II. THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNGVÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ XÂY
3. Hạch toán tổng hợp tiền lương.
3.1. Quy trình thanh quyết toán lương
Bảng chấm công là cơ sở để tính lương.
Bộ phận kế toán lập bảng lương trên có cơ sở bảng chấm công và quyết định mức lương sản xuất của công ty, các đơn vị thành viên, bàn quản lý các dự án, xác nhận và gửi về phòng Tài chính- lao động tiền lương và trình ban Giám đốc công ty phê duyệt.
Hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành cho khối cơ quan đoàn thể của công ty. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian ở công ty là cán bộ công nhân viên ở các bộ phận phòng ban văn phòng công ty và công nhân ở các đội.
Ở mỗi bộ phận văn phòng, các phòng ban có người theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên và ghi vào bảng chấm công .
Ở mỗi đội xây dựng có sự phân chia nhóm công nhân làm việc theo yêu cầu của từng công việc cụ thể được công ty giao ở từng công trình. Một nhóm cử ra một người lập bảng chấm công và theo dõi ngày làm việc thực tế của các thành viên trong nhóm.
Hàng ngày, căn cứ vào sự có mặt của từng người trong danh sách theo dõi trên bảng chấm công, người phụ trách việc chấm công đánh dấu lên bảng chám công ghi nhận thời gian làm việc của từng người trong ngày tương ứng từ cột 1- cột 31. Bảng chấm công được công khai cho mọi người biết và người chấm công là người chịu trách nhiệm về sự chính xác của bảng chấm công.
làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty.
Bảng chấm công ở các nhóm thuộc các đội ở các công trình được theo dõi cũng theo tháng những ở các công trình được theo dõi cũng theo tháng nhưng phải đến khi hoàn thành công việc được giao thì Bảng chấm công mới được tập hợp để tính ngày lao động của từng người. Số tiền lương khoán sau đó sẽ được chia cho mọi người căn cứ vào số ngày công thực tế của mỗi công nhân thể hiện trên Bảng chấm công.
Bộ phận nhân viên hưởng lương khoán công việc thì mức lương khoán đã được tính cho tháng làm việc nên công ty không theo dõi thời gian sử dụng lao động của số nhân viên này.
Nếu trường hợp cán bộ công nhân viên chỉ làm một phần thời gian lao động trong ngày, vì lí do nào đó vắng mặt trong thời gian làm việc của người đó để xem xét tính công ngày đó cho họ là 1 hay 1/2 hay là 0.
Nếu cán bộ công nhân viên nghỉ việc do ốm đau, thai sản, phải có các chứng từ nghỉ việc của cơ quan y tế, bệnh viện cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định như ốm “Ô”, con ốm “CÔ”, thai sản “TS”.Trường hợp nghỉ phép “ P” thì ở công ty chỉ cần công nhân viên có báo trước cho người chấm công thì ngày nghỉ của họ được ghi là “P”.
Ví dụ: Trên bảng chấm công tháng 1/2006 của khối văn phòng công ty ngày 14 ghi công nghỉ “Ô/2” của chị Trần Thị Tần có chứng từ kèm theo là giấy khám bệnh của bệnh viện như sau:
Bệnh viện Bạch Mai PHIẾU KHÁM BỆNH
Họ và tên: Trần Thị Tần Tuổi: 48
Địa chỉ: Phòng KTKH- Công ty CP đầu tư phát triển nhà và xây dựng Hà Nội. Khoa khám bệnh: Ngoại Chẩn đoán: Cúm Ngày 14 tháng 1 năm 2006 Bác sỹ Bệnh nhân (ký) (ký)
Các cột “quy đổi” gồm 3 cột lương- lương 100%- nghỉ không lương tuy có được thể hiện trên Bảng chấm công nhưng người phụ trách chấm công không có trách nhiệm phải ghi chép vào các cột này. Chỉ khi tính lương, các Bảng chấm công mới được quy đổi ra thành số ngày tính lương thực tế, sốngày nghỉ tính lương theo chế độ 100% lương cơ bản, số ngày nghỉ không được tính lương cho mỗi người lao động ứng với mỗi dòng trên bảng chấm công.
- Thời gian thanh quyết toán lương: Tiền lương hàng tháng của người lao động sẽ được thanh toán làm 2 đợt:
+ Thanh toán lương đợt 1: vào ngày 10 hàng tháng.
+ Thanh quyết toán lương đợt 2: vào ngày cuối cùng của tháng đó.
Sau đây là “Bảng chấm công” và “Bảng thanh toán lương” tháng 1/2006 của Công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và xây dựng Hà Nội (bảng 3 và bảng 4)
Chế độ lương của công ty rất linh hoạt nhưng cũng tương đối phức tạp. Hệ số lương của cán bộ công nhân viên công ty thì do Giám đốc công ty quyết định nhưng nếu cán bộ nào từ cơ quan khác chuyển sang thì trên bảng lương ghi hệ số lương do
chất lương cơ bản của người đó lại được tính theo hệ số lương từ đơn vị trước mang sang.
Nhìn vào “ Bảng thanh toán lương” ta lấy anh Nguyễn Đức Học làm ví dụ:
Anh Học là nhân viên chuyển từ cơ quan khác sang, ở đó anh có hệ số lương là 2,96. Nhưng sang đây, vì là Trưởng phòng KTKH nên anh Học có hệ số lương là 2 theo quy định của công ty. Do đó lương của anh Học được tính như sau:
Lương cơ bản = 2,96 x 350.000 = 1.036.000
Vì là Trưởng phòng nên mức lương tối thiểu của anh Học là: 400.000đ, phụ cấp là 2,8.
Do đó lương thời gian của anh Học được hưởng như sau: 2 x 400.000 x ( 1 + 2,8) x 24 = 3.640.000
24
BHXH: 5 x 1.036.000 = 51.800 BHYT: 1 x 1.036.000 = 10.360 Tiền lương anh Học thực lĩnh là: 3.577.840
Qua cách tính lương của anh Nguyễn Đức Học ta thấy lương cơ bản để tính BHXH, BHYT và lương cơ bản để tính tổng thu nhập sẽ tính khác nhau
. Đối với người lao động ở các đội xây dựng của công ty, công ty giao khoán quỹ lương cho các đội vì vậy chứng từ hạch toán kết quả lao động của bộ phận này là Hợp đồng làm khoán và biên bản nghiệm thu kỹ thuật.
Tháng 7/2005 công ty giao khoán cho đội xây dựng số 1 trực thuộc công ty ở công trình: San lấp mặt bằng khu vực D3- Tây Hồ- Hà Nội. Giữa công ty và đội ký hợp đồng làm khoán. Khi hoàn thành phần việc được giao, đội xây dựng số 1 và công ty lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật cho phần việc đã hoàn tất.
Hợp đồng làm khoán hạng mục (cổng, tường rào) ở công trình “Hạ tầng khu D3- Tây Hồ- Hà Nội” và biên bản nghiệm thu kỹ thuật đã công nhân chất lượng công việc đội xây dựng số 1 hoàn thành, vì vậy số tiền hợp đồng làm khoán sẽ được công ty thanh toán và là quỹ lương khoán tháng 7/2005 của công
ty giao cho đội.
Còn lại đối với nhân viên giao khoán lương (ví dụ: bảo vệ: 800.000đ) thì