2.2.5.1. Nghiên cứu thị trường
Để đáp ứng nhu cầu thị trường khách hàng trong nước, công ty liên tục có các chiến lược tìm kiếm các mặt hàng sao cho thoả mãn tối ưu nhất đến lượng khách hàng trong nước. Phạm vi nghiên cứu thị trường nhập khẩu của công ty khá rộng lớn, từ các nước lân cận như Trung Quốc, Malaysia, Nhật
Bản,.. cho đến Châu Âu như Anh, Pháp,… rồi sang Châu Mỹ tìm kiếm nghiên cứu thị trường Mỹ,…Với thị trường nghiên cứu rộng lớn như thế nên công ty có được nhiều các đơn chào hàng lớn và có các mặt hàng mà công ty cần đến. Việc nghiên cứu thị trường giúp công ty có nhiều sự lựa chọn nguồn hàng cung cấp cho minh, xong nếu nghiên cứu tràn lan thì sẽ mất nhiều chi phí.
2.2.5.2. Chọn đối tác
Việc nghiên cứu thị trường rộng lớn như trên giúp Sao Việt có nhiều nguồn hàng khác nhau, thường mỗi mặt hàng của mỗi một quốc gia có đặc điểm và lợi thế riêng do vậy công ty thường hay dựa vào đặc tính tiên tiến của sản phẩm phù hợp với người tiêu dùng Việt Nam để chọn mua và chọn đối tác phù hợp. Ngoài ra, cũng còn dựa vào các điều kiện tác động ngoại cảnh khác như tính chất ưu đãi thuế quan cho mặt hàng ở mỗi quốc gia, điều kiện phương tiện vận tải, điều kiện địa lý,… để công ty chọn lựa đối tác sao cho vừa có hàng cần mua, vừa giảm được các chi phí một cách tối ưu nhất. Trong những năm gần đây các mặt hàng của các nước cũng không khác nhau nhiều vì linh kiện máy tính là loại hàng hóa đã được chuẩn hóa quốc tế, nên công ty thường nhập khẩu ở các nước lân cận với khoảng cách địa lý không xa như Trung Quốc, Malaysia, Nhật Bản,… Mỗi sản phẩm của mỗi quốc gia có đặc tính riêng biệt, do vậy để đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng trong nước, công ty cũng đã chọn các đối tác ở thị trường lớn như Đức, Mỹ,..để giao dịch ký kết hợp đồng mua bán.
2.2.5.3. Đàm phán ký kết hợp đồng
Công tác đàm phán ký kết hợp đồng là khâu quyết định hợp tác với các đối tác và có thể mua bán hàng hoá sau khi các bên đã có thời gian tìm hiểu và “khoanh vùng” lựa chọn. Hiện nay với công nghệ thông tin hiện đại, việc đàm phán hợp đồng của công ty Sao Việt thường qua thư từ kết hợp với điện tín là chủ yếu. Với phương pháp giao dịch đàm phán này, Sao Việt đã tiết
sản phẩm chuẩn bị nhập thì công ty cử người đại diện tới gặp trực tiếp bên đối tác để tìm hiểu, ngoài ra công ty có thể lấy các Catologue hoặc các băng hình hướng dẫn sử dụng trực tiếp từ đối tác. Phương pháp đàm phán giao dịch này cũng cho kết quả nhanh chóng, và tiện ích, xong đối với những đối tác thân tin, thì đôi khi cũng không thể áp dụng hình thức này, vì nó có hạn chế là không hiểu rõ được đối tác. Do đó công ty cũng sử dụng phương pháp đàm phán truyền thống.
2.2.5.4. Thực hiện hợp đồng
• Xin giấy phép nhập khẩu
Đối với các mặt hàng như các thiết bị linh kiện điện tử, thiết bị viễn thông,…. Các mặt hàng này không nằm trong danh mục hàng hoá phải xin giấy phép nhập khẩu nên sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác, công ty có thể làm các thủ tục mở L/C luôn để tiến hành các bước khác tiếp theo
• Mở L/C
Đối với công tác mở L/C, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C gửi ngân hàng, phòng Tài vụ căn cứ vào vào kế hoạch mở L/C để huy động vốn mở L/C như đã quy định trong hợp đồng.
