- Nguyên tắc chung
Công ty HPT xác định và lập thành văn bản cách thức đáp ứng các chỉ tiêu chất lượng hoặc các yêu cầu chất lượng được thể hiện qua kế hoạch thực hiện hoạch định chất lượng theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9002:1994 và theo định hướng kinh doanh của công ty.
Công ty thực hiện hoạch định chất lượng đối với các hoạt động của hệ thống quản trị chất lượng và các hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ.
Đối với các hoạt động được thực hiện thường xuyên hoặc có tính lặp lại, công ty hoạch định và kiểm soát theo các thủ tục. Đối với các hoạt động không thường xuyên hoặc không có tính lặp lại, công ty hoạch định và kiểm soát theo các kế hoạch chất lượng.
- Các hoạt động cần được hoạch định
Đối với hệ thống chất lượng
Công ty thực hiện công tác hoạch định chất lượng đối với các hoạt động sau:
Xem xét của lãnh đạo
Kiểm soát quá trình
Kiểm tra và thử nghiệm
Hành động phòng ngừa và khắc phục
Đánh giá chất lượng nội bộ
Đào tạo
Đối với các hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ
Quản lý dự án: cung cấp giải pháp và dịch vụ - Các yêu cầu cần thực hiện khi hoạch định
Lập bảng kế hoạch thực hiện công tác hoạch định chất lượng.
Nhận dạng và cung ứng nhân sự và các nguồn lực khác để có thể đáp ứng các nhu cầu về chất lượng.
Bảo đảm tính tương thích giữa các hoạt động với các thủ tục văn bản có liên quan.
Làm rõ các chuẩn mực đối với việc chấp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ.
Thiết lập và lưu trữ các hồ sơ về chất lượng.
1.10.9 Xem xét hợp đồng:
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì thủ tục “Xem xét hợp đồng” bằng văn bản đối với hợp đồng kinh doanh, dịch vụ và hợp đồng dự án nhằm kiểm soát việc xem xét hợp đồng và kiểm soát các hoạt động triển khai thực hiện hợp đồng để đảm bảo rằng yêu cầu của khách hàng và khả năng thực hiện hợp đồng của công ty được xác định rõ và phù hợp với tình hình thị trường và các quy định của pháp luật.
- Xem xét hợp đồng
Trước khi ký kết hợp đồng, công ty xem xét các nội dung trong hợp đồng để bảo đảm tính khả thi của hợp đồng. Các nội dung cần xem xét như sau:
Các yêu cầu của khách hàng đã được xác định một cách thích hợp.
Khả năng của công ty nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng.
Giải quyết thỏa đáng mọi sự khác biệt của hợp đồng so với yêu cầu của khách hàng.
- Sửa đổi hợp đồng
Công ty quy định cách thức sửa đổi hợp đồng nhằm điều chỉnh sự thay đổi của khách hàng hoặc của công ty so với hợp đồng đã soạn thảo. Việc sửa đổi hợp đồng được xác nhận và có sự xem xét của người có trách nhiệm đối với điều khoản được sửa đổi. Văn bản liên quan đến việc điều chỉnh hợp đồng được phân phối và đính kèm với hợp đồng đã ký.
- Lưu trữ hợp đồng
Các hồ sơ xem xét hoặc bổ sung hợp đồng được lưu trữ theo thủ tục HPT/Pr.4.16.
1.10.10 Kiểm soát thiết kế:
Công ty không áp dụng điều khoản này vì:
Hiện nay hoạt động thiết kế viết chương trình phần mềm của công ty mới đi vào hoạt động, nên công ty chưa mở rộng phạm vi đánh giá cho lãnh vực phần mềm, do đó công ty chưa đưa vào áp dụng điều khoản 4.4 này.
Khi có yêu cầu của khách hàng và khi hoạt động viết chương trình phần mềm của công ty đi vào ổn định, công ty sẽ thiết lập thủ tục 4.4 để kiểm soát quá trình thiết kế.
1.10.11 Kiểm soát văn bản dữ liệu:
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì các thủ tục bằng văn bản để kiểm soát văn bản và dữ liệu theo tiêu chuẩn chất lượng ISO9002 nhằm kiểm soát việc xem xét, phê duyệt, sửa đổi và phân phối các văn bản và dữ liệu bên trong cũng như bên ngoài một cách hợp lý và thống nhất.
