Mô tả quá trình tiếp nhận, xem xét và chấp nhận các mục mua sắm từ các nhà cung cấp thay mặt cho dự án.
9.3.1 Hoạt động
Các hoạt động sau được thực hiện để quản lý việc cung ứng trong dự án :
• Đưa ra các đơn mua hàng : Đơn mua hàng của dự án đã được mỗi nhà cung cấp đồng ý về các khoản mục. Dựa trên đơn mua hàng, các nhà cung cấp phải ước lượng và ấn định thời gian có thể chuyển giao cho đội dự án. Và nhóm dự án có thể đồng ý hoặc thương lượng lại về khoản thời gian chuyển giao đó. • Hoàn thành các đơn mua hàng : Sau khi ấn định thời gian chuyển giao xong, tới
hạn các nhà cung cấp sẽ tất cả các khoản mục trong đơn mua hang cho nhóm dự án. Và dựa trên những gì mà họ chuyển giao,quản lý mua hàng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng về từng khoản mục,nếu đều đáp ứng đủ yêu cầu kỹ thuật thì người quản lý dự án sẽ ủy quyền chi trả cho các nhà cung cấp
• Quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp : Trong suốt quy trình này,người quản lý cung ứng vật tư sẽ theo sát viêc thưc hiên theo đúng hợp đồng của các nhà cung cấp. Nhằm tránh những trục trặc có thể xảy ra từ phía các nhà cung cấp.
9.3.2 Vai trò
Các vị trí sau sẽ chịu trách nhiệm cho việc quản lý cung ứng vật tư cho dự án :
• Quản lý cung ứng vật tư có trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình cung ứng vật tư.
• Quản lý dự án có trách nhiệm thông qua tất cả các đơn hàng và việc chi trả, cũng như giúp đỡ quản lý cung ứng vật tư giải quyết các rắc rối.
9.3.3 Tài liệu
Các tài liệu cho quá trình cung ứng vật tư gồm: • Đơn mua hàng.
• Hóa đơn nhà cung cấp • Hợp đồng của nhà cung cấp.