2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán tài vụ là phòng chức năng giúp giám đốc Công ty trong việc tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính, tín dụng, công tác kế toán và hạch toán kinh doanh trong toàn Công ty theo đúng Quy chế Tài chính. Đồng thời đáp ứng kế hoạch sử dụng vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thanh toán nhanh, đầy đủ, kịp thời mọi chế độ về tiền lương, tiền thưởng và các hoạt động khác của Công ty. Với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, năng động và nhiệt tình, phòng kế toán tài vụ luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao.
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ta thấy, kế toán viên trong phòng chịu sự chỉ đạo thống nhất của kế toán trưởng. Các nhân viên thống kê dưới các Xí nghiệp chịu sự quản lý của giám đốc Xí nghiệp nhưng về mặt nghiệp vụ vẫn phải tuân theo sự hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng. Từ cấp Xí nghiệp đến cấp Công ty, các nhân viên kế toán, thống kê có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau đảm bảo cho bộ máy kế toán hoạt động đạt hiệu quả tốt nhất.
Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.4.2. Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận.
Phòng kế toán tài vụ của Công ty Xây dựng Dân dụng gồm có 9 người. Nhiệm vụ được phân công cho từng cá nhân như sau:
Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng kế toán tài vụ Công ty có nhiệm vụ
cụ thể như sau:
- Phụ trách chung trong phòng kế toán tài vụ, là kiểm soát viên của nhà nước đặt tại Công ty trực tiếp theo dõi khâu tài chính bao gồm việc lập kế hoạch tài chính hàng năm để cân đối tình hình thu chi, xác định việc cấp vốn lưu động, kế hoạch vay ngân hàng và các nguồn huy động khác nhằm phục vụ cho sản xuất chung của đơn vị
- Thực hiện việc chấp hành chế độ, chính sách về tài chính, pháp lệnh thống kê kế toán trong Công ty, việc cung cấp các số liệu báo cáo cho các cơ
K ế to án n gâ n h àn g K ế t oá n q uỹ t iề n m ặt v à c ác q uỹ X N K ế t oá n T SC Đ v à tiề n lư ơn g K ế t oá n t ha nh to án T Ư, th an h t oá n v ới ng ườ i b án K ế t oá n v ật tư , C C D C K ế t oá n đầ u tư X D C B v à d ự án K ế t oá n t ổn g h ợp , gi á th àn h Kế toán trưởng Kế toán Xí nghiệp
quan của Thành phố, cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, liên doanh, ngân hàng, các cơ quan cung cấp đúng yêu cầu và đúng thời gian quy định
- Trực tiếp làm kế toán thanh toán với người mua hàng( chủ đầu tư ), làm các báo cáo nhanh theo tháng, quý, năm để phục vụ cho việc cấp phát và quản lý tiền đối với các đơn vị bên dưới, chịu trách nhiệm việc kê khai, quản lý tiền lương và quyết toán thuế đối với doanh nghiệp, xác định kết quả kinh doanh của Công ty và kết quả hạch toán nội bộ đối với các đơn vị trong Công ty
Phó phòng kế toán tài vụ Công ty:
- Phụ trách công tác kế toán: theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị cơ sở bên dưới, chịu trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ các xí nghiệp và đội hoàn thành công tác kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời, giúp cho việc hoàn thành báo cáo chung của Công ty đối với cấp trên.
- Kiểm tra, thanh toán lương, BHXH, BHYT; trực tiếp làm kế toán TSCĐ, tiền lương, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, xác định số khấu hao TSCĐ phân bổ vào các đối tượng; lập bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, tham gia việc xây dựng và quyết toán quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn với các cơ quan hữu quan.
Kế toán tổng hợp giá thành.
- Vào sổ kế toán trên máy vi tính, tổ chức việc đối chiếu với các bộ phận kế toán khác hàng tháng, quý, năm; theo dõi sổ cái, thực hiện việc lập báo cáo trên máy vi tính, in ấn để có báo cáo chính thức nộp cho cấp trên và các cơ quan hữu quan.
- Theo dõi kế toán giá thành: nhiệm vụ là ghi lại sổ cái giá thành chung của Công ty theo từng công trình, tổ chức đối chiếu giá thành nội bộ đối với các đơn vị trong Công ty để xác định đầu vào của công trình.
