Trong công tác tiêu thụ thành phẩm, chứng từ ban đầu sử dụng là "Hoá đơn GTGT" mẫu số: 01 GTKT- 3LL và mẫu số: 01 GTKT- 2LN do Bộ tài chính phát hành. Trên hoá đơn phải có đầy đủ các cơ sở pháp lý thì mới đợc xác định là có giá trị để xuất hàng.
Hóa đơn GTGT đợc lập thành 03 liên: - Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn.
- Liên 2: Giao cho khách hàng.
- Liên 3: Kế toán lu và là căn cứ ghi sổ kế toán.
Trên hoá đơn GTGT phải thể hiện rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản của doanh nghiệp ngời mua và ngời bán, mã số thuế của ngời mua, ngời bán phải ghi đầy đủ theo mã số do cơ quan thuế cấp (nếu các đơn vị, cá nhân mua hàng không có mã số thuế thì ngời bán hàng phải gạch bỏ (gạch chéo) vào ô của đơn vị, cá nhân mua hàng.
Đặc biệt trên hoá đơn GTGT phân biệt rõ ràng 2 yếu tố:
- Giá bán ghi trong hoá đơn GTGT là giá bán cha có thuế GTGT. Đây là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán vào doanh thu tiêu thụ.
- Phải ghi rõ thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT trong Hoá đơn để bên mua (nếu là doanh nghiệp) tính khấu trừ và ngời tiêu dùng biết rõ số tiền thuế mà mình đã đóng góp cho Nhà nớc. Đồng thời kế toán căn cứ hoá đơn GTGT ghi vào bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu ra để làm căn cứ tính thuế với cơ quan thuế.
Ngoài ra kế toán sử dụng phiếu thu, giấy báo Có, tuỳ theo các nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ hợp lý.
- Sổ chi tiết bán hàng.
- Sổ chi tiết TK131: “Phải thu của khách hàng” - Sổ chi tiết thuế GTGT
- Bảng kê số 11
- Bảng tổng hợp tiêu thụ - Nhật chứng từ số 8 - Sổ cái các TK