- IDEA cú thể cài chạy trờn mỏy đơn hoặc mỏy chủ mạng.
1.3.2.3.PHẦN MỀM TEAMMATE 1.Giới thiệu chung
1.Giới thiệu chung
Teammate được một nhúm lập trỡnh viờn của Trung tõm nghiờn cứu và cụng nghệ của tập đoàn Pricewaterhouse Coopers phỏt triển từ năm 1991.
Teammate tự động hoỏ toàn bộ cụng việc tạo lập hồ sơ một cuộc kiểm toỏn từ khõu chuẩn bị, soỏt xột, tạo bỏo cỏo, và lưu lại nhật ký cỏc bước thực hiện kiểm toỏn, tổ chức cỏc hồ sơ kiểm toỏn ở dạng hồ sơ kiểm toỏn điện tử (EWP- Electric Working Paper).
Teammate được gần 400 tổ chức, cụng ty lớn trờn thế giới và hàng chục cỏc tổ chức kiểm toỏn chớnh phủ sử dụng.
Teammate gồm cỏc khối chức năng sau:
TeamRisk : trợ giỳp cho việc đỏnh giỏ rủi ro trong quỏ trỡnh lập kế hoạch chi tiết kiểm toỏn.
Teammate: Thư viện mẫu bao gồm cỏc mẫu biểu làm việc, bỏo cỏo trợ giỳp cho quỏ trỡnh ghi chộp nhật ký kiểm toỏn, lập biờn bản kiểm toỏn và cỏc bỏo cỏo kiểm toỏn đõy cũng là khối thực hiện cỏc cụng việc tạo lập hồ sơ kiểm toỏn, tự động đồng bộ hoỏ cỏc tư liệu, lưu trữ, bảo mật hồ sơ kiểm toỏn.
TeamStore: Bao gồm cỏc qui trỡnh kiểm toỏn chuẩn, cỏc thụng lệ kiểm toỏn cũng như cỏc loại dấu hiệu bất thường(kiểu rủi ro kiểm toỏn) trợ giỳp cho kiểm toỏn viờn những qui trỡnh, phương phỏp kiểm toỏn chuẩn trong quỏ trỡnh thực hành kiểm toỏn.
TeamCentral: lưu giữ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch kiểm toỏn chi tiết, cỏc ghi chộp thống kờ quan trọng( nhật ký kiểm toỏn), những dấu hiệu bất thường trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn.
2- Cỏc chức năng chớnh
-Tổ chức hệ thống CSDL tài liệu kiểm toỏn
Trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, tất cả cỏc thụng tin như cỏc bước kiểm toỏn, cỏc phỏt hiện kiểm toỏn, ghi chộp rà soỏt, dấu hiệu bất thường và nhật ký kiểm toỏn của cỏc kiểm toỏn viờn được tổ chức trong cỏc bảng cơ sở dữ liệu. Kiểu tổ chức này giỳp cho đoàn kiểm toỏn chọn lọc, sắp xếp cỏc thụng tin theo cỏc danh mục. KTV cú thể nhanh chúng soỏt xột lại cỏc thụng tin mà mỡnh quan tõm.
Phương phỏp tổ chức tài liệu của Teammate theo kiểu thời gian thực (Real time based use) cho phộp nhiều KTV cựng truy nhập tới cựng một CSDL thụng tin và cựng làm việc trờn cựng một nội dung, chương trỡnh kiểm toỏn. Một KTV cú thể ghi chộp lại một dấu hiệu bất thường( Exception) và người khỏc cú thể đang ra soỏt lại một đầu mục cụng việc khỏc đó thực hiện.
-Lọc và sắp xếp tài liệu:
Khi cỏc thụng tin danh mục được chứa trong cỏc bảng CSDL bạn cú thể lọc và sắp xếp ngay cỏc thụng tin danh mục này. vớ dụ một cuộc kiểm toỏn cú chứa 8 chương trỡnh kiểm toỏn, mỗi chương trỡnh cú 10 bước cụng việc. Trong một hệ thống lưu trữ kiểu văn bản Word ( khỏc với Teammate) bạn phải cú 8 chương trỡnh Word tỏch biệt. Một người dựng khụng thể nào phõn biệt được nội dung cụng việc nào là đỏng chỳ ý, cỏi gỡ là dấu hiệu bất
thường… Nội dung của 8 chương trỡnh kiểm toỏn là khụng thể hiển thị nếu như khụng mở tất cả 8 văn bản và phải sử dụng thanh trượt để xem từng tài liệu.
Trong Teammate, 8 chương trỡnh kiểm toỏn núi trờn sẽ được tổ chức trong CSDL kiểu thời gian thực. Cú một bảng thụng tin tổng quan bao gồm danh mục của 64 bước cụng việc và được sắp xếp, chọn lọc ra bằng cỏch kớch chuột vào những nỳt tiờu chuẩn trờn đú, vớ dụ:
- đăng ký
- Sẵn sàng để soỏt xột - Cú rủi ro cao
- Đó được ghi chộp sau khi rà soỏt
Bảng thụng tin tổng hợp cú thể được mở ra sử dụng bởi nhiều kiểm toỏn viờn trờn cỏc mỏy tớnh khỏc nhau với kiến trỳc CSDL cho phộp những người dựng kớch chuột tới một biểu tượng trong một bảng danh mục tổng quan và kớch đỳp chuột để xem cỏc thụng tin chi tiết cần quan tõm
-Tớch hợp nhiều cỏc cụng cụ soạn thảo
Một trong những tớnh năng nổi bật của Teammate là nú cú khả năng thực hiện những ghi chỳ kiểm toỏn kiểu liờn kết, cú thể tham chiếu (cross reference), tạo ra cỏc chỳ thớch soỏt xột, đỏnh dấu đoạn văn bản(tickmark) … giống như trong Word và Excel.
Cỏc phần mềm xử lý đồ hoạ cũng được tớch hợp trong Teammate cho phộp liờn kết hoặc quột cỏc hỡnh ảnh vào trong hồ sơ tư liệu . Việc quột ảnh(scan) khụng cần phải thoỏt ra ngoài mà cú thể trực tiếp thực hiện ngay bằng một nỳt biểu tượng và ảnh quột vào sẽ được lưu ngay vào trong hồ sơ.
-Bảo mật và sao lưu dự phũng
Tất cả cỏc tư liệu sẽ được nộn lại và mó hoỏ khi đúng lại khụng sử dụng trong mụi trường Teammate ( cỏc tài liệu được nộn chỉ cũn 1/17 hoặc 1/3 kớch thước cũ và khụng thể mở được trong cửa sổ File Manager hoặc Windows Explorer).
Tất cả cỏc thụng tin kiểm toỏn đều được mó hoỏ bảo mật(encrypt) trong quỏ trỡnh chuyển Email hoặc sử dụng hiện tại. toàn bộ file kiểm toỏn được sao lưu dự phũng ( cũng được mó hoỏ bảo mật và nộn lại) với một thao tỏc đơn giản bằng cỏch kớch chuột vào một biểu tượng.
-Tạo mụi trường làm việc chung trờn mạng
Teammate cú một cơ chế tạo bản sao tiờn tiến(trong cụng nghệ mạng) cho phộp cỏc KTV cú thể truy cập mụi trường mạng thời gian thực tại chỗ
hoặc kiểm soỏt hoạt động kiểm toỏn từ xa. Kiến trỳc CSDL cho phộp những KTV từ xa cú thể truy cập vào toàn bộ cuộc kiểm toỏn mà khụng cần ngừng sự làm việc của người khỏc. vớ dụ trong một cuộc kiểm toỏn, một KTV từ xa cú thể rà soỏt một chương trỡnh kiểm toỏn cú 100 bước cụng việc mà đó hoàn thành 75 bước. Anh ta cú thể lấy ra nội dung thực hiện của 75 bước này để rà soỏt, trong khi đú 25 bước cụng việc kia vẫn được cỏc KTV khỏc tiếp tục thực hiện.
-Lưu giữ cỏc dấu tớch diễn biến kiểm toỏn
Teamate Central là một CSDL kiểu Web lưu giữ toàn bộ dấu tớch diễn biến của cuộc kiểm toỏn. Tại bất kỳ thời điểm, bạn cú thể nhấn chuột để tạo bản nhỏp bỏo cỏo kiểm toỏn hoặc nhấn vào một nỳt khỏc để bổ sung một phỏt hiện kiểm toỏn vào CSDL này.
Đồng thời với cơ chế đỏnh dấu đặc biệt cho phộp bạn nhỡn thấy ngay được một bước cụng việc đó được kiểm toỏn, hoặc đó được kiểm toỏn đồng thời đó được rà soỏt lại.
-Tham chiếu tự động kiểu siờu văn bản(highperlink document)
Trong Teammate ta cú thể chuyển từ tư liệu này sang tư liệu khỏc, hoặc từ kết luận kiểm toỏn này sang kết luận kiểm toỏn khỏc hoặc sang bỏo cỏo kiểm toỏn một cỏch tự động và nhanh chúng bằng cỏc dấu liờn kết hoặc cỏc nỳt biểu tượng.