- Thực hiện việc viết séc, uỷ nhiệm chi phục vụ cho việc mua bán và sản xuất của Công ty; mở sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng, xác định các khoản thu chi, số dư tiền gửi ngân hàng, vào sổ sách tiền gửi ngân hàng đối chiếu hàng ngày với Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội
- Theo dõi làm bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng thi công và các loại bảo lãnh khác.
Kế toán quỹ tiền mặt và các quỹ xí nghiệp.
- Theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt, xác định và đối chiếu với thủ quỹ số tiền tồn quỹ hàng ngày, viết phiếu thu chi tiền mặt phục vụ cho việc lĩnh và nộp tiền của các đơn vị sản xuất và văn phòng Công ty
- Mở sổ theo dõi các khoản phải thu nội bộ
- Mở sổ theo dõi các khoản quỹ xí nghiệp bao gồm: quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ trợ cấp mất việc làm, quỹ khen thưởng phúc lợi
- Giúp công đoàn Công ty làm kế toán công đoàn, hàng tháng phải kê khai thuế đầu vào của phần vật tư lấy tiền qua quỹ.
Kế toán thanh toán công nợ với người nhận tạm ứng, với người bán.
- Mở sổ theo dõi chi tiết các đơn vị và cá nhân nhận tạm ứng, thúc thanh toán, lập bảng thanh toán tạm ứng
- Mở sổ theo dõi việc thanh toán công nợ với các đơn vị và cá nhân qua việc cấp tiền chuyển khoản, tiền mặt, kê khai thuế đầu vào thuộc người bán hàng và người thanh toán tạm ứng, tổng hợp thuế đối với toàn Công ty
Kế toán đầu tư XDCB và dự án.
- Theo dõi toàn bộ các khoản cấp phát và đầu tư XDCB mà nhà nước cấp cho Công ty; khi kết thúc năm, kết thúc công việc, công trình hay dự án phải làm quyết toán thanh toán với nhà nước
- Mở sổ theo dõi đầu tư XDCB gồm: chi phí mua sắm thiết bị, chi phí xây lắp, chi phí kiến thiết cơ bản khác
- Cùng thủ quỹ cấp phát các khoản đền bù đối với dự án tự XDCB
Kế toán tổng hợp vật tư.
- Hàng tháng tổ chức việc đối chiếu chi tiết các loại vật tư giữa Công ty và các đơn vị bên dưới, cuối tháng và quý lập bảng phân bổ vật tư công cụ xuất dùng vào giá thành và các đối tượng sử dụng
- Thông báo giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế để có căn cứ đối chiếu với các đơn vị trong Công ty
- Trực tiếp làm kế toán theo dõi công cụ dụng cụ khu văn phòng Công ty, kho hành chính, kho thuốc y tế
- Tổ chức công tác kiểm kê mỗi năm một lần đối với toàn Công ty theo quy định của nhà nước, theo dõi các khoản chi phí chờ phân bổ, lập bảng phân bổ vào các đối tượng
- Thay đồng chí kế toán tổng hợp khi đồng chí này đi vắng
Thủ quỹ.
- Là thủ quỹ của công ty, đảm bảo việc thu chi quỹ tiền mặt, cấp phát các khoản tiền đền bù của dự án, làm thủ quỹ cho công đoàn công ty.
- Làm kế toán theo dõi chi tiết BHXH đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty.
2.1.5.1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán.
Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, đã đáp ứng được những yêu cầu quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế doanh nghiệp.
điểm của sản xuất và sản phẩm của từng ngành, từng lĩnh vực. Nhất là đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng, do sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, kết cấu sản phẩm đa dạng, phức tạp; Sản xuất sản phẩm xây lắp có chu kỳ kinh doanh dài, hoạt động của doanh nghiệp xây lắp mang tính lưu động, rộng lớn và phức tạp. Do vây, chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định1141/TC/QĐ/CĐKT chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý doanh nghiệp xây lắp và chưa phù hợp với đặc điểm của sản phẩm và sản xuất xây lắp như hạch toán chi phí máy thi công, hạch toán chi phí chung,…Trước thực tế đó, Bộ Tài chính đã ký ban hành chính thức chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp tại Quyết định 1864/1998/QĐ- BTC ngày 16/12/1998. Chế độ mới một mặt tôn trọng các quy định hiện hành của Nhà nước về tài chính, kế toán; Đảm bảo thống nhất về kết cấu và nguyên tắc hạch toán của chế độ kế toán doanh nghiệp; Mặt khác được bổ sung, hoàn thiện phù hợp với các quy định hiện hành của cơ chế tài chính, thuế và phù hợp với đặc điểm của sản xuất và sản phẩm xây lắp.