Công ty thường mở L/C tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam, trong một số ít trường hợp theo yêu cầu của đối tác thì công ty mở L/C tại Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu (EXIMBANK). Nội dung xin mở L/C phải đầy đủ các nội dung chính theo quy định như tên ngân hàng thông báo, loại L/C (số, ngày phát hành, thời hạn hiệu lực), tên và địa chỉ người được thụ hưởng, tên và địa chỉ người mở L/C (SAOVIET TRADING AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY; Add: 48/169 Tay Son-Dong Da - Ha Noi), mặt hàng, số tiền thanh toán,… và phải đúng với các điều khoản khác trong hợp đồng.
Theo quy định của luật hải quan, hàng nhập khẩu từ nước ngoài về, để nhận được hàng, cần phải theo quy trình làm thủ tục hải quan:
- Khai và nộp tờ hải quan
- Xuất trình hàng hoá để kiểm hoá hàng hoá nhập khẩu - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ về tài chính.
Khi hàng từ nước ngoài về đến Cảng Hải Phòng, sân bay Nội Bài thì các đại lý sẽ gọi điện và gửi giấy thông báo nhận hàng cho công ty. Nếu hàng về Cảng Hải Phòng thì công ty sẽ cử nhân viên trực tiếp đến đó làm thủ tục hải quan để nhận hàng về đôi khi công ty cũng nhờ các công ty vận chuyển làm luôn thủ tục hải quan cho. Nếu hàng về sân bay Nội Bài thì công ty sẽ gọi điện cho đại lý và làm giấy tờ chuyển hàng về hải quan Gia Lâm rồi cho nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sang làm thủ tục hải quan để nhận hàng.
• Nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu
Sau khi làm thủ tục hải quan, hàng hoá sẽ được bàn giao cho công ty và công ty chịu trách nhiệm chuyên chở hàng về kho của mình. Theo quy định của công ty, thì chậm nhất 5 ngày trước khi tàu chở hàng đến cảng, phòng xuất nhập khẩu phải hoàn tất các thủ tục, giấy tờ có liên quan đến việc nhận hàng và cung cấp cho đại diện cho công ty (nếu hàng được chở vào sân bay Nội Bài). Khi chi nhánh nhận được các giấy tờ phải kiểm tra lại để phát hiện những thiếu xót cần bổ sung. Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ liên hệ với các cơ quan chức năng của cảng nơi tàu (sân bay) đến để hỗ trợ, sắp xếp phương tiện bốc dỡ hàng cho các đại diện. Mọi thủ tục phải hoàn tất chậm nhất là 3 ngày kể từ ngày lô hàng được bốc dỡ xuống cảng và trước khi tàu sẵn sàng làm hàng đối với hàng giao.
trí như trong vận đơn quy định, công ty phải mời cơ quan giám định lập biên bản giám định. Theo hợp đồng, cơ quan giám định tại Việt Nam là Vinacontrol. Trong trường hợp hàng bị đổ vỡ, thiếu hụt phải làm biên bản giám định đổ vỡ, thiếu hụt. Sau khi giám định, Vinacontrol cung cấp chứng thư giám định và hoá đơn cho công ty. Đồng thời, công ty cũng phải thông báo thiệt hại này cho bên cơ quan bảo hiểm.
Do các đối tác của công ty là những đối tác lâu năm, có quan hệ tương đối tốt, nên hàng hoá rất it khi bị thiếu hụt, hư hỏng,… nên việc kiểm tra hàng hoá cũng rất nhanh chóng.
• Làm thủ tục thanh toán
* Đối với thanh toán bằng hình thức chuyển tiền TT:
Hợp đồng thanh toán bằng điện chuyển tiền thông qua tài khoản số 211.10.00.012443.9 tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Chi phí chuyển tiền do người được thụ hưởng chịu.
