Việc thực hiện và tuân thủ các quá trình trong Hệ thống quản lý chất lượng hiện còn nhiều điểm chưa phù hợp do số lượng tài liệu trong hệ thống quá nhiều, mâu thuẫn và chồng chéo lẫn nhau gây khó khăn cho người sử dụng.
BCL đã tổ chức, hướng dẫn các đơn vị ban hành tài liệu rà soát, tinh gọn hệ thống tài liệu, bước đầu đã đạt được các kết quả sau:
- Danh mục tài liệu hiện hành đã được ban hành theo từng đơn vị chức năng.
- Tuy nhiên, tài liệu hiện hành vẫn chưa được hệ thống hoá nên gây khó khăn cho nhân viên/ đơn vị trong việc nhận biết và tuân thủ tài liệu. BCL tiếp tục đề xuất các cải tiến về hệ thống tài liệu như sau:
+ Sắp xếp, phân loại hệ thống tài liệu theo mô hình SOP và cải tiến cách thức truy cập hệ thống tài liệu trên Lotus Notes.
+ Quy định danh mục tài liệu và danh mục hồ sơ theo từng chức danh.
+ Tiến hành đo lường và cải tiến các quá trình với sự hỗ trợ của các chuyên gia SCB trong năm 2012.
- BCL đã trình TGĐ phê duyệt ban hành Hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn chất lượng WI-12/BC đồng thời BCL đã tổ chức hướng dẫn 03 lần cho các đơn vị nhưng tới nay các đơn vị chỉ triển khai xây dựng được Tiêu chuẩn sản phẩm nội bộ theo chức năng nhiệm vụ, chưa xây dựng được tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm dịch vụ cung ứng cho khách hàng.
Đề xuất: phương án cử chuyên viên BCL/chuyên gia bên ngoài đến hỗ trợ các đơn vị xây dựng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm dịch vụ cung ứng cho khách hàng trong năm 2013 và cải tiến quá trình vận hành trong hệ thống.