- 01/01/2009: Hiệp Hội Thép Việt Nam chứng nhận là thành viên chắnh thức Công ty Cổ phần Xây dựng và Kinh doanh Vật tư là Công ty thành viên của
3.2.2. đàm phán và soạn thảo hợp ựồng (Mở L/C):
Việc ựàm phán ựược C&T và ựối tác tiến hành thông qua phương pháp gặp trực tiếp, liên lạc qua ựiện thoại hay sử dụng thư ựiện tử (email ựây là phương thức rất tiên dụng, tiết kiêm chi phắ, ựặc biệt khi họ không có văn phòng tại Việt Nam).
Theo lý thuyết, quá trình ựàm phán gồm có năm bước cơ bản:
♦ Chuẩn bị
♦ Tiếp xúc
♦ đàm phán
♦ Kết thúc ựàm phán Ờ Ký kết hợp ựồng
♦ Rút kinh nghiệm
Trong ựó, ựàm phán ựược hiểu là các bên cùng thỏa thuận ựể ựi ựến thống nhất ý kiến về nội dung của hợp ựồng (thường chỉ có hai bên là người bán và người mua, ựồng thời là người xuất khẩu và người nhập khẩu; một vài trường hợp có thêm người mua nội ựịa hay phức tạp hơn nữa còn tùy trường hợp cụ thể). Hợp ựồng trong quá trình soạn thảo sẽ ựược trao ựổi qua lại nhằm ựảm bảo quyền lợi hợp pháp và công bằng cho tất cả các bên. Người soạn thảo hợp ựồng cũng là một vấn ựề
ựược ựem ra thảo luận giữa C&T và ựối tác. Bản hợp ựồng sau khi ựược sự nhất trắ và ký kết sẽ trở thành một văn bản có tắnh chất pháp lý ràng buộc các bên phải thực hiện theo ựúng các ựiều khoản ựã cam kết.
Cụ thể công tác ựàm phán tại C&T thường ựược tiến hành như sau: Phòng xuất nhập khẩu lên kế hoạch kinh doanh:
♦ Hỏi hàng (enquiry): nhân viên xuất nhập khẩu gửi thư, email, fax hoặc trực tiếp gọi ựiện cho nhà cung cấp hay văn phòng ựại diện của ựối tác tại Việt Nam tìm hiểu về loại hàng hóa mà công ty có nhu cầu nhập.
♦ Chào hàng (offer) của phái ựối tác: bên ựối tác sẽ gửi cho Công ty bảng báo giá về hàng hóa mà công ty yêu cầu. Ngoài ra, ựơn chào hàng còn có thể báo giá thêm về những mặt hàng khác cùng loại, cùng ngành hàng. Báo giá có thể cố ựịnh hoặc thay ựổi tùy mặt hàng và tình hình của thị trường.
Hiện nay do có sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường mà các công ty thường sẵn sàng ựưa mức giá khá mềm nhưng thực sự giá cả ựi liền với chất lượng, giá rẻ chưa hẳn là tốt nhất mà chỉ là một trong những yếu tố ưu tiên khi xem xét lựa chọn ựơn hàng. Quan trọng nhất là chọn ựược mức giá phù hợp, phương thức thanh toán thuận lợi cho C&T.
Sau khi nhận ựược chào hàng, nếu không chấp nhận hoàn toàn, muốn sửa ựổi một vài ựiều khoản thì hai bên bắt ựầu tiến hành thương lượng, thỏa thuận ựến khi nào thống nhất chấp thuận toàn bộ cá ựiều khoản và ký kết hợp ựồng ngoại thương (tùy theo quy mô hợp ựồng mà người ựại diện phắa C&T tiến hành thương lượng là thành viên của Ban Giám ựốc hay Trưởng phòng xuất nhập khẩu; riêng hợp ựồng ủy thác sẽ do Trưởng phòng xuất nhập khẩu toàn quyền thực hiện).
Cấu trúc của hợp ựồng ngoại thương gồm ba phần: Phần 1:Thông tin về các bên tham gia
Phần 2: Các ựiều khoản trong hợp ựồng Phẩn 3: Các bên ký tên, ựóng dấu
Các ựiều khoản trong hợp ựồng ngoại thương:
Số lượng ựiều khoản nhiều hay ắt còn phụ thuộc vào từng hợp ựồng cụ thể C&T thực hiện. Nhưng có một số ựiều khoản bắt buộc phải ựược trong hợp ựồng bao gồm tên hàng, ựặc ựiểm hàng và ựơn giá; số lượng và chất lượng; phương thức
gửi hàng, thời gian gửi hàng, thời gian giao hàng, cảng xếp hàng và cảng giao hàng; phương thức thanh toán; ựiều khoản về bảo hiểm; ựiều khoản về khiếu nại và trọng tài; ựiều khoản bất khả khángẦ
Sau khi hợp ựồng ựược ký kết, hai bên sẽ phải thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ trong hợp ựồng nêu rõ. Về phắa công ty, cụ thể Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ mở L/C thông qua ngân hàng uy tắn mà Công ty có tài khoản ngoại tệ. Thường là các Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, BIDV, Ngân hàng Ngoại thương Việt NamẦ
Bộ hồ sơ mở L/C gồm:
♦ Giấy phép nhập khẩu hàng hóa (nếu hàng quản lý bằng giấy phép).
♦ đơn xin mở L/C do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 2 trình lên Tổng Giám ựốc và Phòng kế toán ký duyệt.
♦ Hợp ựồng nhập khẩu.
♦ Giấy ựề nghị mở L/C theo mẫu của từng ngân hàng.
♦ Phương án kinh doanh.
♦ Hợp ựồng mua bán trong nước.
Thông thường Công ty mở L/C từ 7-10 ngày sau khi ký hợp ựồng nhập khẩu. Ký quỹ mở L/C: Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa Ngân hàng và Công ty, mà Ngân hàng yêu cầu ký quỹ có thể dao ựộng. Thường là 10% giá trị thanh toán hợp ựồng, cũng có Ngân hàng chỉ yêu cầu 5% ký quỹ do mối quan hệ lâu dài ựã có cũng như uy tắn của Công ty, ựiều này rất có lợi cho Công ty. Ngân hàng phát hành sẽ thực hiện mở L/C sau khi Công ty ựã thực hiện ký quỹ và ựóng phắ mở L/C ựầy ựủ. Ngân hàng căn cứ vào ựơn xin mở L/C của Công ty ựể lập L/C.