Bên cạnh những ưu điểm kể trên, tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
Về mặt quản lý nguyên vật liệu:
- Là một doanh nghiệp lớn gồm nhiều Xí nghiệp thành viên ở nhiều nơi nên Công ty không trực tiếp quản lý được tình hình biến động và sử dụng nguyên vật liệu. Công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu được giao cho từng Xí nghiệp theo định mức kế hoạch. Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu còn mang tính hình thức.
- Công ty có Sổ Danh điểm vật tư, tuy nhiên sổ này được lập từ năm 1996 nên đã cũ và không khoa học. Thực tế các bảng tổng hợp vật tư cũng không lập theo đúng trình tự trong Sổ Danh điểm.
- Là một doanh nghiệp xây lắp, Công ty không tiến hành dự trữ nguyên vật liệu trong kho, dùng đến đâu mua chuyển thẳng đến kho công trình đến đó. Điều này giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí lưu kho cũng như chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, trong điều kiện thị trường vật liệu xây dựng có sự biến động lớn về giá cả như những năm gần đây thì việc không thể dự trữ nguyên vật liệu là một hạn chế mà Công ty và các doanh nghiệp xây lắp nói chung cần tìm cách khắc phục.
- Khi tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho, thủ kho và cán bộ vật tư chỉ kiểm tra quy cách và số lượng của vật liệu rồi cho nhập, Công ty không quy định thành lập Ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho. Đối với những lô nguyên vật liệu với số lượng và giá trị không lớn thì khâu này có thể bỏ qua. Nhưng đối với những lô nguyên vật liệu lớn thì việc lập Biên bản này là cần thiết, làm căn cứ để giải quyết, xử lý hay quy trách nhiệm khi phát sinh thừa, thiếu, sai quy cách,...
- Về hạch toán ban đầu: Việc hạch toán ban đầu ở Công ty khá linh hoạt và phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. Tuy nhiên, sự linh hoạt này lại có thể gây nên những tổn thất làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình nếu những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không có ý thức tự giác. Cụ thể, thủ tục nhập xuất thường không chặt chẽ với những vật liệu có giá trị thấp, thủ kho không tiến hành lập phiếu nhập xuất kho mà vẫn cho phép nhập xuất, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập xuất cho toàn bộ số vật tư đã luân chuyển qua kho. Như vậy, sẽ gây khó khăn cho công tác nắm bắt tình hình biến động vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm xảy ra, không giám sát được vật tư có được sử dụng đúng mục đích hay không. Do vậy, việc ghi phiếu xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
Về công tác kế toán chi tiết: Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện ở các Xí nghiệp theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán, nhưng lại dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ, trong khi đó số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu lại nhiều, nên công việc kiểm tra, đối chiếu gặp nhiều khó khăn và làm ảnh đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Về công tác kế toán tổng hợp: Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, gồm nhiều xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc nên số lượng chứng từ nguyên vật liệu rất lớn. Ngoài ra, các công trình xây dựng lại ở rải rác khắp nơi nên sự luân chuyển của chứng từ còn chậm. Thông thường chứng từ gốc được tập hợp về Công ty vào cuối tháng cùng với Bảng tổng hợp ( Bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu). Khi lên các sổ kế toán tổng hợp, kế toán chỉ lấy số liệu từ chứng từ tổng hợp của các Xí nghiệp (Bảng tổng hợp vật tư). Các chứng từ tổng hợp này không có số chứng từ, chỉ có tên của Xí nghiệp, tên công trình và gắn với tháng hay quý cụ thể. Do đó,
trong các sổ kế toán tổng hợp, cột số hiệu của chứng từ được ghi theo tên của Xí nghiệp. Còn các chứng từ gốc được lưu giữ tại Công ty theo từng Xí nghiệp, từng công trình, từng tháng, quý, năm. Cách làm này có thể giúp giảm bớt công việc ghi chép của kế toán tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu.