức báo sổ. Các nghiệp vụ phát sinh tại phân xưởng được các kế toán phân xưởng ghi chép và chuyển lên phòng kế toán của công ty để kế toán tại phòng kế toán hạch toán. Tại chi nhánh thì kế toán chi nhánh có nhiệm vụ
về phòng kế toán tài chính của công ty để tập hợp chi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh của công ty.
Trước ngày 01/01/ 1994 hình thức kế toán tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ, sau thời điểm trên đơn vị áp dụng thử nghiệm hình thức nhật ký chung. Bắt đầu từ ngày 01/1/96 theo quyết định 1141/ TC/ QĐCĐKT công ty chính thức áp dụng hình thức nhật ký chung để tiến hành kế toán và xây dựng bộ sổ mới. Theo yêu cầu của hình thức sổ cũng như xuất phát từ thực tiễn công ty. Công ty đã xây dựng 1 hệ thống sổ bao gồm :
- Các sổ thẻ chi tiết : Các sổ thẻ này dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh có liên quan tới các đối tượng mà theo yêu cầu quản lý của công ty cần phải theo dõi chặt chẽ chi tiết, những đối tượng có mức độ thường xuyên phát sinh. Thuộc loại này công ty có các loại sổ như : sổ theo dõi chi tiết thạch cao, sổ theo dõi chi tiết khách hàng.
- Sổ quỹ là sổ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến thu chi tiền mặt tại công ty, căn cứ để ghi vào các sổ này là các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
- Sổ nhật ký chung : Là sổ để theo dõi chung tình hình biến động của toàn công ty tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào sổ theo thứ tự thời gian tăng dần. Bên cạnh các sổ nhật ký chung còn có các sổ chuyên dùng, các sổ này dùng để phản ánh các nghiệp vụ diễn ra 1 cách thường xuyên và theo yêu cầu quản lý của công ty thì chúng được tách ra ghi riêng. Trình tự ghi sổ này giống như sổ nhật ký chung. Cuối tháng tổng hợp số liệu rồi ghi vào nhật ký chung của công ty.
Sổ cái các tài khoản được mở ra để theo dõi 1 số loại vốn hoặc nguồn vốn. Số liệu ghi vào sổ này là các sổ tổng hợp cuối tháng từ nhật ký chung và các sổ chi tiết. Sổ cái có mẫu biểu đúng với quy định của nhà nước. Một số sổ chi tiết có cải tiến cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cuả công ty. Tổng hợp số liệu của cùng 1 tài khoản từ sổ nhật ký chung và chuyển vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Căn cứ vào sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Hệ thống tài khoản của công
ty được áp dụng theo hệ thống tài khoản của chế độ kế toán mới do Bộ tài chính ban hành. Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký chung Bảng tổng hợp Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết