Hiện nay các DNNN áp dụng t−ơng đối phổ biến các phần mềm máy tính hỗ trợ cho công tác kế toán. Sự đa dạng và phong phú của các phần mềm kế toán sẽ là yếu tố gây cản trở cho các cơ quan công quyền thừa hành việc kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính tại doanh nghiệp. Khi khảo sát các phần mềm kế toán, chúng có một số dặc điểm giống và khác nhau nh− sau :
a. Đặc điểm giống nhau :
- Chung nhau một quy trình xử lý (nh− đã mô tả ở trên)
- Chung nhau quan điểm về tổ chức số liệu nghĩa là "thông tin nhập vào máy tính ít nhất nh−ng lấy ra đ−ợc nhiều nhất"
- Phần mềm đ−ợc xây dựng đều dựa vào chế độ kế toán hiện hành
Về quy trình xử lý, sự giống nhau đ−ợc thể hiện bằng việc mô tả chi tiết hơn bởi sơ đồ sau
Các khối chức năng của ch−ơng trình (CSDL về kế toán) User (Ng−ời dùng) InterFace
b. Đặc điểm khác nhau :
Sự khác nhau giữa các phần mềm kế toán thể hiện rõ ràng nhất ở mấy vấn đề sau đây :
- Không thống nhất về cấu trúc dữ liệu (khung nhập dữ liệu) - Không thống nhất về việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu - Không thống nhất về ngôn ngữ lập trình
Trong các đặc điểm khác nhau trên đây thì sự khác nhau về cấu trúc dữ liệu là gây khó khăn nhất cho công tác kiểm tra, kiểm soát. Nguyên nhân sâu xa của sự khác nhau này là do quan điểm thiết kế CSDL của những nhà phát triển phần mềm kế toán. Cấu trúc dữ liệu của các phần mềm kế toán hiện nay phụ thuộc rất nhiều vào khả năng hiểu biết về nghiệp vụ kế toán của các nhà thiết kế CSDL.
Đối với những đặc điểm khác biệt còn lại thì không gây trở ngại nhiều lắm cho công tác kiểm tra, kiểm soát bởi vì : xu thế sẻ chia thông tin là xu thế tất yếu mà khoa học máy tính muốn nhắm đến. Bằng chứng sống động về kết luận này đó là sự hiện diện của các công cụ can thiệp vào các CSDL đ−ợc thiết lập bằng các hệ quản trị CSDL khác nhau nh− : ODBC, giao thức DAO, ADO, RDO,... Còn ngôn ngữ lập trình cũng không phải là vấn đề khó khăn vì khi đ−a ch−ơng trình vào sử dụng thì các ch−ơng trình không còn tồn tại d−ới hình thức ngôn ngữ bậc cao mà tồn tại d−ới dạng mã máy.
3.3.4.3- Yêu cầu đặt ra đối với phần mềm kiểm toán
• Về nhập khẩu dữ liệu
a. Nhập khẩu đ−ợc nhiều nguồn dữ liệu khác nhau
Yêu cầu này đ−ợc đặt ra xuất phát từ thực tế là : Các đơn vị đ−ợc kiểm toán khi tin học hoá bài toán kế toán có sử dụng đến nhiều công cụ khác nhau nh− :
- MicroSoft Access - FoxPro
- SQL - ... - ...
Phần mềm kiểm toán phải nhập khẩu đ−ợc các dữ liệu sản sinh từ các công cụ kể trên
b. Nhập khẩu đ−ợc nhiều loại cấu trúc dữ liệu khác nhau
Nh− đã mô tả ở phần trên, cấu trúc dữ liệu của CSDL kế toán tại các đơn vị đ−ợc kiểm toán không giống nhau vì vậy h−ớng tin học hoá cho quy trình nhập khẩu dữ liệu có thể sử dụng các ph−ơng pháp sau đây :
- Nhập nguyên mẫu cấu trúc để rồi tuỳ ý xử lý dữ liệu
- Nhập theo cấu trúc định sẵn và xử lý dữ liệu theo cấu trúc định sẵn
c. Nhập khẩu đ−ợc nhiều loại Font tiếng việt khác nhau
Các CSDL kế toán có thể sử dụng nhiều nguồn Font tiếng việt khác nhau. Vì thế khi nhập khẩu có thể xảy ra tình huống dữ liệu dạng Text (ký tự) sẽ không đọc đ−ợc vì thế phần mềm kiểm toán phải có chức năng này
• Về chức năng ch−ơng trình
Chức năng chung của một phần mềm kiểm toán doanh nghiệp cần phải đạt đ−ợc có thể mô tả bằng sơ đồ sau :
Phần mềm kiểm toán Phần mềm kiểm toán
- Nhập khẩu dữ liệTác nghiệp: quản lý th− viên VB pháp qui, quản lý đơn khiếu tố, quản lý công văn đi đến, ứng dụng dùng chung, ...