Hệ thống chứng từ của Công ty được phân thành 2 loại: - Các chứng từ gốc
- Các chứng từ kế toán
Trong đó, các chứng từ gốc là các minh chứng hợp pháp cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong công ty. Ngoài phòng tài chính - kế toán, các chứng từ này còn có thể được hình thành từ các phòng ban khác nhau như phòng hành chính, phòng cung ứng vật tư (phòng kế hoạch)… các chứng từ gốc này là các hoá đơn của nhà cung cấp, các phiếu nhập kho, xuất kho NVL của
nước, điện thoại, các loại vé máy bay, tàu hoả đã được mua phục vụ cho các chuyến công tác của công ty, hoá đơn bán hàng của công ty…. ngoài ra chứng từ gốc của công ty còn có thể là các giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hay các hợp đồng mua bán, vay mượn tài sản, vốn..
Các chứng từ gốc này chính là cơ sở đầu tiên để hình thành nên các chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán của công ty chính là phiếu thu, chi tiền mặt, các chứng từ ghi sổ được kế toán trưởng lập vào cuối mỗi tháng. Số liệu của chứng từ kế toán được lấy từ số liệu của các chứng từ gốc. Do vậy, các chứng từ kế toán thường có các chứng từ gốc đính kèm.
Ví dụ: 1 phiếu chi tiền mặt thường được đính kèm - 1 giấy đề nghị thanh toán
- 1 hoá đơn mua bán vật tư
- phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hàng hoá
Sau khi các chứng từ kế toán được hình thành, chúng sẽ là căn cứ để ghi chép các loại sổ chi tiết và tổng hợp khác. Đồng thời, các chứng từ gốc đôi khi cũng là cơ sở trực tiếp hình thành nên các bảng biểu phục vụ công tác hạch toán tổng hợp.