• Giám sát việc thực hiện hợp đồng lần 1 .( 10/2/2011 – 13/2/2011) • Giám sát việc thực hiện hợp đồng lần 2 ( 13/2/2011 – 24/2/2011)
9.2.2 Các giả định
Sau đây là các giả định trong quá trình thực hiện kế hoạch :
• Những yêu cầu về mua sắm sẽ không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án
• Các nhà cung cấp được nghiên cứu trên sẽ sẵn sáng cung cấp sản phẩm.
9.2.3 Các ràng buộc
Sau đây là các ràng buộc trong quá trình thực hiện kế hoạch :
• Các nhà cung cấp được lựa chọn phải có cơ sở bảo hành và đội ngũ hỗ trợ trong khu vực.
• Những lựa chọn tiềm nằng khác bị giới hạn bởi ngân sách dự án.
9.2.4 Quy trình lựa chọn
Như đã mô tả ở Lịch mua sắm trên, đội ngũ phát triển dự án sẽ cần phải tiến hành quy trình lựa chọn chính thức để lựa chọn một nhà cung cấp và giải pháp cho dự án.
9.2.5 Hoạt động
Sau đây là danh sách những hoạt động cần thiết để tiến hành quy trình lựa chọn nhà cung cấp cho dự án :
• Đưa ra văn bản yêu cầu thông tin
Đầu tiên, nhóm sẽ xây dựng một bản mô tả công việc để mô tả chi tiết những hạng mục cần mua sắm. Sau đó nhóm sẽ xây dựng tài liệu RFI ( Request for Information ) để liệt kê tất cả những thông tin nhóm yêu cầu từ những nhà cung cấp. Nhóm sẽ gửi 2 văn bản này đến cho các nhà cung cấp tiềm năng, sau đó họ sẽ chính thức trả lời nhóm phát triển dự án. Dựa trên những câu trả lời này, nhóm sẽ lập nên một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng..
• Đưa ra văn bản yêu cầu chi tiết đấu thầu
Nhóm sẽ cập nhật các thay đổi cần thiết lên “Bản mô tả công việc” và tạo một tài liệu RFP( Request for Proposal) . Sau đó gửi 2 văn bản này đến cho các nhà cung cấp tiềm năng, từ những kiến nghị hợp đồng nhận được từ các nhà cung cấp sẽ chọn ra nhà cung cấp thích hợp.
• Đưa ra văn bản hợp đồng
Sau đó nhóm sẽ tạo ra một bản hợp đồng và tiến hành đàm phán các điều khoản với nhà cung cấp . Nếu thống nhất được hợp đồng, nhóm sẽ thông qua hợp đồng và bắt đầu thực hiện các điều khoản hợp đồng.
9.2.6 Vai trò
Các vị trí sau đảm nhận trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp cho dự án :
• Trưởng quản lý cung ứng vật tư chịu trách nhiệm cho việc quản lý toàn bộ quy trình lựa chọn
• Trưởng quản lý dự án chịu trách nhiệm cho việc thông qua các tài liệu đấu thầu, lựa nhà cung cấp thích hợp và soạn thảo hợp đồng.
9.2.7 Tài liệu
Những tài liệu sau được sử dụng để chọn ra nhà cung ứng thích hợp : • Bản mô tả công việc
• Văn bản yêu cầu thông tin
• Văn bản yêu cầu các đề xuất đấu thầu • Hợp đồng cung ứng.