2.4.2.1. Trong nghiên cứu thị trường
Vì mới được thành lập từ năm 2005 do đó việc nghiên cứu thị trường còn nhiều hạn chế nên việc khai thác các mặt hàng cần nhập còn hạn chế, chưa có được sự lựa chọn nhiều cho các sản phẩm và đối tác. Công ty chưa có một bộ phận riêng biệt về nghiên cứu thị trường, mà việc nghiên cứu này đều do các cán bộ nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu tự tìm kiếm nghiên cứu, nên không có nhiều thời gian để tìm hiểu nghiên cứu cũng như chưa có được tính chuyên nghiệp cao.
2.4.2.2. Trong công tác chọn đối tác
Trong công tác chọn đối tác nhập khẩu, công ty chủ yếu còn lựa chọn các đối tác quen, chưa mở rộng ra các đối tác mới nên đôi khi còn bị động trong việc giá cả hoặc còn phụ thuộc nhiều vào họ trong công tác thực hiện hợp đồng.
Trong thư hỏi hàng và thư hỏi giá công ty chưa thể hiện rõ hết tiềm năng của công ty như về mặt kinh nghiệm làm việc, uy tín trên thị trường , ... để đối tác có thể hiểu biết nhiều hơn về công ty và họ sẵn sàng làm đối tác lớn cho công ty.
Công ty cũng còn chưa quan tâm nhiều lắm đến việc đi đến thăm quan trực tiếp cơ sở của đối tác, một phần cũng là do kinh phí quá cao nên cũng hạn chế, nên đôi khi chưa hiểu rõ hết được đối tác, hiểu rõ được xuất xứ của sản phẩm như thế nào để có thể giới thiệu với khách hàng bán được hàng tốt hơn.
2.4.2.3. Trong công tác đàm phán ký kết hợp đồng
Công tác giao dịch đàm phán của công ty với các đối tác nước ngoài chủ yếu là bằng thư từ và điện tín nên đôi khi cũng gặp khó khăn về tính cách, tâm lý giữa các bên, dẫn đến hiểu lầm lẫn nhau. Ví dụ: Trong 1 buổi đàm
trình độ, trong khi phía Sao Việt cố gắng đàm phán giảm giá thành sản phẩm của lô hàng muốn nhập vì công ty mới được thành lập, vốn không có nhiều, mà chi phí phát sinh quá nhiều, phía Mỹ không hiểu rõ những khó khăn của Sao Việt nên đã từ chối, cả hai bên vì không đạt được nhất trí lên hợp đồng đã bị hủy bỏ. Chính vì những hiểu lầm đó đã dẫn đến hợp đồng đã không được ký kết, và khi các hợp đồng đã không được ký kết lại mang lại một tổn thất về thời gian, về chi phí tìm hiểu, nghiên cứu đối tác, công ty lại bị mất những cơ hội lớn khác. Khi đó hiệu quả kinh doanh của công ty sẽ bị giảm sút.
2.4.2.4. Trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường gặp phải những khó khăn, những sai sót nhất định và những khó khăn, sai sót ấy đã trở thành những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và của phòng xuất nhập khẩu nói riêng. Những sai sót và khó khăn thường gặp phải trong các khâu:
• Khâu xin giấy phép nhập khẩu:
Việc xin giấy phép đôi khi vẫn còn bị vướng mắc chậm tiến độ với những thủ tục còn phức tạp. Do đội ngũ nhân viên còn thiếu kinh nghiệm nên việc chuẩn bị thiếu giấy tờ có liên quan đến việc xin giấy phép nhập khẩu của công ty dẫn đến kéo dài thời gian trong quá trình nhập khẩu.
Hiện nay hầu hết các mặt hàng đều không phải xin giấy phép nhập khẩu, trừ một số mặt hàng đặc biệt, mặt hàng mà công ty kinh doanh không thuộc loại phải xin giấp phép do đó khâu này đối với công ty có thể không cần thiết
• Khâu làm thủ tục hải quan:
Ở Việt Nam, thủ tục giấy tờ còn quá cồng kềnh chưa được gọn gàng, làm thủ tục hải quan của công ty cũng bị ảnh hưởng sự khó khăn, chậm trễ là do một phần từ cái rườm rà đó. Sự chậm trễ của việc thực hiện hợp đồng sẽ không đảm bảo được uy tín của công ty đối với khách hàng, hậu quả là có thể
mất khách hàng chính từ giấy tờ thủ tục hải quan. Giấy tờ, thủ tục hải quan giao nhận không thuận lợi, hàng hoá không nhận được ngay phải lưu kho bãi , khi đó lại mất thêm phí tổn lưu kho dẫn đến chi phí cao, lợi nhuận của công ty bị giảm xuống.
Hàng hóa của công ty không được luân chuyển kịp thời, thời gian làm thủ tục bị kéo dài còn do chính sách thuế và hải quan ở Việt Nam thay đổi liên tục dẫn đến tình trạng công nhân viên không nắm bắt kịp sự thay đổi đó, điều này gây khó khăn cho việc kê khai tờ khai theo quy định trong hợp đồng, theo đúng quy định của nhà nước.
Mặc dù Việt Nam đã tiến hành cải cách thủ tục hành chính nhiều, xong sự tiện ích từ những việc cải cách đó là chưa được cao.