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, một số thông tin chung về tổ chức công tác kế toán của Công ty như sau:
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với phần mềm kế toán CAP của Công ty.
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty tính giá HTK theo phương pháp giá thực tế đích danh. Vật liệu xuất kho sẽ được sử dụng giá nhập để xác định ( nhập giá nào xuất theo giá đó ).
Để hạch toán HTK, kế toán sử dụng phương pháp KKTX. Kế toán theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn
kho vật tư, công cụ dụng cụ trên sổ kế toán. Cuối năm, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, công cụ dụng cụ, so sánh, đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư, công cụ dụng cụ thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời.
Việc sử dụng phương pháp tính khấu hao có ảnh hưởng lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã đăng ký phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng với cơ quan thuế.
2.1.5.2.Hệ thống chứng từ kế toán.
Theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ.
Chứng từ ghi chép ban đầu là cơ sở của công tác hạch toán, là công cụ để kiểm tra, phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn; ngăn ngừa và phát hiện những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm tài sản XHCN. Chứng từ ghi chép ban đầu là cơ sở pháp lý để xem xét những vụ tranh chấp và khiếu nại trước pháp luật.
Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, Công ty quy định trình tự lập và luân chuyển chứng từ ghi chép ban đầu phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty, các bộ phận lập đầy đủ và đúng mẫu chứng từ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ của Công ty được áp dụng cho hình thức kế toán Nhật ký chung. Cụ thể những chứng từ sử dụng bao gồm:
Chứng từ ngân hàng: Giấy xin séc, Uỷ nhiệm chi, Séc, Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền, thư-điện cấp séc bảo chi,…
Chứn từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê vật tư,…
Chứng từ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ
Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Hợp đồng giao khoán, Biên bản điều tra tai nạn lao động
Chứng từ bán hàng: Hoá đơn GTGT, Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra
Như vậy, Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ Tài chính phát hành và thực hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty.
2.1.5.3. Hệ thống tài khoản kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh , dựa trên chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, Công ty đã lựa chọn hệ thống tài khoản bao gồm hầu hết các tài khoản theo quy định. Tuy nhiên có một số tài khoản Công ty không sử dụng như:TK 113,TK 121,TK 129,TK 139,TK 151,TK 159,TK 221,TK 228,TK 229,…
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện tốt công tác hạch toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi. Ví dụ TK 152, TK 154, TK 623 được chi tiết như sau:
1 152
1521 15211 15212
Nguyên liệu, vật liệu
Vật liệu chính Sắt thép
15213 15214 15215 15216 15217 15218 15219 1522 1523 1524 1525 Xi măng các loại Vật liệu mộc Vật liệu ngoài trời Vật liệu trang trí Vật liệu điện Vật liệu nước
Vật liệu và thiết bị vệ sinh Vật kết cấu Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Vật liệu khác 2 154 1541 1542
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Các đơn vị sản xuất (XN1, XN2,…) Chi phí đội máy thi công
3 623 6231 6232 6233 6234 6237 6238
Chi phí sử dụng máy thi công
Chi phí nhân công Chi phí vật liệu
Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao máy thi công Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác
2.1.5.4. Hệ thống sổ kế toán.
Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng, là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác.
Hệ thống sổ kế toán là cách thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau theo một trình tự ghi chép nhất định trên cơ sở chứng từ gốc.
Dựa trên đặc điểm kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CAP (Construction Accounting Program). Phần mềm kế toán CAP được công ty đầu tư phát triển kỹ thuật công nghệ Bình Minh (Binh Minh Co.Ltd) xây dựng.
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp