II. Hạch toán tài sản cố định
7. Tình hình thực tế hạch toán tài sản cố định tại Công ty
8.3.2 Phương pháp hạch
8.3.2.1. Phương pháp hạch toán tăng tài sản cố định:
Trong trường hợp này căn cứ vào nhu cầu đổi mới trang thiết bị, máy móc thiết bị sản xuất. Giám đốc sẽ ra quyết định mua sắm sau đó Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với bên cung cấp tài sản. Sau khi các tài sản cố định nói trên đưa bản nghiệm thu và bàn giao máy móc thiết bị. Đồng thời bên bán sẽ viết hoá đơn làm cơ sở để than toán và đây là một trong những căn cứ cùng vố chứng nhận chi phí phát sinh có liên quan để có thể tính nguyên giá tài sản cố định để kế toán ghi vào sổ và thẻ kế toán có liên quan.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp này gồm: - Hợp đồng kinh tế mua sắm tài sản cố định. - Biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản cố định. - Hoá đơn GTGT.
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
VD1: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 160 được ký duyệt ngày 02/05/2006 giữa Công ty TNHH Bảo Lâm và Công ty cơ khí máy Gia Lâm bán cho Công ty TNHH Bảo Lâm 1 máy đột dập 60T. Giá mua của máy là
38.000.000đ, thuế GTGT 5%, chi phí lắp đặt và chạy thử do bên bán chịu. Đã thanh toán bằng tiền mặt và được mua bằng quỹ đầu tư phát triển.
Khi công việc hoàn thành kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan để thành lập hồ sơ bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế ( phụ lục 1).
- Hoá đơn GTGT (phụ lục 2).
- Biên bản nghiêm thu và bàn giao tài sản cố định (phụ lục 3).
- Biên bản thanh lý hợp đồng (phụ lục 4).
- Phiếu chi tiền mặt (phụ lục 5).
Để phản ánh nghiệp vụ trên kế toán căn cứ vào hoá đơn tài chính gia tăng, biên bản giao nhận tài sản,phiếu chi, kế toán hạch toán như sau:
BT1: Kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: 38.000.000 Nợ TK 133.2: 1.900.000
Có TK 111: 39.900.000
Bút toán này được phản ánh trên Nhật ký - Chứng từ số 1 ( phụ lục
6) và đến cuối tháng ghi vào sổ cái của TK 211( phụ lục 7) và các TK liên
quan.
BT2: Đồng thời kết chuyển nguồn vốn kinh doanh Nợ TK414: 38.000.000
Có TK 411: 38.000.000 Bút toán này phản ánh trên NKCT số 10 ( phụ lục 8) * Kế toán tăng TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành.
Để tiến hành xây dựng mới các công trình thì trước hết Công ty phải bỏ thầu (đối với những công trình lớn) rồi ký kết hợp đồng xây lắp với những Công ty xây dựng đảm nhận công việc thi công.
Sau khi kết thúc quá trình thi công, Công ty sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu công trình để đánh giá chất lượng thi công, khi công trình đã được tổ giám định chấp nhậnvề chất lượng của công trình thì hai bên sẽ làm biên bản thanh lý và bàn giao công trình, đồng thời bên nhận thầu phát hành hoá đơn thanh toán công trình xây dựng cơ bản hoàn thành và đây là căn cứ để ghi sổ nghiệp vụ này, thủ tục giấy tờ gồm:
- Hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp - Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình - Biên bản thanh lý hợp đồng xây lắp
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu chi
Trong trường hợp này kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 211:
Có TK 241:
Hiện tại, tại Công ty chưa phát sinh nghiệp vụ này.
8.3.2.2. Phương pháp hạch toán giảm tài sản cố định:
Hiện nay ở Công ty TNHH Bảo Lâm thì hầu hết tài sản cố định giảm do thanh lý hoặc nhượng bán cho đơn vị khác.
a. Trường hợp giảm do nhượng bán.
Tại Công ty TNHH Bảo Lâm, việc nhượng bán tài sản cố định là công viẹc không thường xuyên do vậy nó được coi là hoạt động bất thường của đơn vị.
Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định. - Hoá đơn thanh toán.
VD 2: Căn cứ vào sự phê chuẩn của công ty ngày 21/05/2006. Công ty đã ký kết hợp đồng kinh tế bán thiết bị máy xì hàn cho hợp tác xã Hà Nam.
Với nguyên giá là 240.475.000đ, giá trị hao mòn luỹ kế là 35.500.000đ, giá trị nhượng bán là 110.000.000đ (bao gồm cả thuế GTGT 5%). Chi phí sửa chữa là 4.200.000 cả thuế GTGT là 5%.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh vào sổ như sau: BT1: Xoá sổ tài sản cố định nhượng bán
Nợ TK 214: 35.500.000 Nợ TK 811: 204.975.000
Có TK 211: 240.475.000
Bút toán này phản ánh trên NKCT số 9 (phụ lục 9)
BT2: Phản ánh số tiền thu hồi từ nhượng bán tài sản trên, thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 111: 110.000.000
Có TK 711: 104.500.000 Có TK33311: 5.500.000
Bút toán này phản ánh trên Bảng kê số 1 (phụ lục 10)
BT3: Chi phí nhượng bán, doanh nghiệp đã chi bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 811: 4.000.000 Nợ TK 1331: 200.000
Có TK111: 4.200.000
Bút toán này phản ánh trên NKCT số 1 (phụ lục 6) b. Trường hợp giảm do thanh lý.