Có thể nói đây là cái bất lợi đáng kể đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và đối với cổ phần thương mại và công nghệ sao việt nói riêng.
• Khâu nhận hàng và kiểm tra hàng:
Trong quá trình nhận hàng, nếu như bộ chứng từ B/L, Packing list, Invoice…từ phía nước ngoài đến chậm hay bộ chứng từ bên xuất khẩu gửi cho ngân hàng mà vẫn chưa kiểm tra xong và vẫn chưa thông báo để công ty nhận bộ chứng từ đó thì công ty sẽ không nhận được lệnh giao hàng do đại lý vận tải cung cấp mặc dù tàu đã về đến cảng. Hoặc khi bộ chứng từ từ bên xuất khẩu đã gửi cho ngân hàng thông báo, đã kiểm tra xong và đã thông báo cho công ty nhưng khi so sánh, đối chiếu chứng từ có mâu thuẫn với nhau trong quy định số lượng, mẫu mã, bao bì hàng hoá thì công ty sẽ không được đi lấy hàng mà vẫn phải để hàng lưu kho, lưu bãi đến khi nào thủ tục giấy tờ đã khớp. Hàng hoá để lưu kho làm tăng chi phí, đặc biệt hàng hoá có thể không còn đảm bảo chất lượng, số lượng như ban đầu dẫn đến tổn thất lớn cho công ty. Mặt khác, nếu như hàng hoá để lưu kho quá theo quy định (để hàng từ 10
Trong khâu kiểm tra hàng hoá, với những mặt hàng thông thường thì phải kiểm tra theo hình thức tay đôi gây bất lợi cho công ty phải đối mặt với sự khiếu nại hàng hoá khi xảy ra sai xót.
• Khâu thanh toán tiền hàng nhập khẩu
Do công ty thường thanh toán bằng thư tín dụng L/C nên cũng không thể tránh khỏi những sai sót về các nghiệp vụ ngoại thương như viết nhầm tên, địa chỉ … chỉ cần một lỗi sai là bị phạt 10 USD/ lần và 5 USD/ điện phí (chưa bao gồm thuế VAT = 10%). Nếu công ty hoặc nhà xuất khẩu muốn thay đổi trị giá của hàng hoá thì công ty phải mất thêm một khoản chi phí nữa là 0.1% giá trị số tiền sửa đổi (chưa gồm thuế VAT) .
Công ty còn có bất lợi khi bên nhà xuất khẩu muốn thoả thuận với công ty về việc mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, không giao dịch được (ngoài ngân hàng mở L/C truyền thống của công ty ) . Điều này gây bất lợi cho công ty, bởi công ty chủ yếu chỉ mở L/C tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (Vietcombank) Và ngân hàng xuất nhập khẩu (Eximbank ) . Nếu công ty không thoả thuận được việc mở L/C tại ngân hàng “truyền thống” sẽ có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, bỏ lỡ một đối tác lâu dài, bỏ lỡ cơ hội mở rộng thị trường.
• Khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong khâu này, công ty thực sự gặp khó khăn bởi công ty rất ít bị khiếu nại và phải giải thích khiếu nại. Do vây, nếu gặp phải trường hợp khiếu nại thì công ty gặp phải sự lúng túng trong việc xử lý. Đôi khi còn không kiểm tra kỹ hết những thiết bị , linh kiện bị hỏng hoặc quên không chụp ảnh hàng bị hỏng khi nhận hàng để đưa vào bảo dưỡng, chỉnh sửa. Mặc dù đây là khâu thường ít xảy ra nhưng nếu gặp phải sẽ có ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty.
• Trong công tác tiêu thụ hàng hoá:
Mặt hàng của công ty còn hạn chế, chỉ có một vài mặt hàng chủ lực linh kiện máy tính điện tử,thiết bị viễn thông, mà trong công tác xúc tiến bán hàng, công ty còn ít sử dụng đến các hoạt động thúc đẩy như quảng cáo, trưng bày giới thiệu hàng hoá và hội chợ triển lãm thương mại. Do vậy, khách hàng ít biết đến công ty và sản phẩm của công ty.
Mạng lưới phân phối hàng hoá tuy ở khắp miền Bắc nhưng bán hàng chủ yếu ở các tỉnh thành phố lân cận trung tâm, một số tỉnh miền núi, vùng sâu vùng xa vẫn chưa thể tiếp cận và giới thiệu sản phẩm được.
Do nguồn vốn của công ty còn nhỏ nên có nhiều đơn đặt hàng lớn, có giá trị lên đến hàng tỷ đồng rất khó thực hiện. Công ty nên có những biện pháp nhập khẩu phù hợp sao cho công ty vừa thực hiện được đơn đạt hàng lớn đó vừa không gặp khó khăn trong vấn đề thanh toán tiền hàng. Công ty có thể sử dụng hình thức nhập khẩu nhiều chuyến trong thời gian ngắn phù hợp cho cả đơn hàng và vốn của công ty hoặc công ty cũng có thể thực hiện nhập khẩu dưới hình thức nhập khẩu một lần và thanh toán nhiều lần trong thời gian phù hợp quy định cùng với nhà cung ứng. Mặt khác, công ty cũng cần phải tìm được và thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng để có thể thực hiện hợp đồng nhập khẩu dưới các hình thức như trên một cách dễ dàng.