Bộ hồ sơ yêu cầu ngân hàng chuyển tiền gồm:
- Lệnh chuyển tiền (theo mẫu Ngân hàng ngoại thương) - Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá
- Giấy phép nhập khẩu (đối với hàng hoá cần giấy phép) - Tờ khai hải quan (bản gốc)
- Hoá đơn
- Các giấy tờ khác có liên quan * Đối với thanh toán bằng L/C:
Nhà xuất khẩu phải có nhiệm vụ xuất trình bộ chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C, thông qua Ngân hàng thông báo xuất trình bộ chứng từ cho Ngân hàng ngoại thương Việt Nam xin thanh toán ngay sau khi giao hàng xong. Bộ chứng từ này bao gồm:
- Hoá đơn thương mại: 02 bản
- Giấy chứng nhận phẩm chất: 02 bản gốc
- Giấy chứng nhận xuất xứ: 01 bản gốc + 01 bản sao - Phiếu kê khai đóng gói: 02 bản gốc
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
- Giấy chứng nhận của hãng chuyển phát nhanh DHL rằng trong vòng 5 ngày
Sau khi giao hàng, bộ chứng từ gốc đã được gửi cho người nhập khẩu. Ngân hàng ngoại thương có nhiệm vụ kiểm tra bộ chứng từ, nếu bộ chứng từ phù hợp thì Ngân hàng ngoại thương Việt Nam chấp nhận trả tiền. Nếu bộ chứng từ không phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng hoặc một số giấy tờ có liên quan thì Ngân hàng ngoại thương thông báo cho công ty để công ty xem xét xem có chấp nhận thanh toán hay không để Ngân hàng có thể chấp nhận thanh toán với nhà xuất khẩu
2.2.5.5. Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Là công ty chuyên nhập khẩu linh kiện máy tính do đó việc hợp đồng được kí kết là rất quan trọng, đảm bảo cho nguồn hàng được ổn đinh, bảng sau cho chúng ta thấy được hiệu quả của việc đàm phán, thông qua số hợp đồng được kí kết:
Bảng 2.3: Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy tính
STT Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) 1 Hợp đồng đã ký kết 11 100 16 100 17 100 2 Hợp đồng đã thực hiện 11 100 16 100 17 100 3 Hợp đồng đã thực hiện có sai sót 2 18.2 2 12.5 1 5.8
Tốc độ tăng số hợp đồng kí kết và thực hiện năm 2009 tăng chậm hơn so với năm 2008 là do cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008-2009 đã ảnh hưởng đến các đối tác của công ty.
Số hợp đồng thực hiện có sai sót giảm nhiều, vì trình độ nghiệp vụ của các nhân viên ngày càng được nâng cao, từ 18.2% năm 2007 giảm xuống 12.5% năm 2008 và chỉ còn 5.8% năm 2009. Các sai sót này chủ yếu nằm ở khâu làm thủ tục hải quan, kê khai hàng hóa.
2.2.5.6. Thực trạng tiêu thụ linh kiện máy tính nhập khẩu trong nước
Kết quả tiêu thụ nhập khẩu
Hàng hóa nhập về cần có thị trường tiêu thụ để nhằm thu hồi vốn, tiếp tục xoay vòng đồng vốn, bảng kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu linh kiện máy tính sau sẽ cho ta thấy rõ hơn.
Bảng 2.4: Kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu, không gồm doanh thu dịch vụ Đơn vị triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 1. Tổng doanh thu bán hàng 4007.51 5410.4 5561.1 2. Giá vốn hàng bán (hàng nhập đã có thuế) 2245.91 3143.2 3434 3. Chi phí 1414.1 1559.7 1720.8
4.Lợi nhuận trước thuế 347.5 707.5 406.25
6. Lợi nhuận sau thuế 278 566 325
(Nguồn : Phòng kế́ toán công ty Sao Việt)
Doanh thu hàng bán trong 3 năm gần đây liên tục tăng, năm 2008 là năm công ty mở rộng quy mô lớn trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, do vậy trong năm này doanh thu tăng lên khá lớn với 5410.4 triệu đồng, tăng 1402.8 triệu đồng tương ứng tăng 35% so với năm 2007. Năm 2009, tổng doanh thu lên 5561.1 triệu đồng, tức là tăng 150.3 triệu đồng, tương ứng tăng 2.8% Mặc dù không tăng nhiều như năm 2008 so với năm 2007, nhưng với mức tăng 2.8% cũng là mức tăng tốt đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu của một công ty.
Lợi nhuận sau thuế, năm 2008 đạt 566 triệu đồng, tăng 288 triệu đồng, tương ứng tăng 103.6% so với năm 2007. Năm 2009, lợi nhuận sau thuế giảm 241 triệu đồng, tương ứng giảm 42,5%.
Năm 2008, do trong năm này công ty mở rộng quy mô về hoạt động kinh doanh nhập khẩu khá lớn nên giá vốn hàng bán cũng tăng lên rất nhiều, lên 3143.2 triệu đồng, tương ứng tăng 40% so với năm 2007. Năm 2009, giá vốn hàng bán tăng 3434 triệu đồng, tương ứng tăng 9.2% so với năm 2008. Đặc biệt năm 2009, chi phí cho bán hàng và các chi phí khác tăng 1720.8 triệu đồng, tương đương với 10,3%. Điều này thể hiện rõ, năm 2009, do nền kinh tế thế giới khủng hoảng trầm trọng và nó đã tác động mạnh đến nền kinh
rất lớn, dẫn đến cho công tác nhập hàng và bán hàng của công ty trở nên khó khăn hơn. Do vậy, chi phí trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong năm đã tăng lên đáng kể so với các năm trước, dẫn đến lợi nhuận bị giảm sút nhiều.