Cũng như trường hợp nhượng bán tài sản cố định hoạt động thanh lý ở Công ty TNHH Bảo Lâm được coi là bất thường.
Để thanh lý một tài sản cố định Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý do giám đốc làm trưởng ban đánh giá tài sản cố định thanh lý nói trên, từ đó làm cơ sở quyết định giá.
Chứng từ sử dụng:
- Biên bản xin thanh lý tài sản cố định. - Quyết định giá.
- Hoá đơn GTGT.
Tại Công ty TNHH Bảo Lâm khi có các trường hợp tăng giảm tài sản cố định ngoài việc phản ánh trên sổ sách kế toán thì còn được ghi trên sổ, thẻ tài sản cố định phục vụ công tác quản lý, theo dõi riêng cho từng tài sản cố định.
8.3.2.3. Phương pháp hạch toán khấu hao tài sản cố định:
Tại Công ty TNHH Bảo Lâm việc trích khấu hao tài sản cố định, xác định thời gian và mức tính khấu hao tài sản cố định căn cứ vào khung thời gian cho mỗi nhóm loại tài sản cố định do Bộ tài chính ban hành.
Hiện tại niên độ kế toán của công ty áp dụng từ 01/01/N đến 31/12/N của năm dương lịch và kỳ kế toán tạm thời được áp dụng là từng quý trong năm.
Mức khấu hao tài sản cố định ở công ty được xác định căn cứ vào nguyên giá tài sản cố định và thời gian sử dụng định mức của từng loại tài sản cố định.
Mức trích khấu hao Nguyên giá TSCĐ
TSCĐ bình quân năm Số năm sử dụng định mức
Mức trích khấu hao Mức trích hao TSCĐ bình quân năm TSCĐ bình quân quý 4(quý)
=
VD3: Tại phòng tài vụ của Công ty đang sử dụng một máy tính SAMTRON với nguyên giá 10.450.000đ, thời gian sở dụng dự kiến là 6 năm. Tài sản cố định này được đưa vào sử dụng năm 2006, Công ty tiến hành khấu hao cho máy SANTRON như sau:
Mức khấu hao TB 10.450.000 1.741.667 hàng năm 6
Mức khấu hao TB 1.741.667 435.417 hàng quý 4
Định kỳ căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, kế toán tính khấu hao và phân bổ cho các đối tượng sử dụng tài sản cố định
Bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản cố định ( phụ lục 11). VD4: Quý III năm 2006, tổng số khấu hao của Công ty là 563.353.037đ
Kế toán hạch toán: Nợ TK 627: 515.900.050 Nợ TK 641: 4.215.398 Nợ TK 642: 11.162.825 Nợ TK 154.3: 32.038.764 Có TK 214: 563.353.037
Bút toán này phản ánh trên Nhật ký - Chứng từ số 7 (phụ lục 12), và sổ cái TK 214 (phụ lục 13)
Phạm vi tính khấu hao ở Công ty TNHH Bảo Lâm là toàn bộ tài sản cố định chưa hết khấu hao. Đối với tài sản cố định đã khấu hao hết mà vẫn còn sử dụng kế toán không tính và trích khấu hao những tài sản đó.
8.3.2.4. Phương pháp hạch toán sửa chữa tài sản cố định.
= =
* Kế toán sửa chữa nhỏ tài sản cố định.
Các tài sản cố định ở Công ty TNHH Bảo Lâm có nhu cầu sửa chữa nhỏ chủ yếu là các máy móc thiết bỉ dụng cho công việc văn phòng như: Hệ thống máy vi tính, máy photocopy, máy in…và các công việc bảo dưỡng, thay thế phụ tùng nhỏ. Do vậy toàn bộ chi phí của việc sửa chữa nàyđược tập hợp trực tiếp vào tài khoản chi phí của các bộ phận có tài sản cố định sửa chữa.
VD5: Căn cứ vào phiếu chi tiền ngày15/5/2004 thanh toán tiền bảo dưỡng và sửa chữa toàn bộ các máy tính của công ty số tiền là: 1.100.000đ
Kế toán ghi sổ
Nợ TK 642: 1.100.000
Có TK 111: 1.100.000
Nghiệp vụ này phản ánh trên NKCT số 1 * Kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định.
Tại Công ty TNHH Bảo Lâm việc sửa chữa lớn tài sản cố định không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn. Do vậy toàn bộ chi phí thực tế sửa chữa lớn được tính trực tiếp vào chi phí trong kỳ hoặc kết chuyển vào TK 142(1421) rồi phân bổ dần vào các kỳ tiếp theo
Việc sửa chữa lớn tài sản cố định thường do Công ty thuê ngoài, để tiến hành sửa chữa lớn tài sản cố định, Công ty tiến hành các thủ tục ký kết hợp đồng với bên sởa chữa. Khi kết thúc quá trình sửa chữa hai bên lập biên bản thanh lý hợp đồng.