- Chi phí quản lý doanh nghiệp
3.2Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Trung Văn
CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
3.2Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Trung Văn
tại Công ty Cổ Phần Trung Văn
Qua một quá trình tìm hiểu nghiên cứu về tình hình thực tế của công ty kết hợp với học tập kiến thức trong nhà trường em xin đưa ra một số kiến nghị như sau:
Thứ nhất, Công ty nên áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để làm đơn giản hoá công tác kế toán. Hình thức này là phù hợp với quy mô và đặc điểm của Công ty. Phòng kế toán chỉ có bốn người, nhân viên kế toán tổng hợp phải kiêm quá nhiều phần hành nên nhiều lúc có thể không theo dõi kịp thời các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn. Hình thức nhật ký chứng từ có khối lượng sổ sách lớn và tương đối phức tạp, mặc dù hình thức này cho phép theo dõi mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty một cách chính xác và chặt chẽ nhưng hiện tại ở công ty số nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở mức vừa nên sử dụng hình thức nhật ký chung cho phép ghi chép đơn giản mà vẫn phản ánh được đầy đủ thông tin mà nhà quản trị công ty cần.
Theo hình thức kế toán Nhật ký chung thì hạch toán NVL được ghi chép như sau:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ : Hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,... kế toán ghi các nghiệp phát sinh vào nhật sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký
chung để ghi vào sổ cái tài khoản 152, đồng thời thủ kho ghi vào các thẻ kho nguyên vật liệu.
Đến cuối tháng, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, lấy số liệu tổng cộng trên các thẻ kho nguyên liệu để lập bảng tổng hợp chi tiết NVL, đối chiếu tính khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
Mẫu sổ nhật ký chung như sau: Biểu 20: Nhật ký chung NHẬT KÝ CHUNG Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ SH Ngày tháng
Diễn giải Đã ghi sổ cái STT Dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
Thứ hai, Công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật tư. Lập sổ danh điểm vật tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc hạch toán, tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc kế toán. Sổ danh điểm vật tư giúp cho việc phân loại ghi chép theo dõi các chủng loại vật tư đa dạng tại công ty dễ dàng hơn. Công ty có thể xấy dựng hệ thống nhóm và mã vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu thống nhất với mã vật liệu trong phần mềm kế toán để thuận tiện theo dõi, kiểm tra.
Biểu 21: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Ký hiệu Nhóm Danh điểm NVL Tên nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú
Thứ ba, hiện công ty chỉ kiểm kê mỗi năm một lần. Khi kiểm kê Công ty thông báo trước cho thủ kho một ngày. Chính sách này khá lỏng lẻo, thủ kho có thể chuẩn bị trước làm thay đổi thực trạng vật tư tồn kho, khiến cho việc kiểm kê không phát hiện ra các sai sót, chênh lệch.Vì vậy công ty cần tăng cường kiểm kê, có thể sáu tháng kiểm kê một lần. Kết hợp kiểm kê bất ngờ và kiểm kê báo trước sẽ giúp cho kết quả kiểm kê khách quan trung thực hơn.
Thứ tư, Kế toán trưởng cần phải quán triệt việc đối chiếu sổ sách giữa thủ kho và kế toán. Hiện nay công việc này rất ít khi được thực hiện, thủ kho theo dõi về mặt số lượng NVL, kế toán phản ánh về mặt số lượng và giá trị. Việc ghi chép độc lập này có thể đảm bảo được tính khách quan nhưng hai bên không đối chiếu thường xuyên thì cũng rất khó để phát hiện ra chênh lệch hoặc khi phát hiện chênh lệch thì phải mất nhiều thời gian để lật lại tìm hiểu nguyên nhân và cũng rất khó điều chỉnh.
Về phương pháp tính giá: hiện Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ đối với tất cả các loại vật liệu, phương pháp này không thật sự hợp lý vì một số loại gỗ quý Công ty chỉ mua ít lần trong năm và chênh lệch giá mua giữa các lần khá lớn. Nếu sử dụng giá bình quân thì giá thành sản phẩm sản phẩm không chính xác, điều này có thể gây ra những quyết định sai lầm về giá bán. Do vậy Công ty nên đánh dấu và theo dõi cụ thể từng lần nhập
kho. Còn các loại vật liệu khác Công ty có thể sử dụng phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập, theo đó hàng ngày kế toán cập nhập các phát sinh tăng giảm NVL, phần mềm kế toán máy sẽ tự động tính ra giá trung bình sai mỗi lần nhập, phương pháp này cho biết giá cả sát thực nhất với giá thị trường, lại tránh được việc dồn công việc kế toán vào cuối tháng của phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Về tài khoản kế toán, Công ty nên sử dụng thêm tài khoản 151 để phản ánh hàng mua chưa về nhưng hoá đơn đã về. Mặc dù, nghiệp vụ này ít xảy ra, nhưng việc sử dụng tài khoản 151 lại rất hữu ích, nó cho phép theo dõi về tình hình thu mua chính xác, kịp thời.
Hiện tại Công ty đã sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc để phán ánh nghiệp vụ về NVL nhưng theo em thấy đôi khi ở phòng kế toán, ban quản trị cần thông tin về tồn kho thì kế toán tổng hợp phải mất khá nhiều thời gian mới tìm được thông tin chính xác và hệ thống. Chính vì vậy, em nghĩ Công ty nên sử dụng thêm chứng từ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để theo dõi tình hình tồn kho NVL. Phiếu báo Vật tư còn lại cuối kỳ có mẫu như sau:
Biểu 22: PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Số:
Bộ phận sử dụng:……….. STT Tên, hãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư
Mã số ĐVT SL Lý do: còn sử dụng hay trả lại
Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, giá cả các yếu tố đầu vào thay đổi bất thường. Giá nhập khẩu NVL gỗ trong năm 2008 cũng có những thay đổi lớn so với năm 2008. Vì thế công ty cần xem xét đến việc biến đổi giá NVL do tác động của giá thị trường hoặc do NVL dự trữ trong kho lâu ngày bị giảm giá trị, Công ty cần lập dự phòng giảm giá cho một số loại vật liệu gỗ nhập khẩu nhạy cảm với những biến động giá thị trường. Có theo dõi sát sao như vậy thì giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính mới thể hiện gía trị thực tế của NVL nằm trong kho. Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cuối năm sau khi kiểm kê kho vật liệu thì ban kiểm kê lập và trình bày biên bản kiểm kê, trong đó phải đánh giá được chất lượng vật liệu trong kho, ban quản trị công ty căn cứ vào đó lập biên bản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đồng thời kế toán lập bảng kê chi tiết dự phòng vật tư, có mẫu như sau:
Biểu 23: BẢNG KÊ CHI TIẾT DỰ PHÒNG VẬT TƯ
Kho: Năm:
STT Tên vật tư số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế Số cần lập dự phòng Tổng tồn cuối kỳ
TK sử dụng để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK 159