Kênh phân phối hàng nhập khẩu
Trong những năm qua, nhu cầu về các mặt hàng do công ty nhập về ở trong nước liên tục được tăng cao, đặc biệt thị trường tại trụ sở chính Hà Nội, đây là thị trường rất rộng lớn, đời sống dân cư cao nên có thể coi là thị trường đầy tiềm năng của công ty. Do vậy, trong 3 năm gần đây, tại đây có lượng tiêu thụ hàng hoá cao nhất trong các địa điểm tiêu thụ hàng của công ty.
Tiếp theo là thị trường tại Hải Phòng, là nơi nhập hàng về do đó tại thị trường này lượng hàng tiêu thụ cũng khá cao chiếm 27,8% tổng số lượng hàng nhập về. Bên cạnh đó công ty còn có các đại lý đại diện ở nhiều tỉnh thành miền Bắc, hàng hóa được vận chuyển về các đại lý này và được phân phối tới người tiêu dùng như: đại lý tại thành phố Thái Bình, Nam định, Hà Nam, Thái Nguyên, Bắc Ninh….
Năm 2009 hàng nhập trong năm này tồn nhiều là do ảnh hưởng rất lớn từ yếu tố khách quan là khủng hoảng kinh tế thế giới và sự biến động lớn nền kinh tế trong nước.
Chính sách giá
Đối với các mặt hàng khác như linh kiện điện tử, thiết bị viễn thông … công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt tuỳ vào đối tượng khách hàng, tuỳ vào chu kỳ sống của sản phẩm trên thị trường. Đối với khách hàng truyền thống lâu năm, những khách hàng mua với lượng hàng hoá lớn thì công ty áp dụng giá bán buôn (giá thấp), đối với những khách hàng mua với lượng hàng ít thì công ty có thể áp dụng giá bán lẻ (giá cao). Định giá cho sản phẩm cũng còn tuỳ vào chu kỳ sống của sản phẩm trên thị trường, nếu sản phẩm còn mới trên thị trường, công ty có thể áp dụng giá “hớt váng” - tức là với giá tương
đối cao nhằm thu lợi nhuận lớn; nếu sản phẩm đang ở giai đoạn bão hoà hoặc đang dần suy thoái của chu kỳ sống trên thị trường thì công ty ap dụng giá thấp nhằm tiêu thụ hết được sản phẩm , thay thế sản phẩm mới để kinh doanh.
Quảng cáo khuyến mại
Quảng cáo, khuyến mại là các hoạt động của xúc tiến thương mại nhằm thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ của các doanh nghiệp.
Đối với các mặt hàng linh kiện điện tử, thiết bị viễn thông,… công ty thường áp dụng phương thức quảng cáo sản phẩm hàng hoá trên mạng Internet, các catalogue,tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm, các chương trình giảm giá nhằm thu hút khách hàng… Về khuyến mại, công ty áp dụng khuyến mại các hoạt động dịch vụ kèm theo như là dịch vụ lắp đặt sản phẩm tận nơi cho người sử dụng, dịch vụ bảo dưỡng sản phẩm,…
Khách hàng tiêu thụ sản phẩm
Các mặt hàng linh kiện điện tử, thiết bị viễn thông,…đối tượng tiêu thụ được bán cho tất cả các tổ chức, cơ quan, đoàn thể cá nhân nào có nhu cầu.
Do công ty có trụ sở và chi nhánh ở khắp miền Bắc, nên khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty khá lớn, thuận lợi cho việc kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty. Nhất là các tỉnh thành trên đường vận chuyển hàng hóa đi qua: Thái Bình, Nam Định, Hải Dương…
Hoạt động hỗ trợ sau bán hàng
Với lực lượng kỹ thuật viên chuyên nghiệp, đào tạo chính quy, với năng lực kỹ thuật và khả năng cơ động cao cùng với lực lượng cộng tác viên kỹ thuật kinh nghiệm, Sao Việt hoàn toàn có khả năng bảo hành thiết bị tại chỗ, giải quyết nhanh chóng nhất những sự cố của hầu hết các thiết bị đã được