- Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.4 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê:
Các quy định của công ty: Công ty thực hiện kiểm kê kho một năm 2 lần để đánh giá tình hình bảo quản, quản lý và ghi chép vật liệu có chính xác không, đồng thời có quyết định điều chỉnh kịp thời những sai sót, chênh lệch giữa thực tế tồn kho với sổ sách và có biện pháp xử lý quy trách nhiệm cá nhân liên quan, nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công ty.
Trình tự tiến hành kiểm kê:
Lập ban kiểm kê
Chuẩn bị dụng cụ tiến hành kiểm kê: thước đo độ dài, cân, một số dụng cụ khác
Thông báo kiểm kê với thủ kho trước một ngày
Tiến hành kiểm kê, cân đo, xem xét từng danh điểm vật liệu, xác định số lượng tồn kho hiện tại và chất lượng của vật liệu trong kho.
Đối chiếu kết quả kiểm kê với sổ sách, xác định chênh lệch thừa thiếu.
Lập biên bản kiểm kê.
Nếu xảy ra chênh lệch thừa thiếu thì ban kiểm kê tiếp tục tìm hiểu nguyên nhân, sau đó trình biên bản kiểm kê lên ban quản trị và trình bày nguyên nhân xảy ra chênh lệch. Ban quản trị xem xét và xác nhận nguyên nhân sau đó ra quyết định xử lý. Dựa vào quyết định xử lý này ban kiểm kê lập biên bản xử lý.
Biên bản kiểm kê và biên bản xử lý là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Kết quả kiểm kê có các trường hợp sau:
Phát hiện NVL thiếu, hư hỏng, khi chưa có quyết định xử lý Kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 1381 Có TK 152
Khi có quyết định xử lý:
- NVL thiếu là do lỗi của thủ kho bảo vệ không tốt làm thất thoát tài sản của Công ty, hoặc do sai sót nhập thiếu xuất thừa, quyết định trừ vào lương.
- NVL bị mối mọt, không sử dụng được, quyết định tính giá trị của NVL này vào thiệt hại chung của công ty (ghi tăng giá vốn).
Kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán một lần, số liệu sẽ được chuyển vào nhật ký số 7 dòng nợ TK 632, và dòng nợ TK 334, cột Có TK 152.
Phát hiện thừa NVL:
+ NVL thừa là thuộc về Công ty Nợ TK 152
Có TK 711
Sau đó kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán, số liệu sẽ được chuyển vào nhật ký chứng từ 8, dòng nợ TK 152, cột Có TK 711.
+ NVL thừa phải trả lại cho bên bán: Nợ TK 152
Có TK 3381
Đồng Thời ghi định khoản Nợ TK 002
Bút toán này được ghi vào nhật ký chứng từ 7, dòng Nợ 152, cột có TK 3381
Ví dụ: Ngày 25/12/2008 Đơn vị tiến hành kiểm kê kho để xác định tồn kho vật liệu cuối năm. Ban kiểm kê phát hiện ra thiếu 1m3 gỗ ép giá trị là 1.700.000 đồng. Sau khi tìm hiểu nguyên nhân, ban lãnh đạo xác định là do thủ kho đã xuất thừa trong Phiếu xuất kho Số 74 ngày 13 tháng 11 năm 2008. Số
theo hình thức trừ lương tháng 12/2008 số tiền 200.000 Còn lại tính vào chi phí. Biên bản kiểm kê và biên bản xử lý như sau:
Kế toán định khoản: Nợ TK 1381: 1.700.000 Có TK 152: 1.700.000
Khi có quyết định xử lý: trừ lương; tính vào chi phí Nợ TK 334: 200.000
Nợ TK 632: 1.500.000. Có TK 1381: 1.700.000