Mã hoá thông tin có vai trò quan trọng trong quá trình xử lý thông tin. Mã hiệu là tên quy ước (thường là ngắn gọn) để biểu đạt cho một đối tượng hoặc thuộc tính nào đó. Mã hoá được xem là xây dựng một tập những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Xây dựng HTTT rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu, việc mã hoá mang lại những lợi ích sau:
- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. - Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn.
- Giảm thời gian thao tác dữ liệu (nhập, tìm, sửa). - Giảm chi phí lưu trữ dữ liệu.
Việc sử dụng mã cần phải thống nhất giữa các bộ phận khác nhau trong một tổ chức, điều này đảm bảo tính đồng bộ trong việc quản lý các đối tượng. Do vậy cần xây dựng một bộ mã thật tốt trong quá trình thiết kế HTTT.
Các phương pháp mã hoá cơ bản:
Phương pháp mã hoá phân cấp: Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán là bộ mã phân cấp. Hai chữ số đầu là tài khoản, hai chữ số tiếp theo là tiểu khoản, các chữ số tiếp theo là chi tiết các tài khoản.
Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã hoá kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu một khách hàng được quản lý trước có mã số là 99 thì người tiếp theo mang mã số là 100.
Ưu điểm: Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng.
Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp.
Phương pháp mã hoá theo SERI: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là Seri. Seri được coi như một giấy phép theo mã quy định. Ví dụ, phiên bản của các sản phẩm phần mềm: Version 3.11
Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đăc tính của đối tượng để xây dựng, chẳng hạn việc dùng viết tắt chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD...
Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gắn mã. Ví dụ mã hiệu của một nhân viên trong công ty có thể đặt theo thuộc tính phòng ban, số thứ tự, năm sinh… như sau: 021586…