- Phê duyệt và ban hành tài liệu
Phê duyệt, phát hành văn bản chất luợng trong nội bộ công ty
Giám đốc và đại diện lãnh đạo có trách nhiệm thiết lập các văn bản Sổ tay chất lượng.
Các cá nhân có trách nhiệm liên quan thiết lập các Thủ tục, các Hướng dẫn công việc tùy thuộc vào tính chất công việc của mình. Các văn bản chất lượng này được xem xét và phê duyệt bởi người có trách nhiệm trước khi ban hành theo thủ tục kiểm soát văn bản dữ liệu nội bộ: HPT/Pr.4.5a.
Ban Quản Lý Chất Lượng có trách nhiệm cập nhật các văn bản trong hệ thống chất lượng và bảng kê trên hệ thống mạng, thông báo đến các đơn vị liên quan khi có văn bản thay đổi.
Các văn bản khi hết hiệu lực sử dụng được thu hồi để xử lý theo Hướng dẫn công việc soạn thảo và kiểm soát văn bản chất lượng HPT/WI.4.5, hoặc lưu trữ theo thủ tục kiểm soát văn bản chất lượng HPT/Pr.4.16.
Phê duyệt, phát hành văn bản chất lượng có nguồn gốc từ bên ngoài
Bộ phận Hành chính tiếp nhận và thực hiện theo thủ tục HPT/Pr.4.5b.
Các văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài (có kiểm soát) đều được lập thành bảng kê để kiểm soát tại các phòng ban.
Các văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài khi hết hiệu lực sử dụng được tách biệt để xử lý hoặc lưu trữ theo thủ tục kiểm soát văn bản chất lượng HPT/Pr.4.16. - Thay đổi văn bản dữ liệu
Kiểm soát việc thay đổi văn bản dữ liệu được quy định theo Hướng dẫn công việc soạn thảo và kiểm soát văn bản chất lượng HPT/WI.4.5, Thủ tục kiểm soát văn bản dữ liệu nội bộ HPT/Pr.4.5a phần A.
Khi có yêu cầu cần thay đổi các văn bản chất lượng phải làm phiều đề nghị sửa đổi văn bản và phải có sự phê duyệt của Đại diện lãnh đạo được quy định theo thủ tục kiểm soát văn bản dữ liệu nội bộ HPT/Pr.4.5a phần A.
- Kiểm soát các văn bản liên quan đến chất lượng
Các văn bản liên quan đến chất lượng lưu hành nội bộ hoặc phát hành ra bên ngoài đều được người có trách nhiệm xem xét tính phù hợp và cần thiết của văn bản, sau đó được chuyển cho GIám đốc hoặc Phó Giám đốc ký duyệt.
Đối với các văn bản sau khi Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký duyệt, chuyển cho Bộ phận Hành chánh đóng dấu công ty, cho số văn bản. Đối với văn bản phân phối ra bên ngoài thì nơi phát hành thực hiện việc phân phối và lưu lại 1 bản. Bộ phận hành chánh sẽ thực hiện việc phân phối các văn bản lưu hành nội bộ cấp công ty và lưu lại 1 bản
Đối với những văn bản chỉ có chữ ký của Trưởng phòng nhưng cần thiết đóng dấu, phải có giấy ủy quyền của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Các văn bản được phân phối và áp dụng sẽ được lưu trữ và lập bảng kê tại nơi thực hiện việc phân phối văn bản.
1.10.12 Mua hàng:
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì thủ tục “Mua hàng” bằng văn bản để đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu kinh doanh và dịch vụ của công ty.
- Đánh giá nhà thầu phụ
Công ty đánh giá và chọn nhà thầu phụ trên cơ sở khả năng thỏa mãn các yêu cầu của hợp đồng giữa công ty và nhà thầu phụ của các nhà thầu phụ trong nước và ngoài nước theo thủ tục mua hàng HPT/Pr.4.6
Công ty xác lập các tiêu chí cho việc đánh giá lựa chọn nhà thầu phụ.
Các nhà thầu phụ được công ty lựa chọn được lập thành danh sách nhằm giúp cho việc xem xét chỉ định nhà thầu phụ được dễ dàng.
- Dữ liệu mua
Các dữ liệu mua hàng đều được thể hiện rõ ràng trên phiếu yêu cầu vật tư, đơn hàng phù hợp với các yêu cầu quy định và được xem xét phê duyệt của Trưởng phòng có liên quan.
