Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội đã thiết lập và quy định thống nhất các thủ tục nhập, xuất kho NVL của đơn vị mình theo đúng mục đích nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển chứng từ như sau:
- Thủ tục và các chứng từ sử dụng để nhập kho NVL
NVL, của công ty chủ yếu được nhập kho từ 2 nguồn: mua ngoài và sử dụng không hết nhập lại kho (đối với NVL, đề xê và các sản phẩm hỏng).
Ta có:
Đối với NVL mua ngoài về nhập kho
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán, hoá đơn kiêm phiếu nhập kho, hợp đồng mua vật tư.
Bảng số 16: Mẫu hoá đơn GTGT
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: N18471 Ngày 12 tháng 8 năm 2006
Đơn vị bán hàng:Công ty Thương mại sản xuất Minh Phương Địa chỉ: 78, Thanh Nhàn, Hà Nội
Điện thoại:……….MS……… Họ tên người mua hàng: Anh Hiếu
Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội Địa chỉ: Kho 1 phường Vĩnh Hưng - quận Hoàng Mai - Hà Nội Hình thức thanh toán: tiền mặt
STT Tên sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn vị Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Mực 305 cam Kg 1,00 370.000 370.000
Cộng tiền hàng: 370.000
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 18.500
Tổng cộng tiền thanh toán: 388.500
Số tiền viết bằng chữ: [Ba trăm tám tám ngàn năm trăm đồng] Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm: - 01 người ở bộ phận cung tiêu - 01 người ở phòng kỹ thuật - 01 thủ kho
Sẽ tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. Nội dung của cuộc kiểm nghiệm được phản ánh lên "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" (theo mẫu)
Bảng 17: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá trước khi nhập kho
KH/BM 12.01
STT Danh mục kiểm tra ĐVT Số lượng Ngày nhập
1 Mực 305 cam Kg 1.00 15/08/2006
… … … …. …
Chất lượng vật tư, hàng hoá theo thực tế kiểm tra
….. Mực 305 cam, chất lượng đảm bảo, số lượng đúng như trong hợp đồng, không có gì sai sót sau khi đã viết thử... ... ... ... ... Phương hướng xử lý: ... ... ... ... Ngày 15 tháng 8 năm 2006
Phòng kế hoạch Thủ kho Người giao hàng
Biên bản này được phòng kế hoạch lập làm 03 liên: - 01 liên giao cho người bán
- 01 liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cùng phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập lên phòng kế toán
- 01 liên phòng kế hoạch giữ
Sau khi tất cả các thủ tục kiểm tra đã hoàn tất, nếu chất lượng hàng nhập đảm bảo đúng yêu cầu như trong hợp đồng mua bán, thủ kho tiến hành các thủ
Bảng 18:
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội
Phiếu nhập kho
Ngày 15 tháng 8 năm 2006
Số: N497/VT Nợ: 152
Có: 111
Người nhập: Công ty thương mại Minh Phương Lý do nhập: Nhập vật tư sản xuất mực 305 cam Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoá đơn số: 018471 ngày 12/8/2006 Mã số thuế: 01008917761
STT Mã HH Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 KH0053 Mực 305 cam Kg 1,00 370000 370000
Cộng 370.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Ba trăm bảy mươi nghìn đồng)
Người giao hàng Thủ kho Phòng TCKT Giám đốc
Phiếu nhập kho được lập làm 04 liên: - 01 liên phòng kế hoạch giữ
- 01 liên thủ kho giữ để chi thẻ kho trong công tác hạch toán chi tiết - 01 liên được giao lên phòng tài chính kế toán để kế toán vật tư hạch toán chi tiết.
- 01 liên được giao cho người cung cấp để làm thủ tục thanh toán sau này.
Trong trường hợp có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán biết để xử lý đúng như hợp đồng quy định.
Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao không có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ bị trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ trường hợp công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình thường).
* Đối với đề xê, sản phẩm hỏng, NVL xuất dùng không hết nhập lại kho để tái sản xuất, thủ tục nhập kho chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật tư bằng cách lập biên bản kiểm nghiệm đối với NVL mua ngoài, còn thì thủ kho vẫn viết phiếu nhập kho bình thường.
Ngày 28 tháng 8 năm 2006, phân xưởng tổ in nhập lại kho số vật tư dùng không hết để tái sản xuất sản phẩm, thủ kho ghi phiếu nhập kho cho những vật tư này như sau:
Bảng số 19
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội
Phiếu nhập kho
Ngày 28 tháng 8 năm 2006
Số: N142/NL Nợ: 152 Có: 111
Người nhập: Phân xưởng kho in Lý do nhập: Nhập vật tư tái sản xuất Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoá đơn số: ngày 28/8/2006 Mã số thuế:
STT Mã HH Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 NLM004 MLM005 Mực 102 trắng Mực 801 nhũ Kg Kg 136,00 34,00 29.000 29.000 3.944.000 986.000 Cộng: 4.930.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Bốn triệu chín trăm ba mươi nghìn đồng)
Người giao hàng Thủ kho Phòng TCKT Giám đốc
- Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội thường xuất kho NVL cho 2 mục đích: phục vụ cho hoạt động sản xuất và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Song về cơ bản phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Khi xuất kho NVL cho sản xuất, căn cứ vào phiếu báo về xuất vật tư theo định mức của phòng kế hoạch đã có chữ ký của phòng TCKT, thủ kho tiến hành xuất kho NVL và lập phiếu xuất kho.
Ví dụ:
Bảng số 20:
Công ty TNHH sản xuất bao bì và dịch vụ thương mại Hà Nội
Phiếu xuất kho
Ngày 28 tháng 8 năm 2006
Số: N461/VT Nợ: 621
Có: 15210003
Người nhập: Phân xưởng kho in
Lý do nhập: Xuất vật tư phục vụ sản xuất mực Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoá đơn số: ngày 28/8/2006 Mã số thuế:
STT Mã HH Tên sản phẩm ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 VTM004a KH0053 Mực 302 màu đỏ cờ Mực 305 cam Kg Kg 170,00 153,00 46.000 44.000 7.820.000 6.732.000 Cộng: 14.552.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Mười bốn triệu năm trăm năm hai nghìn đồng)
Người giao hàng Thủ kho Phòng TCKT Giám đốc
Phiếu xuất kho được phòng kế hoạch lập thành 04 liên: - 01 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho
- 01 liên chuyển lên phòng kế toán để kế toán vật tư ghi sổ, thẻ chi tiết NVL, cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp.
- 01 liên giao cho người lĩnh (thường là quản đốc các phân xưởng) giữ để cuối kỳ giao cho kế toán theo dõi tình hình nhập xuất đối với từng phân xưởng làm căn cứ để tính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
- 01 liên phòng kế hoạch giữ.
Đối với NVL xuất kho cho hoạt động kinh doanh (để bán)
Thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đã có chữ ký của phòng kế toán và phòng kế hạch để xuất kho NVL như đã quy định
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập thành 03 liên::
- 01 liên giao cho người mua để làm căn cứ thanh toán tại cơ quan người mua.
- 01 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ, thẻ chi tiết NVL
- 01 liên gốc do phòng kế hoạch giữ