Thụng thường trong doanh nghiệp thương mại với qui mụ tương đối lớn ,hỡnh thức sổ kế toỏn phự hợp được ỏp dụng là hỡnh thức Nhật ký – chứng từ . Theo hỡnh thức này ,hoạt động tiờu thụ hàng hoỏ sẽ được phản ỏnh trờn cỏc laọi sổ kế toỏn sau:
Nhật ký - chứng từ số 8 : dựng ghi chộp , phản ỏnh số dư bờn cú của cỏc tài khoản 155,TK156,TK157, TK159, TK131, TK511, TK512, TK521, TK531, TK532, TK632, TK642, TK711, TK811, TK821, TK911.
Nhật ký – chứng từ số 8 cuối thỏng ghi một lần . Cơ sở để ghi Nhật ký chứng từ số 8 là nội dung phản ỏnh trờn chứng từ gốc , bảng kờ và cỏc sổ chi tiết :
- Căn cứ sổ chi tiết TK511, TK512, TK521, TK531, TK532 để ghi vào cột ghi cú TK511, TK512, TK521, TKTK531, TK532.
- Căn cứ bảng kờ số 8: Nhập,xuất,tồn kho hàng hoỏ để ghi cột ghi Cú TK 155,TK 156.
- Căn cứ vào bảng kờ số 10 – Hàng gửi bỏn , để ghi vào cột ghi Cú TK 157 - Căn cứ vào bảng kờ số 11 – Khỏch hàng để ghi vào cột ghi Cú TK 131.
Một số sổ chi tiết cũng được kết cấu phục vụ ghi bảng kờ hoặc Nhật ký chứng từ là: - Sổ chi tiết số 3: Chi tiết bỏn hàng
Nếu doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung thỡ doanh thu bỏn hàng và cỏc khoản điều chỉnh giảm doanh thu được ghi chộp , phản ỏnh vào nhật ký chung và cỏc nhật ký chuyờn dựng.Nếu bỏn hàng thu tiền ngay thỡ tiền bỏn hàng đượctheo dừi ,ghi chộp vào Nhật ký quỹ tiền mặthoặc tiền gửi Ngõn hàng. Nếu doanh thu bỏn hàng chịu thỡ được ghi chộp vào nhật ký hoặc sổ cỏi tài khoản 131 “Phải thu của khỏch hàng”. Sổ chi tiết của tài khoản 131 được theo dừi cho từng khỏch hàng,từng lụ hàng theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khỏch hàng từ khi bỏn hàng cho đến khi lụ hàng đó bỏn được thanh toỏn xong.