- Đánh giá sản phẩm tại cơ sở nhà thầu phụ
Công ty không có yêu cầu áp dụng.
1.10.13 Kiểm soát sản phẩm do khách hàng cung cấp:
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì thủ tục kiểm soát sản phẩm do khách hàng cung cấp bằng văn bản nhằm kiểm soát việc kiểm tra, xác nhận, bảo quản và bảo dưỡng sản phẩm do khách hàng cung cấp.
Công ty thực hiện việc kiểm tra thử nghiệm sản phẩm và thông báo cho khách hàng biết về tình trạng của sản phẩm theo Hướng dẫn công việc kiểm soát sản phẩm do khách hàng cung cấp HPT/WI.4.7
1.10.14 Nhận dạng và truy tìm nguồn gốc sản phẩm
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì thủ tục bằng văn bản để nhận biết sản phẩm bằng các biện pháp thích hợp trong suốt quá trình từ lúc nhận sản phẩm đến khi phân phối sản phẩm đến tay khách hàng. Việc nhận dạng này giúp truy tìm sản phẩm để thu hồi hoặc để thực hiện việc kiểm tra đặc biệt khi có yêu cầu hoặc để trả lại nhà thầu phụ.
Việc nhận dạng được thực hiện trong quá trình kinh doanh, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì, bốc dỡ lưu kho, bao gói bảo quản và giao hàng.
Đối với sản phẩm là hàng hóa trong quá trình, việc nhận dạng dựa trên cơ sở các số hiệu đi kèm theo máy, logo của nhà sản xuất, bộ chứng từ kèm theo hàng hóa…….
Đối với sản phẩm là chứng từ của công ty, nhận dạng dựa vào số sử dụng văn bản, mã số của chứng từ.
Việc truy tìm được thực hiện theo yêu cầu của các phòng liên quan. Trưởng phòng liên quan có trách nhiệm phê duyệt vào phiếu yêu cầu truy tìm sản phẩm, gởi cho Trung tâm bảo hành hoặc bộ phận kế toán để thực hiện việc truy tìm theo quy định của thủ tục HPT/Pr.4.8.
1.10.15 Kiểm soát quá trình
- Nguyên tắc chung:
Công ty thiết lập và duy trì thủ tục bằng văn bản các quá trình có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ để bảo đảm các quá trình được thực hiện trong những điều kiện được kiểm soát, bao gồm:
Các quá trình ảnh hưởng đến chất lượng, dịch vụ như quá trình kinh doanh, lắp đặt, sửa chữa, bảo trì được xác định bằng văn bản.
Các quy định về việc sử dụng trang thiết bị và môi trường làm việc nhằm phục vụ mục đích kinh doanh, dịch vụ.
Xác định tính phù hợp của sản phẩm, dịch vụ, quá trình với các tiêu chuẩn, kế hoạch chất lượng và các văn bản thủ tục.
Kiểm soát và theo dõi thông số của quá trình và đặc tính của sản phẩm khi cần thiết.
Các nhân sự thực hiện kiểm soát quá trình được đào tạo để đáp ứng đòi hỏi của công việc.
Các thiết bị được sử dụng trong quá trình được bảo trì để đảm bảo khả năng của quá trình.
Hồ sơ các quá trình, thiết bị và nhân sự được lưu trữ một cách thích hợp.
1.10.16 Kiểm tra và thử nghiệm:
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì thủ tục dạng văn bản đối với các hoạt động kiểm tra và thử nghiệm để bảo đảm rằng sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu cụ thể trong quá trình kinh doanh, lắp đặt, sửa chữa, bảo trì. Các hoạt động kiểm tra, thử nghiệm trong quá trình được thực hiện theo thủ tục HPT/Pr.4.10a, HPT/Pr.4.10b, HPT/Pr.4.10c, HPT/Pr.4.10d.
- Kiểm tra thử nghiệm khi nhận
Công ty kiểm tra và đánh giá sản phẩm khi nhận vào theo thủ tục HPT/Pr.4.10a Trong trường hợp khẩn cấp, sản phẩm buộc phải nhận vào nhưng không thể kiểm tra được, công ty lưu trữ các tài liệu liên quan đến sản phẩm chưa kiểm tra để có thể thu hồi hoặc theo dõi.
