cũng giống như dữ liệu đầu vào của ACL, là cỏc tệp ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, cỏc bảng kờ, cỏc sổ chi tiết, kiểm kờ, cỏc bỏo cỏo tài chớnh … được tổ chức ở dạng bảng hàng, cột ( CSDL dạng quan hệ) mỗi cột tương ứng với một tiờu thức( một trường- field), mỗi hàng tương ứng với một bộ cỏc giỏ trị của cỏc tiờu thức ( một bản ghi- record).
Cỏc file dữ liệu đầu vào được nhập vào mụi trường IDEA qua chức năng Import hoặc Open. Cỏc loại dữ liệu cú khả năng nhập vào IDEA là : cỏc file Excel, foxpro hoặc DBASE (.dbf), Access (mdb). Ngoài ra cỏc file dạng Text (txt), dạng in ấn (prn).
Sau khi dữ liệu được nhập vào mụi trường IDEA, cỏc chức năng khai thỏc, phõn tớch dữ liệu của IDEA được trỡnh bày ở dưới đõy.
- Cỏc chức năng thao tỏc xử lý dữ liệu:
a- Tổng hợp dữ liệu (Sumarization): cho phộp tớnh tổng giỏ trị theo một trường nào đú (vớ dụ cú thể tớnh tổng giỏ trị tiền theo cỏc tài khoản cú một trường nào đú (vớ dụ cú thể tớnh tổng giỏ trị tiền theo cỏc tài khoản cú hoặc tài khoản nợ phỏt sinh trong bảng kờ cỏc chứng từ phỏt sinh trong kỳ hoặc tớnh tổng giỏ trị tiền theo cỏc loại hàng hoỏ trong bảng kờ hoỏ đơn bỏn hàng)
b- Trớch rỳt dữ liệu ( Extraction): Cho phộp lấy ra cỏc bản ghi theo cỏc tiờu thức do người dựng lựa chọn . Vớ dụ ta cú thể lấy ra tất cả cỏc chứng từ liờn quan tới tài khoản 627 và cú giỏ trị tiền lớn hơn 1 triệu đồng.
c- Thống kờ ( Statistic): cho phộp thống kờ theo cỏc tiờu thức. Những kết quả sẽ được đưa ra là: tổng giỏ trị, giỏ trị lớn nhất, nhỏ nhất, trung bỡnh kết quả sẽ được đưa ra là: tổng giỏ trị, giỏ trị lớn nhất, nhỏ nhất, trung bỡnh …cú thể xem cỏc kết quả này ở mục Field Stast tab ở cuối cửa sổ đang hoạt động.
d- Lấy mẫu (sampling): cho phộp người kiểm toỏn viờn thực hiện việc lấy mẫu kiểm toỏn theo cỏc phương phỏp khỏc nhau đảm bảo độ tin cậy và lấy mẫu kiểm toỏn theo cỏc phương phỏp khỏc nhau đảm bảo độ tin cậy và nhanh chúng.
e- Xõy dựng biểu đồ ( Chart ): biểu diễn mối quan hệ giữa những 2 đại lượng cần lựa chọn( vớ dụ giữa thỏng và doanh thu), cho một hỡnh ảnh trực đại lượng cần lựa chọn( vớ dụ giữa thỏng và doanh thu), cho một hỡnh ảnh trực quan về mối quan hệ này.
f- Cỏc chức năng khỏc: như phỏt hiện sự trựng lặp (duplicate), khoảng
trống (Gap), cho phộp phỏt hiện những dấu hiệu bất thường, phõn tớch cỏc tệp dữ liệu đầu vào theo cỏc mục tiờu mà người kiểm toỏn viờn đặt ra.
- Tổ chức cỏc Macro
IDEA cho phộp tổ chức tập hợp cỏc thao tỏc xử lý dữ liệu thành một chương trỡnh con kiểu Macro và khi cần cú thể gọi cỏc lệnh gộp này ( chức năng này tương tự như tổ chức cỏc lệnh Batch trong ACL). Chức năng này cho phộp người kiểm toỏn viờn tự mỡnh xõy dựng những qui trỡnh xử lý thường xuyờn phải dựng trong quỏ trỡnh thực hiện nghiệp vụ của mỡnh như kiểm tra hoỏ đơn bỏn hàng, kiểm tra cụng nợ… Cỏc qui trỡnh này sẽ được lưu trữ trong mỏy và lần xử lý tiếp theo sẽ khụng cần phải xõy dựng lại nữa.
Cỏc lệnh dựng trong Macro tương thớch với ngụn ngữ lập trỡnh VBA (Visual Basic Aplication dựng trong excel hoặc trong một số ứng dụng khỏc).
- Tổ chức lưu trữ tài liệu kiểm toỏn:
Cỏc dữ liệu đầu vào(cỏc file), kết quả phõn tớch dữ liệu, bỏo cỏo sẽ được lưu trữ thành cỏc file và được lưu trữ tại cỏc thư mục khỏc nhau (theo từng cuộc kiểm toỏn hoặc khỏch hàng) theo cỏch tổ chức thư mục của Windows explorer.
3- Phạm vi ứng dụng trong hoạt động kiểm toỏn
IDEA là phần mềm ứng dụng tốt cho việc thực hành cỏc thao tỏc kiểm toỏn của cỏc kiểm toỏn viờn.
Cú thể ỏp dụng cho cỏc loại hỡnh kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh và kiểm toỏn hoạt động cho cỏc đối tượng kiểm toỏn là cỏc doanh nghiệp, kiểm toỏn ngõn sỏch nhà nước cũng như cỏc dự ỏn đầu tư.
4- Yờu cầu hệ thống