- Kiểm tra thử nghiệm trong quá trình
Công ty kiểm tra, thử nghiệm sản phẩm dịch vụ trong quá trình theo thủ tục HPT/Pr.4.10a, HPT/Pr.4.10b, HPT/Pr.4.10c, HPT/Pr.4.10d.
- Kiểm tra thử nghiệm sau cùng
Công ty kiểm tra sản phẩm và dịch vụ sau cùng theo các thủ tục HPT/Pr.4.10a, HPT/Pr.4.10b, HPT/Pr.4.10c, HPT/Pr.4.10d để đảm bảo các hàng hóa, chứng từ do công ty cung cấp phù hợp với các yêu cầu của khách hàng.
Kiểm tra và thử nghiệm sau cùng được thực hiện đối với hàng hóa, chứng từ sau khi kết thúc các quá trình.
Tất cả hàng hóa chỉ được giao cho khách hàng sau khi đã kiểm tra sau cùng và đạt kết quả tốt cùng với các chứng từ liên quan sau khi đã kiểm tra sau cùng và đạt kết quả tốt.
- Hồ sơ chứng minh việc kiểm soát
Các hồ sơ chứng minh việc kiểm soát được lưu trữ theo thủ tục HPT/Pr.4.16. Các hồ sơ được thiết lập rõ ràng về dữ liệu, thống nhất về hình thức, đầy đủ về nội dung để dễ đọc, dễ kiểm soát và làm bằng chứng.
1.10.17 Kiểm soát thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì các thủ tục dạng văn bản để kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lường thử nghiệm nhằm bảo đảm sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu quy định.
Hoạt động kiểm soát thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm được thực hiện theo thủ tục HPT/Pr.4.11.
- Các thiết bị cần kiểm tra, đo lường, thử nghiệm
Các thiết bị cần kiểm tra thử nghiệm cũng như kế hoạch và phương pháp kiểm tra đo lường thử nghiệm các thiết bị này được liệt kê trong các biểu mẫu của thủ tục HPT/Pr.4.11.
1.10.18 Tình trạng kiểm tra và thử nghiệm
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì các thủ tục dạng văn bản để kiểm soát tình trạng kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm và dịch vụ trong các quá trình kinh doanh, lắp đặt, sửa chữa, bảo trì nhằm đảm bảo các sản phẩm đạt yêu cầu kiểm tra thử nghiệm mới được nhận vào hoặc xuất ra, trừ khi có thỏa thuận với khách hàng về việc giao sản phẩm không đạt.
Tình trạng kiểm tra thử nghiệm của hàng hoá hoặc chứng từ được phân biệt bằng các phương tiện ghi trên hàng hóa hoặc chứng từ.
1.10.19 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Công ty thiết lập và duy trì các thủ tục dạng văn bản để kiểm soát các sản phẩm không phù hợp với yêu cầu quy định nhằm đảm bảo rằng các sản phẩm này không được nhầm lẫn trong sử dụng và không được phép phân phối đến tay khách hàng.
Việc kiểm soát bao gồm việc phát hiện sản phẩm không phù hợp, ghi nhận vào hồ sơ, đánh giá, phân loại và thông báo cho các phòng ban trong công ty biết.
Các sản phẩm không phù hợp được nhận dạng theo thủ tục xác định tình trạng kiểm tra và thử nghiệm HPT/Pr.4.12.
- Xem xét và xử lý sản phẩm không phù hợp
Nguời có trách nhiệm xem xét và xử lý sản phẩm không phù hợp được xác định cụ thể và thực hiện công việc này theo các thủ tục HPT/Pr.4.13a, HPT/Pr.4.13b, HPT/Pr.4.13c, HPT/Pr.4.13d.
Sản phẩm không phù hợp được kiểm tra lại sau khi xử lý.
Hồ sơ về việc xử lý sản phẩm không phù hợp được lưu trữ theo thủ tục HPT/Pr.4.16.
1.10.20 Hành động khắc phục – phòng ngừa
- Nguyên tắc chung
Công ty thiết lập và duy trì thủ tục bằng văn bản đối với hành động khắc phục phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra các điều không phù hợp hiện có hoặc tiềm ẩn trong hệ thống chất lượng.
Các hành động khắc phục phòng ngừa được công ty thực hiện tương xứng với mức